Sheet 6: KHO_THUOC — Quản Lý Vật Tư Y Tế

Theo dõi tồn kho thuốc và vật tư:

// Danh sách thuốc sắp hết (dùng FILTER)
=FILTER(B2:J100,(D2:D100<=F2:F100)+(G2:G100<=TODAY()+30),"Không có cảnh báo")

// Giá trị tồn kho hiện tại
=SUMPRODUCT(D2:D100*H2:H100)

// Thuốc hết hạn trong 30 ngày tới
=COUNTIFS(G:G,"<="&TODAY()+30,G:G,">="&TODAY(),D:D,">0")

Sheet 7: DOANH_THU — Theo Dõi Tài Chính

Ghi nhận và phân tích doanh thu:

Cấu trúc:
- Ngày Thu Tiền
- Mã Khám / Mã BN
- Dịch Vụ (Khám bệnh / Xét nghiệm / Kê đơn / Thủ thuật)
- Bác Sĩ Thực Hiện
- Tiền Dịch Vụ
- Tiền Thuốc
- Bảo Hiểm Y Tế (nếu có)
- Bệnh Nhân Tự Trả
- Hình Thức Thanh Toán (Tiền mặt / Chuyển khoản / BHYT)
- Ghi Chú

// Doanh thu theo bác sĩ tháng này
=SUMIFS(F:F,B:B,">="&DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY()),1),D:D,"BS.Nguyễn Văn A")

// Doanh thu theo dịch vụ
=SUMIF(C:C,"Khám bệnh",F:F)

// Báo cáo so sánh tháng này vs tháng trước
=SUMIFS(F:F,A:A,">="&DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY()),1),A:A,"<="&TODAY())
 - SUMIFS(F:F,A:A,">="&DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY())-1,1),
          A:A,"<="&DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY()),0))

Formulas Nâng Cao cho Phòng Khám

Theo Dõi Lịch Hẹn Thông Minh

// Danh sách bệnh nhân chờ khám hôm nay (sắp xếp theo giờ)
=SORT(FILTER('LICH_HEN'!A:I,('LICH_HEN'!C:C=TODAY())*('LICH_HEN'!G:G="Chờ")),4,TRUE)

// Cảnh báo bệnh nhân chưa đến mặc dù đã qua giờ hẹn 30 phút
=FILTER('LICH_HEN'!A:I,
  ('LICH_HEN'!C:C=TODAY())*
  ('LICH_HEN'!D:D="&DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY()),1),
          'LICH_HEN'!C:C,"<="&TODAY(),
          'LICH_HEN'!G:G,"Hủy") /
COUNTIFS('LICH_HEN'!C:C,">="&DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY()),1),
         'LICH_HEN'!C:C,"<="&TODAY())

Phân Tích Bệnh Nhân

// Bệnh nhân mới vs tái khám theo tháng
=COUNTIFS('BENH_NHAN'!H:H,">="&DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY()),1),
          'BENH_NHAN'!J:J,"Mới")

// Bệnh nhân quay lại sau 3 tháng (retention)
=COUNTIFS('LICH_HEN'!G:G,"Đã khám",
          'LICH_HEN'!C:C,">="&DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY()),1),
          'LICH_HEN'!B:B,"<>&0")

// Phân tích độ tuổi bệnh nhân (histogram data)
=COUNTIFS('BENH_NHAN'!E:E,">=0",'BENH_NHAN'!E:E,"<18") // Trẻ em
=COUNTIFS('BENH_NHAN'!E:E,">=18",'BENH_NHAN'!E:E,"<60") // Người lớn
=COUNTIFS('BENH_NHAN'!E:E,">=60") // Người cao tuổi

Phân Tích Doanh Thu Đa Chiều

// Doanh thu theo ngày trong tuần (để tối ưu lịch làm việc)
=SUMPRODUCT((WEEKDAY('DOANH_THU'!A:A)=2)*'DOANH_THU'!F:F) // Thứ 2
=SUMPRODUCT((WEEKDAY('DOANH_THU'!A:A)=3)*'DOANH_THU'!F:F) // Thứ 3

// Dịch vụ có doanh thu cao nhất
=INDEX(C:C,MATCH(MAX(F:F),F:F,0))

