Template Quản Lý Dự Án (Project Management) Trên Google Sheets [Miễn Phí]

=AND(E$1>=$C2, E$1<=$D2)

// Completed - màu xanh lá
=AND(E$1>=$C2, E$1<=$D2, VLOOKUP($A2,'Task List'!$A:$H,8,0)="Completed")

// In Progress - màu xanh dương
=AND(E$1>=$C2, E$1<=$D2, VLOOKUP($A2,'Task List'!$A:$H,8,0)="In Progress")

// Blocked - màu đỏ
=AND(E$1>=$C2, E$1<=$D2, VLOOKUP($A2,'Task List'!$A:$H,8,0)="Blocked")

// Not Started - màu xám
=AND(E$1>=$C2, E$1<=$D2, VLOOKUP($A2,'Task List'!$A:$H,8,0)="Not Started")

// Gantt bar dạng text (cột E)
=REPT(" ", (C2 - MIN($C$2:$C$20)) ) & REPT("█", F2 - C2 + 1)

// Giải thích:
// REPT(" ", ...) - tạo khoảng trắng đẩy thanh sang phải
// (C2 - MIN($C$2:$C$20)) - khoảng cách từ ngày bắt đầu task đến ngày đầu dự án
// REPT("█", F2-C2+1) - tạo thanh dài bằng số ngày task

// Tổng task
=COUNTA('Task List'!B2:B)

// % hoàn thành trung bình
=IFERROR(AVERAGE('Task List'!J2:J), 0)

// Số task hoàn thành (status = Completed)
=COUNTIF('Task List'!H2:H, "Completed")

// Số task đang làm
=COUNTIF('Task List'!H2:H, "In Progress")

// Số task quá hạn (chưa xong + quá deadline)
=COUNTIFS('Task List'!H2:H, "<>Completed", 'Task List'!F2:F, "<" & TODAY())

// Số task bị block
=COUNTIF('Task List'!H2:H, "Blocked")

// Số ngày còn lại đến deadline dự án
=MAX('Task List'!F2:F) - TODAY()

// Phân bổ task theo người (dùng QUERY)
=QUERY('Task List'!D2:H, "SELECT D, COUNT(D), COUNTIF(H,'Completed') WHERE D IS NOT NULL GROUP BY D LABEL COUNT(D) 'Tổng', COUNTIF(H,'Completed') 'Xong'")

// Công thức đếm task theo từng người
// Tổng task của Nguyễn Văn A:
=COUNTIF('Task List'!D:D, "Nguyễn Văn A")

// Task hoàn thành của Nguyễn Văn A:
=COUNTIFS('Task List'!D:D, "Nguyễn Văn A", 'Task List'!H:H, "Completed")

// Task quá hạn của Nguyễn Văn A:
=COUNTIFS('Task List'!D:D, "Nguyễn Văn A", 'Task List'!H:H, "<>Completed", 'Task List'!F:F, "<" & TODAY())

// % Tiến độ:
=IFERROR(AVERAGEIF('Task List'!D:D, "Nguyễn Văn A", 'Task List'!J:J), 0)

// Tự động đếm task đang làm (cột D - Task đang làm)
=COUNTIFS('Task List'!D:D, A2, 'Task List'!H:H, "<>Completed")

// Workload level (cột E)
=IF(D2>=5, "Cao", IF(D2>=3, "Trung bình", "Thấp"))

// Hoặc dùng SPARKLINE để hiện workload dạng bar chart
=SPARKLINE(D2, {"charttype","bar"; "max",8; "color1",IF(D2>=5,"red",IF(D2>=3,"orange","green"))})

// Cột A - Mã task tự động (TSK-001, TSK-002...)
=IF(B2="", "", "TSK-" & TEXT(ROW()-1, "000"))

// Cột K - Thanh tiến độ trực quan
// J2 là % hoàn thành (0-100)
=IF(J2="", "",
  REPT("█", ROUND(J2/10, 0)) &
  REPT("░", 10 - ROUND(J2/10, 0)) &
  " " & J2 & "%"
)

