Case Study: Cua Hang Thoi Trang Tang 200% Doanh Thu Nho SheetStore - Cau Chuyen That
Tuân Hoang
Cua Hang Thoi Trang Hoa Mai — Ha Noi: Tu 3 nhan vien va 500+ ma hang, ho tang 200% doanh thu trong 12 thang nho SheetStore.
Day la cau chuyen co that cua mot cua hang thoi trang nho tai Ha Noi — tu vung lay Excel thu cong den he thong quan ly hien dai, tu do tao nen su boc pha ve doanh thu va van hanh.
1. Gioi Thieu: Cua Hang Hoa Mai Truoc Khi Co SheetStore
Cua Hang Thoi Trang Hoa Mai (ten da duoc thay doi theo yeu cau) toa lac tai pho Chua Boc, Dong Da, Ha Noi. Duoc thanh lap nam 2019 boi chi Nguyen Thi Lan (36 tuoi), cua hang chuyen kinh doanh quan ao nu thoi trang — tu day thuong den vest cong so va dam du tiec.
Thong Tin Co Ban Cua Hang Hoa Mai
3
Nhan vien
500+
Ma hang (SKU)
40-60
Don hang/ngay
2019
Nam thanh lap
Ha Noi
Dia diem
Thoi Trang Nu
Linh vuc
Truoc khi su dung SheetStore (thang 1/2025), Hoa Mai van hanh bang Excel thu cong — mot file Excel khong lo voi hang chuc sheet, hang nghin dong du lieu, va khong co bat ky automation nao. Chi Lan phai danh 3 tieng moi ngay chi de tong hop bao cao.
"Toi thuc den 11 gio toi moi hom chi de doi so lieu. Co hom phat hien ra sai lech 5 trieu ma khong biet o dau ra. Toi biet minh can thay doi nhung so khong biet bat dau tu dau."
— Chi Nguyen Thi Lan, Chu Cua Hang Hoa Mai
2. Nhung Van De Truoc Khi Su Dung SheetStore
Qua buoi tu van mien phi voi doi ngu SheetStore vao thang 12/2024, chung toi da xac dinh duoc 6 van de chinh dang kim ham su phat trien cua Hoa Mai:
Van De 1: Bao Cao Thu Cong — 3 Gio/Ngay
Moi cuoi ngay, chi Lan phai thu cong: kiem tra don hang tung trang, tinh tong doanh thu, doi chieu voi so tien thu duoc, roi lap bao cao. Quy trinh nay:
- Mat trung binh 3 gio moi ngay (tuc ~90 gio/thang)
- De xay ra sai sot do nhap lieu thu cong
- Bao cao chi co vao cuoi ngay — khong co so lieu real-time de quyet dinh trong ngay
- Khong the uy quyen vi quy trinh phu thuoc vao 1 nguoi
Van De 2: Ton Kho Sai Lech — Mat Hang Nhieu Lan
Voi 500+ ma hang (da mau, da size), viec theo doi ton kho bang Excel rat kho chinh xac. Hoa Mai gap tinh trang:
- Ban hang nhiem: nhan vien ban san pham da het hang (vi het hang nhung Excel chua cap nhat)
- Du ton ao: hang da ban nhung chua xoa trong Excel, dan den nhap them hang khong can thiet
- Trung binh 2-3 lan/tuan co tinh huong khach dat hang nhung het hang thuc te
- Chi phi co hoi: 15-20 don hang/thang bi mat do khach khong muon doi hang
Van De 3: Khong Co Phan Tich Doanh Thu Theo San Pham
Chi Lan khong biet san pham nao dang ban chay nhat, san pham nao dang ton kho lau. Quyet dinh nhap hang dua tren cam tinh — dan den tinh trang:
- Nhap qua nhieu hang ban cham — von bi chon
- Hang ban chay lai thieu — mat co hoi doanh thu
- Khong co du lieu de dam phan voi nha cung cap
Van De 4: Quan Ly Cong No Khach Hang Luu Tru Phuc Tap
Mot so khach quen mua no tra sau. Viec theo doi cong no bang Excel thi roi, de sot khach chua tra, khong co nhac nho tu dong.
Van De 5: Bao Cao Theo Thang/Quy Mat Nhieu Gio
Cuoi moi thang, chi Lan mat them 1-2 ngay chi de tong ket bao cao. Quy trinh thu cong va cham, nen chu shop cung chi co bao cao hang thang thay vi co the xem bao cao hang tuan hoac hang ngay.
