Hệ thống theo dõi nhập xuất tồn kho xây dựng trên Google Sheets, giúp doanh nghiệp kiểm soát lượng hàng tồn, phát hiện hàng sắp hết và lập báo cáo kiểm kê tự động.
Cách Quản Lý Kho Hàng Bằng Google Sheets 2026
Hướng dẫn chi tiết xây dựng hệ thống quản lý kho hoàn chỉnh: danh mục hàng hóa, nhập xuất tồn kho tự động, cảnh báo hàng sắp hết và báo cáo kiểm kê — miễn phí với Google Sheets.
Lợi Ích Khi Quản Lý Kho Bằng Google Sheets
Tồn kho real-time
Mỗi lần nhập/xuất hàng, tồn kho cập nhật ngay lập tức — luôn biết còn bao nhiêu hàng
Cảnh báo hàng sắp hết
Conditional Formatting tô đỏ khi tồn dưới mức an toàn, không bao giờ bị thiếu hàng bất ngờ
Theo dõi FIFO tự động
Xuất hàng nhập trước, tính giá vốn FIFO tự động — đúng chuẩn kế toán kho
Báo cáo kiểm kê dễ dàng
In báo cáo tồn kho, hàng chậm bán, hàng sắp hết hạn mỗi tháng chỉ vài giây
Hướng Dẫn Từng Bước
Tạo danh mục hàng hóa
Sheet "Danh mục": Mã SKU, Tên hàng, Đơn vị tính, Giá nhập, Mức tồn tối thiểu. Mỗi sản phẩm một hàng. SKU là khóa chính để tra cứu.
Mẹo: Dùng barcode scanner để nhập SKU nhanh hơn
Thiết lập sheet nhập kho
Sheet "Nhập kho": Ngày, Mã SKU, Tên hàng (auto VLOOKUP), Số lượng, Đơn giá, Nhà cung cấp, Số hóa đơn. Mỗi lần nhập = 1 hàng mới.
Mẹo: Data Validation cho cột SKU để chọn từ danh mục, tránh nhập sai
Thiết lập sheet xuất kho
Sheet "Xuất kho": Ngày, Mã SKU, Số lượng xuất, Lý do (bán hàng/hủy/chuyển kho), Người nhận. Tương tự sheet nhập.
Mẹo: Google Forms xuất kho cho nhân viên kho nhập nhanh trên điện thoại
Tính tồn kho tự động
Sheet "Tồn kho": Dùng SUMIF tính tổng nhập và tổng xuất cho từng SKU. Tồn = Tổng nhập - Tổng xuất. Conditional Formatting đỏ khi Tồn < Mức tối thiểu.
Mẹo: =SUMIF(Nhập!B:B,A2,Nhập!C:C)-SUMIF(Xuất!B:B,A2,Xuất!C:C)
Tạo dashboard báo cáo
Sheet "Báo cáo": Top hàng tồn nhiều nhất, hàng dưới mức an toàn, giá trị tồn kho tổng. Dùng QUERY để lọc hàng chậm bán (không xuất trong 30 ngày).
Mẹo: Charts từ Sheets làm dashboard trực quan cho quản lý
Công Thức Google Sheets Quản Lý Kho
| Công thức | Mục đích |
|---|---|
| =VLOOKUP(B2,DanhMuc!A:E,2,0) | Lấy tên hàng từ danh mục theo mã SKU |
| =SUMIF(NhapKho!B:B,A2,NhapKho!C:C) | Tổng số lượng nhập của từng SKU |
| =SUMIF(XuatKho!B:B,A2,XuatKho!C:C) | Tổng số lượng xuất của từng SKU |
| =D2-E2 | Tồn kho = Tổng nhập - Tổng xuất |
| =IF(F2<G2,"⚠️ Sắp hết","OK") | Cảnh báo khi tồn dưới mức an toàn |
| =SUMPRODUCT(TonKho!D2:D100*DanhMuc!D2:D100) | Tổng giá trị tồn kho |
Câu Hỏi Thường Gặp
Google Sheets quản lý kho được bao nhiêu SKU?
Không giới hạn về kỹ thuật. Thực tế dưới 5.000 SKU Google Sheets rất nhanh. Trên 10.000 SKU nên tách sheet hoặc dùng database.
Có thể quản lý kho nhiều kho/chi nhánh không?
Có. Mỗi kho có sheet nhập/xuất riêng, sheet tồn kho tổng hợp dùng IMPORTRANGE hoặc SUMIF qua nhiều sheet.
Google Sheets tính được giá vốn FIFO không?
Có nhưng cần công thức phức tạp hơn — dùng ARRAYFORMULA và cột phụ để theo dõi batch nhập. SheetStore có template FIFO tự động.
Nhân viên kho có thể nhập liệu trên điện thoại không?
Có. Google Forms làm form nhập/xuất kho trên điện thoại, dữ liệu tự vào Sheets. Không cần máy tính, không cần cài app.
SheetStore có template quản lý kho sẵn không?
Có, template quản lý kho SheetStore gồm: danh mục hàng, nhập/xuất kho, tồn kho real-time, cảnh báo hàng sắp hết và báo cáo kiểm kê. Cài đặt và dùng ngay.
Dùng Template Quản Lý Kho Sẵn Có
SheetStore cung cấp template quản lý kho hoàn chỉnh: danh mục hàng, nhập/xuất kho, tồn kho real-time, cảnh báo hàng sắp hết và báo cáo kiểm kê — cài đặt và dùng ngay.