Google Sheets Cơ Bản Bài 3: Sắp Xếp, Lọc & Định Dạng Có Điều Kiện

Ôn Lại Bài 2

Ở Bài 2, bạn đã học các công thức và hàm cơ bản như SUM, AVERAGE, COUNT, IF, VLOOKUP. Bài 3 này tiến một bước xa hơn: học cách tổ chức và làm nổi bật dữ liệu bằng các tính năng Sort, Filter và Conditional Formatting.

Sau bài này, bạn sẽ biết:

• Sắp xếp dữ liệu theo một hoặc nhiều tiêu chí
• Dùng bộ lọc cơ bản và nâng cao để tìm dữ liệu nhanh
• Hàm FILTER — tính năng độc đáo của Google Sheets
• Định dạng có điều kiện để làm nổi bật dữ liệu quan trọng
• Data Validation để kiểm soát dữ liệu đầu vào

Sắp Xếp Dữ Liệu (Sort)

Sắp xếp giúp bạn nhanh chóng tìm giá trị lớn nhất/nhỏ nhất, xem danh sách theo thứ tự ABC hoặc theo ngày tháng.

Sort nhanh một cột

1. Nhấp vào bất kỳ ô nào trong cột muốn sắp xếp
2. Vào menu Data → Sort sheet by column A (A→Z) hoặc (Z→A)
3. Hoặc nhấp chuột phải → Sort sheet → A to Z

Lưu ý quan trọng: "Sort sheet" sắp xếp toàn bộ hàng theo cột đó. "Sort range" chỉ sắp xếp vùng đã chọn (nguy hiểm nếu làm lệch dữ liệu).

Sort nhiều cột (Multi-column Sort)

Khi cần sắp xếp theo nhiều tiêu chí (ví dụ: theo Phòng ban, rồi theo Tên trong mỗi phòng ban):

1. Vào menu Data → Sort range → Advanced range sorting options
2. Tick "Data has header row" nếu hàng đầu là tiêu đề
3. Cột sắp xếp đầu tiên: chọn "Phòng Ban" → A to Z
4. Nhấn "Add another sort column"
5. Cột thứ hai: chọn "Tên" → A to Z
6. Nhấn Sort

Sort theo màu

Google Sheets hỗ trợ sắp xếp theo màu nền ô hoặc màu chữ: Data → Create a filter → nhấn mũi tên dropdown trên cột → Sort by color.

Bộ Lọc Cơ Bản (Filter View)

Filter giúp hiển thị chỉ những hàng thỏa mãn điều kiện, ẩn phần còn lại. Dữ liệu gốc không bị xóa, chỉ tạm thời ẩn.

Bật bộ lọc

1. Nhấp vào bất kỳ ô nào trong bảng dữ liệu
2. Phím tắt: Ctrl+Shift+L
3. Hoặc vào Data → Create a filter
4. Biểu tượng mũi tên xuống xuất hiện ở hàng tiêu đề

Dùng bộ lọc

Nhấp vào mũi tên dropdown trên cột muốn lọc. Bạn có thể:

• Filter by values: Bỏ tick các giá trị không muốn hiển thị, hoặc tick chỉ giá trị muốn xem
• Filter by condition: Lọc theo điều kiện như "greater than", "text contains", "date before"
• Search: Tìm kiếm nhanh trong danh sách giá trị

Ví dụ thực tế: Lọc chỉ hiển thị đơn hàng có trạng thái "Hoàn thành" trong tháng 9:

• Cột Trạng thái → Filter by values → chỉ chọn "Hoàn thành"
• Cột Ngày → Filter by condition → "Date is between" → 01/09/2026 và 30/09/2026

Lưu Filter Views (Bộ Lọc Có Tên)

Filter Views cho phép lưu nhiều bộ lọc khác nhau và chuyển đổi nhanh giữa chúng:

1. Data → Filter views → Create new filter view
2. Đặt tên cho filter (ví dụ: "T9 - Đơn Hoàn Thành")
3. Thiết lập điều kiện lọc
4. Đóng filter view (Ctrl+Shift+L)
5. Lần sau: Data → Filter views → chọn tên filter để áp dụng lại

Tính năng hay: Filter Views riêng cho từng người dùng khi nhiều người cùng xem file. Bạn lọc theo cách của bạn, người khác không bị ảnh hưởng.

