Google Sheets Cơ Bản Bài 3: Định Dạng, Sắp Xếp & Lọc Dữ Liệu

Google Sheets Cơ Bản — Bài 3: Định Dạng, Sắp Xếp & Lọc Dữ Liệu

Sau khi biết nhập dữ liệu và dùng công thức cơ bản, bước tiếp theo là làm bảng tính trở nên dễ đọc, chuyên nghiệp và dễ phân tích. Bài này hướng dẫn toàn bộ kỹ năng định dạng, sắp xếp và lọc trong Google Sheets từ cơ bản đến nâng cao.

Nội dung bài học:

1. Định dạng số, tiền tệ, phần trăm
2. Định dạng ngày tháng và thời gian
3. Định dạng ô: màu nền, đường viền, căn lề
4. Conditional Formatting — định dạng có điều kiện
5. Sắp xếp dữ liệu (Sort)
6. Lọc dữ liệu (Filter)
7. Filter View — bộ lọc cá nhân không ảnh hưởng người khác
8. Mẹo thực tế & ví dụ ứng dụng
9. FAQ

1. Định Dạng Số, Tiền Tệ và Phần Trăm

Khi nhập số vào Google Sheets, mặc định chúng chỉ là số thuần túy. Để bảng tính dễ đọc và chuyên nghiệp, bạn cần áp dụng định dạng phù hợp cho từng loại dữ liệu.

1.1 Định Dạng Số Có Dấu Phân Cách Hàng Nghìn

Số 1000000 rất khó đọc. Sau khi định dạng thành 1,000,000 hoặc 1.000.000 thì dễ đọc hơn nhiều:

// Cách làm:

1. Chọn ô hoặc vùng dữ liệu

2. Menu: Format → Number → Number

3. Hoặc nhấn biểu tượng 123 trên thanh công cụ

1.2 Định Dạng Tiền Tệ VND

Để hiển thị số tiền Việt Nam đồng đúng chuẩn:

Cách tạo định dạng VND tùy chỉnh:

Chọn ô → Format → Number → Custom number format
Nhập: #,##0 "₫"
Nhấn Apply
Kết quả: 1500000 → 1,500,000 ₫

Mẹo nhanh:

Muốn định dạng tiền tệ đô la USD, chọn Format → Number → Currency. Để đổi sang VND, chọn More formats → More currencies và tìm "VND".

1.3 Định Dạng Phần Trăm

Giả sử ô A1 = 0.75 (tỷ lệ), để hiển thị thành 75%:

• Chọn ô → Format → Number → Percent

• Hoặc nhấn biểu tượng % trên thanh công cụ

• Muốn 2 chữ số thập phân: 0.00%

2. Định Dạng Ngày Tháng và Thời Gian

Ngày tháng trong Google Sheets được lưu dưới dạng số (số ngày kể từ 30/12/1899), nên việc định dạng rất quan trọng để hiển thị đúng.

Định dạng ngày phổ biến tại VN:

dd/mm/yyyy → 22/05/2026
d "tháng" m "năm" yyyy → 22 tháng 5 năm 2026
dddd, dd/mm/yyyy → Thứ Sáu, 22/05/2026

Định dạng thời gian:

hh:mm → 14:30
hh:mm:ss → 14:30:00
dd/mm/yyyy hh:mm → 22/05/2026 14:30

Lưu ý quan trọng:

Nếu Google Sheets hiển thị ngày theo định dạng Mỹ (mm/dd/yyyy), vào File → Settings → General và đổi Locale thành "Vietnam" để tự động dùng định dạng ngày Việt Nam.

3. Định Dạng Ô: Màu Nền, Đường Viền, Căn Lề

Định dạng ô giúp bảng tính trực quan và dễ đọc hơn. Đây là các kỹ năng cơ bản nhất:

3.1 Màu Nền và Màu Chữ

Màu nền ô: Chọn ô → nhấn biểu tượng 🎨 Highlight color trên toolbar
Màu chữ: Chọn ô → nhấn biểu tượng A (Text color)
In đậm/nghiêng/gạch chân: Ctrl+B / Ctrl+I / Ctrl+U
Strikethrough (gạch ngang): Alt+Shift+5

3.2 Đường Viền (Borders)

Để tạo bảng có đường viền rõ ràng:

Chọn vùng dữ liệu
Nhấn biểu tượng Borders trên toolbar (hình ô vuông)
Chọn kiểu viền: All borders, Outer borders, Inner borders...
Tùy chỉnh màu và độ dày đường viền theo ý muốn

3.3 Căn Lề và Gộp Ô (Merge)

Căn lề ngang:

Trái: Ctrl+Shift+L
Giữa: Ctrl+Shift+E
Phải: Ctrl+Shift+R

Gộp ô (Merge cells):

Chọn vùng ô → Format → Merge cells
Merge all, Merge vertically, Merge horizontally
Dùng cho tiêu đề bảng trải rộng nhiều cột

4. Conditional Formatting — Định Dạng Có Điều Kiện

Đây là một trong những tính năng mạnh nhất của Google Sheets. Conditional Formatting tự động thay đổi màu sắc ô dựa trên giá trị — giúp bạn nhìn ra xu hướng và bất thường ngay lập tức.

