Cách Quản Lý Bán Hàng Bằng Google Sheets

Hướng dẫn xây hệ thống quản lý bán hàng hoàn chỉnh trên Google Sheets: đơn hàng, tồn kho tự trừ, CRM khách hàng, dashboard doanh thu — miễn phí 100%.

Tại sao dùng Google Sheets để quản lý bán hàng?

Tồn kho tự động trừ khi bán

Nhập đơn hàng mới, số lượng tồn kho tự động cập nhật — không cần cộng trừ thủ công, tránh bán hàng khi hết hàng

Theo dõi đơn hàng toàn bộ

Lịch sử đơn hàng rõ ràng: ai mua, mua gì, bao nhiêu, ngày nào — tra cứu nhanh bằng QUERY hoặc bộ lọc

CRM khách hàng đơn giản

Sheet khách hàng ghi lịch sử mua hàng, tần suất quay lại, tổng chi tiêu — nhận diện khách VIP dễ dàng

Dashboard doanh thu real-time

Tổng doanh thu hôm nay/tháng này, top sản phẩm bán chạy, cảnh báo hàng sắp hết — nhìn vào là biết ngay

Hướng dẫn từng bước

1
Thiết kế sheet sản phẩm & tồn kho
Sheet 'Sản phẩm': Mã SP, Tên sản phẩm, Danh mục, Đơn giá, Tồn kho đầu kỳ, Tổng nhập, Tổng bán, Tồn kho hiện tại (= đầu kỳ + nhập - bán). Mỗi sản phẩm = 1 hàng. Đây là nguồn dữ liệu VLOOKUP cho toàn bộ hệ thống.
Mẹo: Đặt tên vùng dữ liệu (Named Range) cho bảng sản phẩm để công thức VLOOKUP dễ đọc hơn
2
Tạo sheet đơn hàng nhập bán
Sheet 'Đơn hàng': Ngày bán, Mã đơn, Mã khách, Tên khách, Mã SP, Tên SP (VLOOKUP tự điền), Số lượng, Đơn giá (VLOOKUP tự điền), Thành tiền (= SL × Giá), Trạng thái (Đã thanh toán/Nợ), Ghi chú. Mỗi dòng = 1 sản phẩm trong đơn.
Mẹo: Dùng Data Validation cho cột Mã SP để tránh nhập sai — chọn từ danh sách có sẵn
3
Tự động trừ tồn kho & tính thành tiền
Cột Tồn kho hiện tại trong sheet Sản phẩm dùng: =TonKhoDauKy + SUMIFS(Nhap!SL,Nhap!MaSP,A2) - SUMIFS(DH!SL,DH!MaSP,A2). Công thức này tự cộng mọi lần nhập và trừ mọi lần bán. Thành tiền trong đơn hàng = =C2*VLOOKUP(E2,SanPham,4,0).
Mẹo: Thêm cột cảnh báo: =IF(TonKho<5,"⚠️ Sắp hết","") để nhìn ngay hàng cần nhập thêm
4
Xây sheet khách hàng / CRM
Sheet 'Khách hàng': Mã KH, Tên, SĐT, Email, Ngày mua đầu tiên, Lần mua gần nhất (MAX FILTER), Tổng số đơn (COUNTIF), Tổng chi tiêu (SUMIF), Phân hạng (VIP/Thường). Kết nối với sheet Đơn hàng qua Mã KH.
Mẹo: Dùng COUNTIF(DH!C:C,A2) để đếm số lần mua của từng khách — xác định khách trung thành
5
Dashboard doanh thu & cảnh báo hết hàng
Sheet 'Dashboard': Doanh thu hôm nay (SUMIFS theo ngày hôm nay), Doanh thu tháng này, Top 5 sản phẩm bán chạy (LARGE + INDEX/MATCH), Danh sách hàng sắp hết tồn kho (FILTER TonKho<NgưỡngTối thiểu), Số đơn chưa thanh toán. Tất cả tự động cập nhật khi có dữ liệu mới.
Mẹo: Đặt ngưỡng tồn kho tối thiểu ở một ô riêng, dễ điều chỉnh mà không phải sửa công thức