Hàm FILTER — Tính Năng Độc Đáo Của Google Sheets

Khác với bộ lọc thông thường, hàm FILTER tạo ra một bảng dữ liệu mới (không ẩn hàng gốc). Kết quả tự động cập nhật khi dữ liệu nguồn thay đổi.

=FILTER(vùng_dữ_liệu, điều_kiện1, [điều_kiện2], ...)

Ví dụ thực tế

' Lọc tất cả đơn hàng kênh Online
=FILTER(A2:L100, F2:F100="Online")

' Lọc doanh thu > 5 triệu
=FILTER(A2:L100, I2:I100>5000000)

' Lọc kênh Online VÀ tháng 9
=FILTER(A2:L100, (F2:F100="Online")*(MONTH(B2:B100)=9))

' Lọc kênh Online HOẶC Đại lý
=FILTER(A2:L100, (F2:F100="Online")+(F2:F100="Đại lý"))

Lưu ý: Hàm FILTER dùng * thay cho AND, + thay cho OR trong điều kiện.

Nếu không có kết quả nào, FILTER trả về lỗi #N/A. Xử lý bằng IFERROR:

=IFERROR(FILTER(A2:L100, F2:F100="Online"), "Không có dữ liệu")

Tìm Kiếm Và Thay Thế

Phím tắt Ctrl+H mở hộp thoại Find and Replace:

• Find: Nhập từ cần tìm
• Replace with: Nhập từ thay thế
• Match case: Phân biệt hoa/thường
• Match entire cell contents: Chỉ tìm ô có nội dung khớp hoàn toàn
• Search using regular expressions: Dùng regex cho tìm kiếm nâng cao

Ứng dụng thực tế: Đổi tên sản phẩm hàng loạt, sửa lỗi chính tả đồng loạt, thay mã cũ bằng mã mới.

Conditional Formatting — Định Dạng Có Điều Kiện

Conditional Formatting tự động tô màu ô dựa trên giá trị, giúp phát hiện nhanh dữ liệu bất thường hoặc quan trọng.

Thiết lập Conditional Formatting cơ bản

1. Chọn vùng muốn áp dụng định dạng
2. Format → Conditional formatting
3. Panel bên phải xuất hiện
4. Format cells if: chọn điều kiện (Greater than, Less than, Text contains...)
5. Chọn màu nền hoặc kiểu chữ
6. Nhấn Done

Ví dụ 1: Tô đỏ doanh thu thấp, tô xanh doanh thu cao

1. Chọn cột Doanh Thu (ví dụ C2:C100)
2. Format → Conditional formatting → Format cells if: Less than → 1000000 → nền đỏ nhạt
3. Nhấn "Add another rule"
4. Format cells if: Greater than → 5000000 → nền xanh nhạt

Ví dụ 2: Color Scale (Gradient màu)

Thay vì ngưỡng cố định, Color Scale tô màu theo phổ gradient từ thấp đến cao:

1. Chọn cột số liệu
2. Format → Conditional formatting → Color scale tab
3. Minpoint (thấp nhất): màu đỏ
4. Midpoint: màu vàng
5. Maxpoint (cao nhất): màu xanh

Kết quả: Nhìn vào bảng là thấy ngay ô nào cao nhất, thấp nhất mà không cần đọc số.

Ví dụ 3: Custom Formula — Tô cả hàng

Để tô màu toàn bộ hàng (không chỉ một ô) dựa trên giá trị một cột:

1. Chọn toàn bộ bảng (ví dụ A2:L100)
2. Format → Conditional formatting → Format cells if: Custom formula is
3. Nhập: =$L2="Hoàn trả" ($ trước cột L cố định cột, không cố định hàng)
4. Chọn màu nền vàng

Kết quả: Tất cả hàng có trạng thái "Hoàn trả" tự động tô màu vàng.