4.1 Cách Thiết Lập Conditional Formatting Cơ Bản

Chọn vùng ô muốn áp dụng (ví dụ: C2:C100 chứa doanh thu)
Vào Format → Conditional formatting
Trong panel bên phải, chọn điều kiện: Less than (nhỏ hơn), Greater than (lớn hơn), v.v.
Nhập giá trị ngưỡng (ví dụ: 10000000)
Chọn màu nền (Formatting style)
Nhấn Done

Ví dụ thực tế: Bảng theo dõi doanh thu theo nhân viên

🔴 Doanh thu < 10 triệu: Tô nền đỏ nhạt — cần chú ý
🟡 10 triệu ≤ Doanh thu < 30 triệu: Tô nền vàng — đạt mức trung bình
🟢 Doanh thu ≥ 30 triệu: Tô nền xanh lá — hoàn thành tốt

Nhìn vào bảng là biết ngay ai cần hỗ trợ, không cần đọc từng con số.

4.2 Color Scale — Thanh Màu Gradient

Thay vì màu cứng, Color Scale tô màu theo dải gradient từ thấp đến cao:

Vào Format → Conditional formatting → Color scale
Chọn màu Min (thấp nhất) và màu Max (cao nhất)
Google Sheets tự tô màu trung gian tỷ lệ thuận — trực quan như heatmap

5. Sắp Xếp Dữ Liệu (Sort)

Sắp xếp giúp bạn nhanh chóng tìm ra giá trị cao nhất/thấp nhất hoặc nhóm dữ liệu theo danh mục.

5.1 Sắp Xếp Nhanh Theo Một Cột

Nhấp vào bất kỳ ô nào trong cột muốn sắp xếp
Vào Data → Sort sheet by column [X], A→Z (tăng dần) hoặc Z→A (giảm dần)
Cách nhanh hơn: Nhấp chuột phải vào tiêu đề cột → Sort sheet A to Z

⚠️ Lưu ý quan trọng:

"Sort sheet" sắp xếp toàn bộ bảng tính. "Sort range" chỉ sắp xếp vùng đang chọn. Hãy dùng Sort range khi muốn sắp xếp một phần dữ liệu mà không làm xáo trộn phần còn lại.

5.2 Sắp Xếp Theo Nhiều Cột (Multi-level Sort)

Ví dụ: Danh sách khách hàng — sắp theo tỉnh thành trước, trong mỗi tỉnh sắp theo doanh thu giảm dần:

Vào Data → Sort range → Advanced range sorting options
Tick "Data has header row" nếu hàng đầu là tiêu đề
Chọn cột sort đầu tiên: Tỉnh/Thành → A to Z
Nhấn Add another sort column
Chọn cột sort thứ hai: Doanh thu → Z to A (giảm dần)
Nhấn Sort

6. Lọc Dữ Liệu (Filter)

Filter giúp bạn ẩn tạm thời các dòng không cần xem, chỉ hiển thị dữ liệu thỏa điều kiện — rất hữu ích khi làm việc với bảng hàng trăm, hàng nghìn dòng.

6.1 Bật AutoFilter

Nhấp vào bất kỳ ô nào trong bảng dữ liệu
Vào Data → Create a filter (hoặc Ctrl+Shift+L)
Biểu tượng tam giác ▼ xuất hiện ở hàng tiêu đề
Nhấp vào ▼ của cột muốn lọc để xem tùy chọn

6.2 Các Kiểu Lọc Thường Dùng

Lọc theo giá trị cụ thể:

Bỏ tick "Select all" → tick các giá trị muốn giữ
Dùng ô Search để tìm nhanh giá trị
Ví dụ: chỉ xem đơn hàng từ "Hà Nội"

Lọc theo điều kiện:

Filter by condition: Greater than, Less than, Contains...
Ví dụ: chỉ xem đơn hàng có giá trị > 1.000.000đ
Kết hợp nhiều cột lọc cùng lúc

7. Filter View — Bộ Lọc Cá Nhân Không Ảnh Hưởng Người Khác

Khi làm việc chung file, dùng AutoFilter thông thường sẽ ảnh hưởng đến tất cả người đang xem. Filter View giải quyết vấn đề này — mỗi người có bộ lọc riêng.

