Tô màu bảng tính lương

Sheet 4: Dashboard

Tổng hợp các KPI quan trọng về nhân sự & quỹ lương.

KPI Cards

// 1. Tổng quỹ lương tháng này
=SUM('Tính lương'!L:L)

// 2. Trung bình lương/người
=AVERAGE('Tính lương'!L:L)

// 3. Tỷ lệ vắng mặt (%)
=COUNTBLANK('Chấm công'!C:C) / COUNTA('Chấm công'!A:A) * 100

// 4. Tỷ lệ OT (%)
=COUNTIF('Chấm công'!F:F,">0") / COUNTA('Chấm công'!A:A) * 100

// 5. Tổng giờ OT trong tháng
=SUM('Chấm công'!F:F)

// 6. Số nhân viên đi muộn
=COUNTIF('Chấm công'!C:C,">TIME(8,30,0)")

Charts

Apps Script tự động hóa

Script 1: Gửi phiếu lương qua email

/**
 * Gửi phiếu lương tháng cho tất cả nhân viên qua email
 * Chạy trigger vào ngày 1 hàng tháng
 */
function sendSalarySlipEmail() {
  try {
    const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
    const nvSheet = ss.getSheetByName("Nhân viên");
    const salarySheet = ss.getSheetByName("Tính lương");

    const nvData = nvSheet.getDataRange().getValues();
    const salaryData = salarySheet.getDataRange().getValues();

    const month = Utilities.formatDate(new Date(), "Asia/Ho_Chi_Minh", "MM/yyyy");

    // Bỏ header row
    for (let i = 1; i < salaryData.length; i++) {
      const maNV = salaryData[i][0];
      const hoTen = salaryData[i][1];
      const luongCoBan = salaryData[i][2];
      const ngayCong = salaryData[i][3];
      const luongNgayCong = salaryData[i][4];
      const gioOT = salaryData[i][5];
      const luongOT = salaryData[i][6];
      const phuCap = salaryData[i][7];
      const bhxh = salaryData[i][8];
      const thue = salaryData[i][9];
      const truKhac = salaryData[i][10];
      const thucLinh = salaryData[i][11];

      // Tìm email nhân viên
      let email = "";
      for (let j = 1; j < nvData.length; j++) {
        if (nvData[j][0] === maNV) {
          // Giả sử email ở cột K (index 10)
          email = nvData[j][10] || "";
          break;
        }
      }

      if (!email) {
        Logger.log(`Không tìm thấy email cho ${maNV}`);
        continue;
      }

      // HTML email template
      const html = `
        

          

            
PHIẾU LƯƠNG THÁNG ${month}
          

          

            
Kính gửi: ${hoTen}
            
Phiếu lương tháng ${month} của bạn đã được tính như sau:

            

              

                
MỤC
                
SỐ TIỀN
              
              

                
Lương cơ bản
                
${formatVND(luongCoBan)}
              
              

                
Số ngày công: ${ngayCong}/26
                
${formatVND(luongNgayCong)}
              
              

                
Lương OT (${gioOT}h)
                
${formatVND(luongOT)}
              
              

                
Phụ cấp
                
${formatVND(phuCap)}
              
              

                
TỔNG THU NHẬP
                
${formatVND(luongNgayCong+luongOT+phuCap)}
              
              

                
Bảo hiểm (10.5%)
                
-${formatVND(bhxh)}
              
              

                
Thuế TNCN
                
-${formatVND(thue)}
              
              

                
Trừ khác
                
-${formatVND(truKhac)}
              
              

                
THỰC LĨNH
                
${formatVND(thucLinh)}
              
            

            

              Nếu có thắc mắc, vui lòng liên hệ Phòng Nhân sự.
            
          

          

            
© 2026 Công ty ABC. Email tự động - vui lòng không reply.
          
        
      `;

      // Gửi email
      GmailApp.sendEmail(
        email,
        `Phiếu lương tháng ${month} - ${hoTen}`,
        `Phiếu lương tháng ${month}`,
        {
          htmlBody: html,
          name: "Phòng Nhân sự"
        }
      );

      Logger.log(`✅ Đã gửi phiếu lương cho ${hoTen} (${email})`);
      Utilities.sleep(500); // Tránh rate limit
    }

    SpreadsheetApp.getUi().alert(`Đã gửi phiếu lương cho ${salaryData.length - 1} nhân viên!`);

  } catch (error) {
    Logger.log(`❌ Lỗi: ${error.toString()}`);
    SpreadsheetApp.getUi().alert(`Lỗi: ${error.toString()}`);
  }
}

function formatVND(amount) {
  return new Intl.NumberFormat('vi-VN', {
    style: 'currency',
    currency: 'VND'
  }).format(amount || 0);
}

Script 2: Cảnh báo đi muộn qua Telegram

/**
 * Gửi cảnh báo qua Telegram khi nhân viên chấm công muộn
 * Trigger: onEdit khi sửa cột C (Giờ vào)
 */
function checkLateAttendance(e) {
  try {
    if (!e) return;

    const sheet = e.source.getActiveSheet();
    if (sheet.getName() !== "Chấm công") return;

    const range = e.range;
    const col = range.getColumn();

    // Chỉ xử lý khi sửa cột C (Giờ vào)
    if (col !== 3) return;

    const row = range.getRow();
    if (row === 1) return; // Skip header

    const gioVao = range.getValue();
    if (!gioVao) return;