// Kết quả ví dụ:
// 0%:   ░░░░░░░░░░ 0%
// 30%:  ███░░░░░░░ 30%
// 75%:  ████████░░ 75%
// 100%: ██████████ 100%

// Tự động đặt status dựa trên % (nếu muốn dùng thay cho dropdown)
=IF(J2="", "",
  IF(J2=100, "Completed",
    IF(J2>0, "In Progress",
      IF(AND(J2=0, E2<=TODAY()), "Not Started - Overdue",
        "Not Started"
      )
    )
  )
)

// Cách 1: Conditional Formatting cho cả hàng
// Chọn range A2:L100 > Format > Conditional formatting
// Custom formula:
=AND($F2"Completed")
// Chọn màu nền đỏ nhạt (#FFCDD2) cho task quá hạn

// Cách 2: Thêm cột "Số ngày quá hạn"
=IF(AND(F2"Completed"),
  TODAY() - F2 & " ngày",
  IF(AND(F2>=TODAY(), H2<>"Completed"),
    F2 - TODAY() & " ngày còn lại",
    "Done"
  )
)

// WORKDAY: Tính ngày kết thúc dựa trên số ngày làm việc
// E2 = ngày bắt đầu, G2 = số ngày cần
=WORKDAY(E2, G2)
// Ví dụ: WORKDAY("01/03/2026", 5) = 06/03/2026 (bỏ T7, CN)

// WORKDAY với ngày lễ
// Tạo danh sách ngày lễ ở 1 range riêng (ví dụ Holidays!A:A)
=WORKDAY(E2, G2, Holidays!$A$2:$A$20)

// NETWORKDAYS: Đếm số ngày làm việc giữa 2 ngày
=NETWORKDAYS(E2, F2)
// Ví dụ: Từ T2 01/03 đến T6 05/03 = 5 ngày làm việc

// NETWORKDAYS với ngày lễ
=NETWORKDAYS(E2, F2, Holidays!$A$2:$A$20)

// Danh sách ngày lễ Việt Nam 2026 (đặt trong sheet riêng):
// 01/01/2026 - Tết Dương lịch
// 17/02/2026 - 19/02/2026 - Tết Nguyên Đán (ví dụ)
// 10/03/2026 - Giỗ Tổ Hùng Vương
// 30/04/2026 - Ngày Giải phóng
// 01/05/2026 - Quốc tế Lao động
// 02/09/2026 - Quốc khánh

// Conditional Formatting cho cột Status (H)
// Chọn cột H > Format > Conditional formatting

// Rule 1: Text is exactly "Completed"
// Background: #C8E6C9 (xanh lá nhạt), Text: #2E7D32

// Rule 2: Text is exactly "In Progress"
// Background: #BBDEFB (xanh dương nhạt), Text: #1565C0

// Rule 3: Text is exactly "In Review"
// Background: #FFF9C4 (vàng nhạt), Text: #F57F17

// Rule 4: Text is exactly "Blocked"
// Background: #FFCDD2 (đỏ nhạt), Text: #C62828

// Rule 5: Text is exactly "Not Started"
// Background: #F5F5F5 (xám nhạt), Text: #616161

// Conditional Formatting cho cột Priority (I)
// Rule 1: "Critical" -> Background #D32F2F (đỏ), Text: white
// Rule 2: "High" -> Background #FF9800 (cam), Text: white
// Rule 3: "Medium" -> Background #FDD835 (vàng)
// Rule 4: "Low" -> Background #81D4FA (xanh nhạt)

// Mở Apps Script: Extensions > Apps Script

function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Project Manager')
    .addItem('Thêm Task mới', 'addNewTask')
    .addItem('Cập nhật Status hàng loạt', 'bulkUpdateStatus')
    .addSeparator()
    .addItem('Gửi email nhắc deadline', 'sendDeadlineReminders')
    .addItem('Tạo báo cáo tuần', 'generateWeeklyReport')
    .addToUi();
}

function addNewTask() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName('Task List');