Tạo Filter View

Vào Data → Filter views → Create new filter view
Thanh màu đen xuất hiện ở trên — bạn đang ở chế độ Filter View riêng
Lọc dữ liệu theo ý muốn — người khác vẫn thấy bảng bình thường
Đặt tên cho Filter View (ví dụ: "Đơn hàng Hà Nội") để lưu lại dùng sau
Nhấn X để thoát khỏi Filter View

Tính năng ít người biết:

Bạn có thể tạo nhiều Filter View khác nhau và chuyển đổi nhanh qua Data → Filter views. Rất hữu ích khi cần xem bảng dữ liệu theo nhiều góc nhìn khác nhau: theo khu vực, theo nhân viên, theo tháng...

8. Mẹo Thực Tế và Ví Dụ Ứng Dụng

8.1 Phím Tắt Định Dạng Quan Trọng Nhất

Phím tắt	Tác dụng
Ctrl+B	In đậm (Bold)
Ctrl+I	In nghiêng (Italic)
Ctrl+U	Gạch chân (Underline)
Alt+Shift+5	Gạch ngang (Strikethrough)
Ctrl+Shift+L	Bật/tắt Filter
Ctrl+1	Mở Format Cells nhanh (trong Google Sheets: Ctrl+Shift+P)
Ctrl+\	Xóa toàn bộ định dạng (Clear formatting)

8.2 Ví Dụ: Bảng Theo Dõi Doanh Thu Tháng Có Định Dạng Chuyên Nghiệp

Dưới đây là quy trình tạo một bảng doanh thu đẹp và thực dụng:

Nhập dữ liệu: Cột A = Nhân viên, B = Khu vực, C = Doanh thu, D = Mục tiêu, E = % Hoàn thành (=C/D)
Định dạng số: Cột C, D → Format > Number > Currency (VND); Cột E → Format > Number > Percent
Định dạng tiêu đề: Hàng 1 → In đậm, màu nền xanh đậm, chữ trắng
Conditional Formatting cột E:
- Dưới 80%: nền đỏ nhạt
- 80%-99%: nền vàng
- Từ 100% trở lên: nền xanh lá
Thêm đường viền: Chọn toàn bộ bảng → Format > Borders > All borders
Bật Filter: Data > Create a filter để lọc theo khu vực

Muốn Bảng Tính Đẹp Hơn, Tự Động Hơn?

SheetStore cung cấp template bảng tính Google Sheets đã được định dạng sẵn — dashboard doanh thu, quản lý kho, theo dõi công việc, chỉ cần điền số liệu.

Xem Template Miễn Phí

9. Câu Hỏi Thường Gặp

Làm thế nào để định dạng số tiền (VND) trong Google Sheets?

Chọn ô cần định dạng → vào menu Format > Number > Custom number format → nhập #,##0 "₫" rồi nhấn Apply. Kết quả: 1500000 sẽ hiển thị thành 1,500,000 ₫.

Google Sheets có bao nhiêu kiểu định dạng ngày tháng?

Google Sheets hỗ trợ rất nhiều định dạng ngày: dd/mm/yyyy, mm/dd/yyyy, yyyy-mm-dd, d mmmm yyyy... Bạn tạo định dạng tùy chỉnh qua Format > Number > Custom date and time. Để mặc định dùng dd/mm/yyyy, đổi Locale về Vietnam trong File > Settings.

Cách lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện cùng lúc trong Google Sheets?

Bật AutoFilter (Data > Create a filter), sau đó nhấp ▼ ở từng cột và chọn điều kiện riêng cho mỗi cột — Google Sheets tự kết hợp tất cả điều kiện bằng AND. Muốn lọc không ảnh hưởng người khác: dùng Filter View thay thế.

Sắp xếp dữ liệu theo nhiều cột trong Google Sheets như thế nào?

Vào Data > Sort range > Advanced range sorting options. Thêm nhiều cột sắp xếp với thứ tự ưu tiên: ví dụ sắp theo Khu vực trước (A-Z), sau đó trong mỗi khu vực sắp theo Doanh thu giảm dần (Z-A). Nhớ tick "Data has header row" nếu hàng đầu là tiêu đề.

Conditional formatting (định dạng có điều kiện) dùng để làm gì?

Conditional Formatting tự động thay đổi màu ô, màu chữ dựa trên giá trị — giúp nhận diện dữ liệu bất thường ngay lập tức. Ví dụ: tô đỏ doanh thu dưới ngưỡng, tô xanh đạt mục tiêu, tô vàng trạng thái "cần theo dõi". Thiết lập qua Format > Conditional formatting.

Google Sheets Cơ Bản Bài 3: Định Dạng, Sắp Xếp và Lọc Dữ Liệu

1. Định Dạng Số, Tiền Tệ và Phần Trăm