// Revenue per patient (doanh thu trung bình/bệnh nhân)
=AVERAGEIFS('DOANH_THU'!F:F,'DOANH_THU'!A:A,">="&DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY()),1))

// Tỷ lệ đóng góp BHYT vs tự trả
=SUMIFS(H:H,A:A,">="&DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY()),1)) / 
SUMIFS(F:F,A:A,">="&DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY()),1))

Hướng Dẫn Bảo Mật Dữ Liệu Bệnh Nhân

Nguyên Tắc Bảo Mật Thông Tin Y Tế

Theo Luật Khám Bệnh, Chữa Bệnh 2023 và các quy định về bảo mật thông tin sức khỏe:

1. Giới hạn quyền truy cập: Chỉ bác sĩ và nhân viên y tế được phép đọc hồ sơ bệnh án
2. Protected Ranges: Khóa sheet HO_SO_KHAM và BENH_NHAN với nhân viên lễ tân
3. Audit Log: Ghi lại ai truy cập/sửa dữ liệu bệnh nhân và khi nào
4. Không chia sẻ link public: Tất cả sheets phải ở chế độ "Restricted"

Cài Đặt Phân Quyền Google Sheets

// Apps Script: Ghi audit log khi truy cập hồ sơ bệnh nhân
function onOpen(e) {
  const user = Session.getActiveUser().getEmail();
  const timestamp = new Date().toISOString();
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const logSheet = ss.getSheetByName('AUDIT_LOG');
  logSheet.appendRow([timestamp, user, 'Mở file', ss.getName()]);
}

function onEdit(e) {
  const user = Session.getActiveUser().getEmail();
  const timestamp = new Date().toISOString();
  const range = e.range;
  const sheetName = range.getSheet().getName();
  
  // Chỉ log khi sửa sheets nhạy cảm
  if (['BENH_NHAN','HO_SO_KHAM','DON_THUOC'].includes(sheetName)) {
    const logSheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('AUDIT_LOG');
    logSheet.appendRow([
      timestamp, user, sheetName,
      range.getA1Notation(),
      e.oldValue || '', e.value || ''
    ]);
  }
}

Cài Đặt Protected Ranges

Phân quyền theo vai trò:
┌─────────────────┬──────────┬──────────┬──────────┬──────────┐
│ Sheet           │ Bác Sĩ   │ Y Tá     │ Lễ Tân   │ Kế Toán  │
├─────────────────┼──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤
│ DASHBOARD       │ Xem      │ Xem      │ Xem      │ Xem      │
│ LICH_HEN        │ Sửa      │ Sửa      │ Sửa      │ Xem      │
│ BENH_NHAN       │ Sửa      │ Xem      │ Xem*     │ Không    │
│ HO_SO_KHAM      │ Sửa      │ Xem      │ Không    │ Không    │
│ DON_THUOC       │ Sửa      │ Sửa      │ Không    │ Xem      │
│ KHO_THUOC       │ Xem      │ Sửa      │ Không    │ Xem      │
│ DOANH_THU       │ Xem      │ Không    │ Nhập     │ Sửa      │
│ AUDIT_LOG       │ Xem      │ Không    │ Không    │ Không    │
└─────────────────┴──────────┴──────────┴──────────┴──────────┘
*Lễ tân chỉ xem tên + điện thoại, không xem tiền sử bệnh

Hướng Dẫn Cài Đặt Template

Bước 1: Thiết Lập Ban Đầu

1. Tạo Google Sheets mới, đặt tên: "Phòng Khám [Tên Phòng Khám] - 2027"
2. Tạo 7 sheets: DASHBOARD, LICH_HEN, BENH_NHAN, HO_SO_KHAM, DON_THUOC, KHO_THUOC, DOANH_THU
3. Thêm sheet: BAC_SI, DICH_VU, AUDIT_LOG
4. Setup Data Validation cho các dropdown

Bước 2: Nhập Dữ Liệu Gốc

Sheet BAC_SI:
- Mã BS | Họ Tên | Chuyên Khoa | Điện Thoại | Email | Lịch Làm Việc

Sheet DICH_VU:
- Mã DV | Tên Dịch Vụ | Giá | Đơn Vị | Mô Tả | Bảo Hiểm Y Tế (Có/Không)