    // Kiểm tra đi muộn (sau 8:30)
    const timeLimit = new Date();
    timeLimit.setHours(8, 30, 0, 0);

    if (gioVao > timeLimit) {
      const maNV = sheet.getRange(row, 2).getValue();
      const ngay = sheet.getRange(row, 1).getValue();

      // Lấy tên nhân viên
      const nvSheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Nhân viên");
      const hoTen = nvSheet.getRange(1, 1, nvSheet.getLastRow(), 2)
        .getValues()
        .find(r => r[0] === maNV)?.[1] || "Unknown";

      const minutes = Math.round((gioVao - timeLimit) / 60000);

      // Gửi Telegram
      const botToken = "YOUR_BOT_TOKEN";
      const chatId = "YOUR_CHAT_ID";
      const message = `⚠️ ĐI MUỘN

` +
        `👤 ${hoTen} (${maNV})
` +
        `📅 Ngày: ${Utilities.formatDate(ngay, "Asia/Ho_Chi_Minh", "dd/MM/yyyy")}
` +
        `⏰ Giờ vào: ${Utilities.formatDate(gioVao, "Asia/Ho_Chi_Minh", "HH:mm")}
` +
        `⏱️ Muộn: ${minutes} phút`;

      const url = `https://api.telegram.org/bot${botToken}/sendMessage`;
      const options = {
        method: "post",
        contentType: "application/json",
        payload: JSON.stringify({
          chat_id: chatId,
          text: message,
          parse_mode: "HTML"
        })
      };

      UrlFetchApp.fetch(url, options);
      Logger.log(`Đã gửi cảnh báo đi muộn: ${hoTen}`);
    }

  } catch (error) {
    Logger.log(`Lỗi checkLateAttendance: ${error.toString()}`);
  }
}

Script 3: Báo cáo lương hàng tháng

/**
 * Tạo báo cáo lương tháng dạng PDF và lưu vào Google Drive
 * Trigger: Time-driven, ngày 1 hàng tháng lúc 9AM
 */
function generateMonthlyReport() {
  try {
    const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
    const salarySheet = ss.getSheetByName("Tính lương");

    const month = Utilities.formatDate(new Date(), "Asia/Ho_Chi_Minh", "MM-yyyy");
    const fileName = `Bao-cao-luong-${month}.pdf`;

    // Export sheet thành PDF
    const url = `https://docs.google.com/spreadsheets/d/${ss.getId()}/export?` +
      `format=pdf&gid=${salarySheet.getSheetId()}&size=A4&portrait=false`;

    const token = ScriptApp.getOAuthToken();
    const response = UrlFetchApp.fetch(url, {
      headers: { Authorization: `Bearer ${token}` }
    });

    // Lưu vào Drive
    const folder = DriveApp.getFoldersByName("Báo cáo lương").hasNext()
      ? DriveApp.getFoldersByName("Báo cáo lương").next()
      : DriveApp.createFolder("Báo cáo lương");

    const pdfFile = folder.createFile(response.getBlob()).setName(fileName);

    Logger.log(`✅ Đã tạo báo cáo: ${pdfFile.getUrl()}`);

    // Gửi email cho quản lý
    GmailApp.sendEmail(
      "manager@company.com",
      `Báo cáo lương tháng ${month}`,
      `Báo cáo lương tháng ${month} đã được tạo tự động.

Xem tại: ${pdfFile.getUrl()}`,
      {
        attachments: [pdfFile.getAs(MimeType.PDF)]
      }
    );

  } catch (error) {
    Logger.log(`❌ Lỗi generateMonthlyReport: ${error.toString()}`);
  }
}

Script 4: Custom menu

/**
 * Tạo menu "Nhân sự" tùy chỉnh
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('⚙️ Nhân sự')
    .addItem('📧 Gửi phiếu lương', 'sendSalarySlipEmail')
    .addItem('📊 Báo cáo tháng', 'generateMonthlyReport')
    .addSeparator()
    .addItem('🗑️ Xóa log cũ', 'cleanOldLogs')
    .addToUi();
}

/**
 * Xóa dữ liệu chấm công cũ hơn 12 tháng
 */
function cleanOldLogs() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  const response = ui.alert(
    'Xóa dữ liệu cũ',
    'Xóa chấm công cũ hơn 12 tháng?',
    ui.ButtonSet.YES_NO
  );

  if (response !== ui.Button.YES) return;

  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Chấm công");
  const data = sheet.getDataRange().getValues();

  const cutoffDate = new Date();
  cutoffDate.setMonth(cutoffDate.getMonth() - 12);

  let deletedCount = 0;

  // Đi từ dưới lên để tránh lỗi index khi xóa
  for (let i = data.length - 1; i >= 1; i--) {
    const rowDate = data[i][0];
    if (rowDate && rowDate < cutoffDate) {
      sheet.deleteRow(i + 1);
      deletedCount++;
    }
  }

  ui.alert(`Đã xóa ${deletedCount} dòng dữ liệu cũ!`);
}

Setup Triggers

Ví dụ thực tế: Công ty TNHH ABC

Công ty ABC có 30 nhân viên, trước đây tính lương bằng Excel thủ công, giờ chuyển sang Google Sheets tự động.

Sample data (5 nhân viên)

So sánh: Trước vs Sau khi dùng Google Sheets

Lưu ý quan trọng

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Tổng kết

Với 4 sheet + Apps Script tự động hóa, bạn đã có một hệ thống chấm công & tính lương hoàn chỉnh trên Google Sheets, tiết kiệm 80% thời gian so với tính lương thủ công.