  // Hỏi tên task
  const nameResponse = ui.prompt('Thêm Task Mới', 'Nhập tên task:', ui.ButtonSet.OK_CANCEL);
  if (nameResponse.getSelectedButton() !== ui.Button.OK) return;
  const taskName = nameResponse.getResponseText();

  // Hỏi người phụ trách
  const assigneeResponse = ui.prompt('Người phụ trách', 'Nhập tên người phụ trách:', ui.ButtonSet.OK_CANCEL);
  if (assigneeResponse.getSelectedButton() !== ui.Button.OK) return;
  const assignee = assigneeResponse.getResponseText();

  // Hỏi priority
  const priorityResponse = ui.prompt('Mức ưu tiên', 'Nhập: Critical / High / Medium / Low', ui.ButtonSet.OK_CANCEL);
  if (priorityResponse.getSelectedButton() !== ui.Button.OK) return;
  const priority = priorityResponse.getResponseText();

  // Tìm hàng trống tiếp theo
  const lastRow = sheet.getLastRow();
  const newRow = lastRow + 1;
  const taskId = 'TSK-' + String(newRow - 1).padStart(3, '0');

  // Ghi dữ liệu
  sheet.getRange(newRow, 1).setValue(taskId);           // Mã Task
  sheet.getRange(newRow, 2).setValue(taskName);          // Tên Task
  sheet.getRange(newRow, 4).setValue(assignee);          // Người phụ trách
  sheet.getRange(newRow, 5).setValue(new Date());        // Ngày bắt đầu = hôm nay
  sheet.getRange(newRow, 8).setValue('Not Started');     // Status
  sheet.getRange(newRow, 9).setValue(priority);          // Priority
  sheet.getRange(newRow, 10).setValue(0);                // % = 0

  ui.alert('Đã thêm task: ' + taskId + ' - ' + taskName);
}

function bulkUpdateStatus() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('Task List');
  const range = sheet.getActiveRange();

  if (!range) {
    ui.alert('Vui lòng chọn các task cần cập nhật status');
    return;
  }

  const statusResponse = ui.prompt(
    'Cập nhật Status',
    'Nhập status mới cho ' + range.getNumRows() + ' task:\nCompleted / In Progress / In Review / Blocked / Not Started',
    ui.ButtonSet.OK_CANCEL
  );

  if (statusResponse.getSelectedButton() !== ui.Button.OK) return;
  const newStatus = statusResponse.getResponseText();

  const startRow = range.getRow();
  for (let i = 0; i < range.getNumRows(); i++) {
    sheet.getRange(startRow + i, 8).setValue(newStatus);
    if (newStatus === 'Completed') {
      sheet.getRange(startRow + i, 10).setValue(100); // % = 100
    }
  }

  ui.alert('Đã cập nhật ' + range.getNumRows() + ' task thành "' + newStatus + '"');
}

function sendDeadlineReminders() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('Task List');
  const teamSheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('Team');
  const data = sheet.getDataRange().getValues();
  const teamData = teamSheet.getDataRange().getValues();

  // Tạo map email từ sheet Team
  const emailMap = {};
  for (let i = 1; i < teamData.length; i++) {
    emailMap[teamData[i][0]] = teamData[i][2]; // Tên -> Email
  }

  const today = new Date();
  today.setHours(0, 0, 0, 0);
  const reminderDays = 2; // Nhắc trước 2 ngày
  let reminderCount = 0;

  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const taskName = data[i][1];
    const assignee = data[i][3];
    const deadline = new Date(data[i][5]);
    const status = data[i][7];

    // Bỏ qua task đã hoàn thành
    if (status === 'Completed') continue;

    // Tính số ngày còn lại
    const daysLeft = Math.floor((deadline - today) / (1000 * 60 * 60 * 24));