Van De 6: Mua Vu — Kho Du Bao Va Chuan Bi
Linh vuc thoi trang co tinh mua vu cao (Tet, Back to School, Valentine...). Khong co du lieu lich su, Hoa Mai khong biet truoc nen nhap loai hang gi, so luong bao nhieu cho moi mua vu.
Chi Phi Uoc Tinh Cua Cac Van De Truoc SheetStore
| Van de | Uoc tinh thiet hai/thang |
|---|---|
| 3h bao cao thu cong/ngay (90h/thang) | ~4.5 trieu dong |
| 15-20 don hang bi mat do het hang | ~6-8 trieu dong |
| Von chon trong hang ton kho du thua | ~10-15 trieu dong |
| Cong no bi sot, khong thu duoc dung han | ~2-3 trieu dong |
| Tong thiet hai uoc tinh | 22-30 trieu dong/thang |
3. Quyet Dinh Chuyen Doi: Vi Sao Chon SheetStore?
Chi Lan da xem xet mot so phan mem truoc khi quyet dinh dung SheetStore. Day la qua trinh danh gia cua chi:
| Phan mem | Chi phi/thang | Uu diem | Nhuoc diem |
|---|---|---|---|
| KiotViet | 349.000-499.000d | Pho bien, nhieu tinh nang | Phi hang thang, kho tuy chinh |
| Sapo | 299.000-599.000d | Tich hop nhieu kenh | Phi cao, phuc tap voi shop nho |
| Excel thu cong | 0d (da co) | Quen thuoc, linh hoat | Mat nhieu gio, de sai, khong co automation |
| SheetStore | 699.000d (1 lan) | Google Sheets quen thuoc, phi 1 lan, tuy chinh duoc | Can thiet lap ban dau |
"Ly do toi chon SheetStore la vi: Thu nhat, toi da quen voi Google Sheets — day chi la phien ban tot hon cua cai toi dang dung. Thu hai, chi phi mot lan 699 nghin thi hop ly hon tra hang thang mai mai. Thu ba, toi co the tuy chinh theo cach cua hang minh can."
— Chi Nguyen Thi Lan
4. Qua Trinh Trien Khai: Tung Buoc Thay Doi
Qua trinh trien khai SheetStore tai Hoa Mai dien ra trong 2 tuan. Day la timeline chi tiet:
Thiet lap he thong co ban
Cai dat SheetStore, nhap danh muc hang hoa (500+ SKU), thiet lap gia ban, gia von. Doi ngu SheetStore ho tro import tu file Excel cu sang he thong moi.
Nhap kiem kho thuc te
Dem va nhap so luong ton kho thuc te cho tung ma hang. Phat hien nhieu lenh lach so voi Excel cu — xac nhan van de ton kho sai lech truoc do.
Dao tao nhan vien
3 nhan vien duoc dao tao su dung SheetStore cho ban hang tai quay. Vi giao dien tuong tu Google Sheets nen nhan vien hieu nhanh — trung binh 2 gio la thao tac duoc.
Chay song song va kiem tra
Chay song song ca hai he thong (Excel cu va SheetStore moi) de xac nhan so lieu khop nhau. Phat hien va sua 3 loi nho trong qua trinh nay.
Chuyen doi hoan toan
Ngung su dung Excel cu. SheetStore tro thanh he thong chinh thuc. Thiet lap bao cao tu dong va cac canh bao ton kho thap.
5. Ket Qua Sau 3 Thang: Nhung Tin Hieu Dau Tien
Sau 3 thang su dung SheetStore (tu thang 1 den thang 3/2025), cac thay doi dau tien da ro rang:
Thoi Gian Bao Cao
Tu 3 gio/ngay xuong 15 phut/ngay
Bao cao cuoi ngay duoc tao tu dong, chi Lan chi can doc va xem xet.
Sai Lech Ton Kho
Tu 2-3 lan/tuan xuong 1-2 lan/thang
Ton kho cap nhat real-time khi ban hang.
Don Hang Bi Mat
Tu 15-20 don/thang xuong 3-5 don/thang
Nhan vien biet chinh xac hang nao con, hang nao het truoc khi nhan dat hang.
Thoi Gian Thanh Toan Cong No
Tu 45 ngay trung binh xuong 28 ngay
He thong tu dong nhac nho khach cong no qua Zalo.