Ví dụ 4: Highlight hàng trùng lặp

' Tô màu các ô bị trùng trong cột A
Custom formula: =COUNTIF($A$2:$A$100,A2)>1

Data Validation — Kiểm Soát Dữ Liệu Đầu Vào

Data Validation đảm bảo người dùng chỉ nhập dữ liệu hợp lệ vào ô, giảm lỗi nhập liệu đáng kể.

Tạo Dropdown List

1. Chọn ô hoặc cột muốn áp dụng
2. Data → Data validation
3. Criteria: Dropdown (from a list)
4. Nhập các giá trị: Hoàn thành, Đang xử lý, Hoàn trả, Hủy
5. Show warning hoặc Reject input nếu nhập sai
6. Nhấn Save

Lúc này, ô sẽ có mũi tên dropdown. Người dùng chỉ chọn được giá trị từ danh sách, không nhập tự do.

Validation theo điều kiện khác

• Number between: Chỉ nhập số trong khoảng (ví dụ: điểm 0-10)
• Date is valid: Chỉ nhập ngày hợp lệ
• Text length: Giới hạn độ dài văn bản (ví dụ: mã SP tối đa 10 ký tự)
• Custom formula: Điều kiện tùy chỉnh (ví dụ: ngày phải sau hôm nay)

Bài Tập Thực Hành Bài 3

Dùng bảng dữ liệu đơn hàng 20 dòng (tạo mới hoặc dùng từ bài trước):

1. Sort: Sắp xếp theo Doanh Thu từ cao đến thấp. Sau đó thử sort đa cột: theo Kênh bán (A→Z), rồi theo Doanh Thu (Z→A)
2. Filter: Tạo filter, lọc chỉ hiển thị đơn hàng tháng 9 có doanh thu trên 2 triệu. Lưu thành Filter View tên "T9 Premium"
3. FILTER function: Ở một sheet mới, dùng hàm FILTER để lấy danh sách đơn hàng kênh Online
4. Conditional Formatting: Tô xanh doanh thu ≥ 5 triệu, tô đỏ doanh thu < 1 triệu. Tô vàng toàn bộ hàng có trạng thái "Hoàn trả"
5. Data Validation: Cột Trạng thái — tạo dropdown chọn 4 giá trị: Hoàn thành / Đang xử lý / Hoàn trả / Hủy

Bài 2 & Bài 4 — Tiếp Theo Trong Series

Đọc lại Bài 2: Công Thức & Hàm nếu cần ôn lại trước khi tiến lên Bài 4.

Bài 4 sẽ hướng dẫn Pivot Table — công cụ mạnh nhất để tổng hợp và phân tích dữ liệu theo nhiều chiều chỉ với vài cú nhấp chuột.

Tổng Kết & Bước Tiếp Theo

Bài 3 trang bị cho bạn kỹ năng:

• Sort dữ liệu đơn giản và đa tiêu chí
• Filter cơ bản với Filter Views để lưu bộ lọc
• Hàm FILTER mạnh mẽ hơn bộ lọc thông thường
• Conditional Formatting để trực quan hóa dữ liệu
• Data Validation để kiểm soát chất lượng đầu vào

Kết hợp cả 3 bài đầu, bạn đã có đủ kỹ năng xây dựng bảng tính quản lý công việc cơ bản. Nếu bạn muốn áp dụng ngay vào quản lý bán hàng mà không cần tự xây dựng từ đầu, SheetStore là giải pháp sẵn có:

• Giao diện quen thuộc như bảng tính
• Dashboard và báo cáo tự động
• Quản lý kho, đơn hàng, khách hàng tích hợp
• Không cần biết code hay công thức phức tạp

Dùng Thử SheetStore Miễn Phí 14 Ngày →