    // Gửi nhắc nếu deadline trong vòng 2 ngày hoặc đã quá hạn
    if (daysLeft <= reminderDays) {
      const email = emailMap[assignee];
      if (!email) continue;

      let subject, body;

      if (daysLeft < 0) {
        subject = '[QUA HAN] Task "' + taskName + '" da qua han ' + Math.abs(daysLeft) + ' ngay';
        body = 'Xin chao ' + assignee + ',\n\n'
          + 'Task "' + taskName + '" (ID: ' + data[i][0] + ') DA QUA HAN '
          + Math.abs(daysLeft) + ' ngay.\n'
          + 'Deadline: ' + Utilities.formatDate(deadline, 'Asia/Ho_Chi_Minh', 'dd/MM/yyyy')
          + '\n\nVui long cap nhat tien do ngay.';
      } else if (daysLeft === 0) {
        subject = '[HOM NAY] Deadline task "' + taskName + '"';
        body = 'Xin chao ' + assignee + ',\n\n'
          + 'Task "' + taskName + '" (ID: ' + data[i][0] + ') co deadline HOM NAY.\n'
          + '\nVui long hoan thanh va cap nhat status.';
      } else {
        subject = '[NHAC NHO] Task "' + taskName + '" - con ' + daysLeft + ' ngay';
        body = 'Xin chao ' + assignee + ',\n\n'
          + 'Task "' + taskName + '" (ID: ' + data[i][0] + ') se den han trong '
          + daysLeft + ' ngay.\n'
          + 'Deadline: ' + Utilities.formatDate(deadline, 'Asia/Ho_Chi_Minh', 'dd/MM/yyyy')
          + '\nTrang thai hien tai: ' + status
          + '\n\nVui long cap nhat tien do.';
      }

      MailApp.sendEmail(email, subject, body);
      reminderCount++;
    }
  }

  SpreadsheetApp.getUi().alert('Da gui ' + reminderCount + ' email nhac deadline.');
}

// Đặt trigger tự động chạy hàng ngày 8h sáng
function createDailyTrigger() {
  ScriptApp.newTrigger('sendDeadlineReminders')
    .timeBased()
    .atHour(8)
    .everyDays(1)
    .inTimezone('Asia/Ho_Chi_Minh')
    .create();
}

function generateWeeklyReport() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('Task List');
  const data = sheet.getDataRange().getValues();

  let totalTasks = 0;
  let completed = 0;
  let inProgress = 0;
  let blocked = 0;
  let overdue = 0;
  const today = new Date();

  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    if (!data[i][1]) continue; // Bỏ hàng trống
    totalTasks++;
    const status = data[i][7];
    const deadline = new Date(data[i][5]);

    if (status === 'Completed') completed++;
    else if (status === 'In Progress') inProgress++;
    else if (status === 'Blocked') blocked++;

    if (status !== 'Completed' && deadline < today) overdue++;
  }

  const progressPercent = totalTasks > 0 ? Math.round((completed / totalTasks) * 100) : 0;

  const report =
    '=== BAO CAO TIEN DO DU AN ===\n' +
    'Ngay: ' + Utilities.formatDate(today, 'Asia/Ho_Chi_Minh', 'dd/MM/yyyy') + '\n\n' +
    'Tong task: ' + totalTasks + '\n' +
    'Hoan thanh: ' + completed + ' (' + progressPercent + '%)\n' +
    'Dang lam: ' + inProgress + '\n' +
    'Bi block: ' + blocked + '\n' +
    'Qua han: ' + overdue + '\n\n' +
    'Tien do tong: ' + '█'.repeat(Math.round(progressPercent / 10)) +
    '░'.repeat(10 - Math.round(progressPercent / 10)) + ' ' + progressPercent + '%';

  // Gửi email cho PM
  const pmEmail = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()
    .getSheetByName('Team').getRange('C2').getValue();

  if (pmEmail) {
    MailApp.sendEmail(pmEmail, '[Weekly Report] Tien do du an - ' +
      Utilities.formatDate(today, 'Asia/Ho_Chi_Minh', 'dd/MM/yyyy'), report);
  }

  SpreadsheetApp.getUi().alert(report);
}