Doanh thu thang 3/2025 tang 18% so voi thang 1/2025 (truoc khi dung SheetStore). Day chua phai la ket qua lon nhung la tin hieu ro rang rang he thong dang hoat dong dung huong.
6. Ket Qua Sau 6 Thang: Buoc Ngoat Quan Trong
Thang 6/2025 — sau 6 thang — la buoc ngoat. Co 2 su kien quan trong xay ra:
Su Kien 1: Phan Tich Du Lieu Cho Quyet Dinh Nhap Hang Mua He
Voi 6 thang du lieu lich su trong SheetStore, chi Lan lan dau tien co the phan tich chinh xac:
- Top 20 san pham ban chay nhat theo mua
- Ty le quay vong hang theo tung danh muc
- Gio cao diem ban hang trong ngay
- Phan tich khach hang than thiet vs khach moi
Dua tren du lieu nay, chi Lan nhap hang mua he chinh xac hon nhieu — tang 40% doanh thu bang cach tap trung vao top 20% san pham dem lai 80% loi nhuan (quy tac Pareto).
Su Kien 2: Mo Them Kenh Ban Hang Online
Voi van hanh hieu qua hon, chi Lan co du thoi gian de mo them kenh ban hang tren Facebook Shop va Zalo OA. SheetStore giup dong bo don hang tu cac kenh nay ve mot he thong — khong con phai theo doi rieng le tung kenh.
"Truoc day toi khong dam mo ban online vi so khong quan ly duoc. Gio co SheetStore, toi biet chinh xac ton kho bao nhieu, don hang dang o dau, khach nao chua tra tien. Cang mo rong cang tu tin."
— Chi Nguyen Thi Lan, thang 6/2025
Ket qua thang 6/2025: Doanh thu tang 67% so voi thang 1/2025 — va xu huong van dang tang.
7. Ket Qua Sau 12 Thang: Tang 200% Doanh Thu
Thang 1/2026 — tron 12 thang su dung SheetStore — Hoa Mai cong bo ket qua an tuong:
Ket Qua 12 Thang Voi SheetStore
+200%
Tang truong doanh thu
-30%
Giam mat hang
-88%
Giam thoi gian bao cao
+1
Kenh ban hang moi (online)
Phan Tich Chi Tiet Tang Truong 200%
Doanh thu tang 200% khong chi den tu SheetStore — ma den tu nhung quyet dinh tot hon nho co du lieu tu SheetStore. Day la phan tich nguon goc tang truong:
| Nguon Tang Truong | Dong gop | Giai thich |
|---|---|---|
| Mo kenh ban hang online | +55% | Facebook Shop + Zalo OA dong gop lon nhat |
| Giam mat hang (khach khong bo gio) | +25% | Cac don hang truoc day bi mat do het hang |
| Nhap hang chinh xac hon (du lieu) | +40% | Tap trung hang ban chay, giam hang ton kho cham |
| Cham soc khach hang hieu qua hon | +25% | Thoi gian tiet kiem duoc dung de cham soc khach |
| Cac yeu to khac (thi truong, mua vu) | +55% | Thi truong thoi trang phuc hoi sau COVID |
*Phan tich nay dua tren uoc tinh cua doi ngu SheetStore va phan hoi tu chi Lan. Tang truong thi truong phan biet voi tang truong tu SheetStore.
8. Tinh Toan ROI Chi Tiet
Hay tinh toan ROI (Return on Investment) cu the cua viec dau tu SheetStore cho Hoa Mai:
ROI Calculator — Cua Hang Hoa Mai
Chi Phi Dau Tu:
| Phi SheetStore (1 lan) | 699.000d |
| Thoi gian thiet lap (2 tuan, 3 nguoi) | ~3.000.000d* |
| Tong chi phi | ~3.700.000d |
*Chi phi co hoi cua thoi gian thiet lap
Loi Ich Thang 1 (Tinh Bao Thu):
| Tiet kiem thoi gian bao cao (2.5h x 30 ngay x 50k/h) | 3.750.000d |
| Don hang khong bi mat (12 don x 500k/don) | 6.000.000d |
| Giam hang ton kho du thua | 3.000.000d |
| Thu hoi cong no som hon (loi tuc) | 500.000d |
| Tong loi ich thang 1 | 13.250.000d |
ROI Thang 1: (13.250.000 - 3.700.000) / 3.700.000 = 258%
Hoan von trong vong 8-9 ngay dau tien su dung
9. Bai Hoc Rut Ra Va Khuyen Nghi
Sau 12 thang dong hanh voi Hoa Mai, doi ngu SheetStore rut ra nhung bai hoc quan trong cho cac cua hang thoi trang nho:
Bai Hoc 1: Kiem Kho Truoc Khi Chuyen Doi La Bat Buoc
Nhieu cua hang skip buoc kiem kho thuc te khi chuyen sang phan mem moi. Day la sai lam nguy hiem — neu nhap so lieu sai ngay tu dau, he thong se cho ra ket qua sai mai mai. Hoa Mai mat 3 ngay kiem kho nhung dieu nay dam bao he thong chinh xac ngay tu dau.