Ví dụ dịch vụ:
DV001 | Khám Nội Tổng Quát | 150,000 | Lần | - | Có
DV002 | Khám Nhi | 120,000 | Lần | - | Có  
DV003 | Xét Nghiệm Máu Cơ Bản | 200,000 | Bộ | - | Có
DV004 | Siêu Âm Bụng | 250,000 | Lần | - | Có
DV005 | Điện Tim (ECG) | 180,000 | Lần | - | Có

Bước 3: Thiết Lập Cảnh Báo Tự Động

// Apps Script: Gửi email cảnh báo thuốc sắp hết mỗi sáng
function checkInventoryAlert() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const khoSheet = ss.getSheetByName('KHO_THUOC');
  const data = khoSheet.getDataRange().getValues();
  
  let alertItems = [];
  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const tenThuoc = data[i][1];
    const tonKho = data[i][3];
    const tonMin = data[i][5];
    const hanSD = data[i][6];
    
    if (tonKho <= tonMin) {
      alertItems.push(tenThuoc + ' - Tồn: ' + tonKho + ' (Min: ' + tonMin + ')');
    }
    
    const daysUntilExpiry = (new Date(hanSD) - new Date()) / (1000*60*60*24);
    if (daysUntilExpiry <= 30 && daysUntilExpiry > 0) {
      alertItems.push(tenThuoc + ' - Hết hạn sau ' + Math.floor(daysUntilExpiry) + ' ngày');
    }
  }
  
  if (alertItems.length > 0) {
    GmailApp.sendEmail(
      'phongkham@email.com',
      '⚠️ Cảnh Báo Thuốc - ' + new Date().toLocaleDateString('vi-VN'),
      'Danh sách cần chú ý:
' + alertItems.join('
')
    );
  }
}

// Thiết lập trigger chạy lúc 7:00 sáng mỗi ngày
// Extensions > Apps Script > Triggers > Add Trigger
// Function: checkInventoryAlert | Time-driven | Day timer | 7am-8am

Tích Hợp và Mở Rộng

Kết Nối Zalo Business

Dùng Zapier hoặc Make.com để tự động gửi nhắc nhở lịch hẹn qua Zalo:

• Trigger: Google Sheets row added (LICH_HEN)
• Action: Gửi Zalo message cho số điện thoại bệnh nhân
• Message: "Phòng Khám [Tên] nhắc lịch hẹn ngày [Ngày] lúc [Giờ] với BS [Tên]. Phòng khám: [Địa chỉ]"

Xuất Báo Cáo PDF Hàng Tháng

// Apps Script: Tự động tạo báo cáo tháng
function generateMonthlyReport() {
  const month = new Date().getMonth();
  const year = new Date().getFullYear();
  
  // Tạo spreadsheet báo cáo mới
  const report = SpreadsheetApp.create('Báo Cáo Tháng ' + (month) + '/' + year);
  
  // Copy dữ liệu tổng hợp vào báo cáo
  // ... (logic tổng hợp)
  
  // Xuất PDF
  const pdf = DriveApp.getFileById(report.getId()).getAs('application/pdf');
  GmailApp.sendEmail('bsgiamdoc@email.com', 'Báo Cáo Tháng ' + month + '/' + year, 
    'Kính gửi Giám Đốc, Báo cáo tháng ' + month, {attachments: [pdf]});
}

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

So Sánh với Phần Mềm Y Tế Chuyên Dụng

Kết Luận

Template Google Sheets phòng khám là điểm khởi đầu hoàn hảo cho các phòng mạch và phòng khám nhỏ đang muốn số hóa quy trình mà không cần đầu tư lớn. Với chi phí gần như bằng 0 và khả năng tùy biến cao, bạn có thể triển khai trong 1-2 ngày và cải tiến dần theo nhu cầu thực tế.

Khi phòng khám phát triển đến 100+ bệnh nhân/ngày hoặc cần kết nối BHYT điện tử, đó là lúc chuyển sang phần mềm chuyên dụng. Nhưng cho đến đó, Google Sheets hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu quản lý cơ bản và phân tích hiệu suất.

Cần template đã xây dựng sẵn hoặc tư vấn cài đặt cho phòng khám của bạn? Liên hệ SheetStore để được hỗ trợ.