Công thức Google Sheets cần biết

Công thức	Mô tả
=VLOOKUP(E2,SanPham!A:D,3,0)	Lấy tên sản phẩm tự động khi nhập Mã SP vào đơn hàng
=SUMIFS(DH!I:I,DH!A:A,">="&DATE(2026,MONTH(TODAY()),1))	Tổng doanh thu tháng hiện tại
=SP!C2+SUMIFS(Nhap!D:D,Nhap!B:B,A2)-SUMIFS(DH!G:G,DH!E:E,A2)	Tồn kho hiện tại = đầu kỳ + nhập - bán
=QUERY(DH!A:I,"SELECT A,C,D,I WHERE A>=date '"&TEXT(B1,"yyyy-mm-dd")&"' ORDER BY A DESC",1)	Lọc đơn hàng theo khoảng ngày, sắp xếp mới nhất
=COUNTIF(DH!C:C,A2)	Đếm số lần mua của một khách hàng (khách quay lại)
=IF(TonKho<NgưỡngMin,"⚠️ Cần nhập thêm: "&(NgưỡngMin-TonKho)&" sản phẩm","")	Cảnh báo tồn kho thấp hơn ngưỡng tối thiểu

Tìm hiểu thêm

Nếu bạn cần giải pháp mạnh hơn, xem các phần mềm quản lý bán hàng chuyên dụng chạy trên Google Sheets tại SheetStore.
So sánh chi tiết các lựa chọn miễn phí: phần mềm bán hàng miễn phí tốt nhất hiện nay.

Câu hỏi thường gặp

Quản lý bán hàng bằng Google Sheets có phù hợp với shop nhỏ không?

Rất phù hợp. Với shop dưới 100 sản phẩm và vài chục đơn/ngày, Google Sheets miễn phí hoàn toàn đủ dùng. Hệ thống sheet đơn hàng + tồn kho + khách hàng có thể xây trong 1-2 ngày.

Tồn kho Google Sheets có tự trừ khi bán hàng không?

Có, nếu thiết lập đúng. Dùng công thức SUMIFS để tính tổng số lượng đã bán từ sheet đơn hàng, sau đó trừ vào tồn kho đầu kỳ. Kết quả cập nhật ngay khi thêm đơn mới.

Quản lý bán hàng Google Sheets khác gì so với phần mềm chuyên dụng?

Google Sheets linh hoạt và miễn phí, nhưng cần tự xây và bảo trì. Phần mềm chuyên dụng như SheetStore có sẵn hệ thống đầy đủ, giao diện thân thiện, hỗ trợ kỹ thuật. Với quy mô lớn hơn, nên cân nhắc dùng phần mềm.

Có thể quản lý nhiều kênh bán hàng (online + offline) trong một file không?

Được. Thêm cột "Kênh bán" (Shopee, Facebook, Trực tiếp...) vào sheet đơn hàng. Dashboard dùng SUMIFS lọc theo kênh để so sánh hiệu quả từng kênh bán.

Công thức VLOOKUP trong quản lý bán hàng dùng để làm gì?

VLOOKUP dùng để tự động điền tên sản phẩm và đơn giá khi nhập Mã SP vào đơn hàng — tránh nhập tay sai sót. Khi cập nhật giá trong sheet Sản phẩm, toàn bộ đơn hàng sau đó tự dùng giá mới.

Nhiều người cùng nhập đơn hàng một lúc có bị xung đột không?

Google Sheets hỗ trợ cộng tác real-time nhiều người cùng lúc. Nên phân quyền chỉnh sửa theo sheet (người bán chỉ nhập sheet Đơn hàng), tránh nhiều người cùng sửa một ô.

Khi nào nên dùng phần mềm quản lý bán hàng thay vì tự làm trên Sheets?

Khi số đơn vượt 100/ngày, cần tích hợp POS/in hóa đơn, hoặc đội ngũ lớn hơn 5 người. Lúc đó hệ thống Sheets tự xây sẽ khó bảo trì — phần mềm tiết kiệm thời gian hơn.

Tiết kiệm thời gian với SheetStore

Template quản lý bán hàng đầy đủ — nhập đơn → tồn kho tự trừ → CRM khách hàng → dashboard doanh thu. Dùng ngay, không cần xây từ đầu.

Xem template tại SheetStore

Hoặc xem thêm hướng dẫn khác