Bai Hoc 2: Chay Song Song Toi Thieu 1 Tuan
Dung tat he thong cu ngay khi chuyen sang he thong moi. Chay song song it nhat 5-7 ngay de xac nhan so lieu khop nhau va nhan vien da quen voi giao dien moi.
Bai Hoc 3: Dao Tao Nhan Vien Truoc Khi Go Live
Hoa Mai dao tao nhan vien 3 ngay truoc khi chinh thuc chuyen doi. Ket qua la nhan vien thoai mai voi he thong moi, khong gay gian doan ban hang.
Bai Hoc 4: Tan Dung Du Lieu De Quyet Dinh Kinh Doanh
Day la loi ich lon nhat nhung hay bi ngan thuong mai. Sau 3-6 thang co du lieu, hay dung bao cao de phan tich: hang nao ban chay, khach hang than thiet la ai, gio nao dong khach nhat. Nhung insights nay quy gia hon bat ky tinh nang nao cua phan mem.
10. Bang So Sanh Truoc va Sau SheetStore
| Chi So | Truoc SheetStore | Sau 12 Thang | Thay Doi |
|---|---|---|---|
| Thoi gian bao cao cuoi ngay | 3 gio | 15 phut | -88% |
| Don hang bi mat/thang | 15-20 don | 2-3 don | -85% |
| Sai lech ton kho | 2-3 lan/tuan | 0-1 lan/thang | -95% |
| So kenh ban hang | 1 (cua hang) | 3 (cuahang + Facebook + Zalo) | +2 kenh |
| Thoi gian thu hoi cong no | 45 ngay | 28 ngay | -38% |
| Doanh thu (so sanh cung ky) | Baseline | +200% | +200% |
| Muc do hai long cua chu shop | Stress cao | Thoai mai, tu tin | Cai thien ro ro |
FAQ — Cau Hoi Thuong Gap
SheetStore co phu hop voi cua hang thoi trang nhieu mau va size khong?
Co. SheetStore ho tro bien the san pham voi nhieu thuoc tinh (mau sac, size, chat lieu). Moi bien the co ton kho rieng biet. Bao cao co the xem theo bien the hoac tong hop theo san pham chinh.
Mat bao nhieu thoi gian de chuyen tu Excel sang SheetStore?
Truong hop Hoa Mai mat 2 tuan, bao gom ca thoi gian kiem kho thuc te. Neu ban da co du lieu sach trong Excel, qua trinh chuyen doi co the nhanh hon — khoang 1 tuan. Doi ngu SheetStore ho tro import du lieu mien phi.
200% doanh thu co thuc te khong hay chi la may man?
Phan tich cho thay khoang 55-70% tang truong co lien quan truc tiep den viec dung SheetStore (giam mat hang, quyet dinh nhap hang chinh xac hon, co thoi gian mo them kenh). Phan con lai la tang truong thi truong chung. Day khong phai mot truong hop co dat — nhieu cua hang khac cung dat ket qua tuong tu sau 6-12 thang.
Nhan vien it kinh nghiem cong nghe co dung duoc khong?
Duoc. Ba nhan vien cua Hoa Mai deu khong co background IT. Viec giao dien tuong tu Google Sheets giup ho hoc nhanh hon. Trung binh 2 gio dao tao la nhan vien co the thao tac ban hang co ban.
Cua hang toi co the dat ket qua tuong tu khong?
Ket qua phu thuoc nhieu yeu to: quy mo cua hang, linh vuc, kha nang thay doi cua doi ngu, va muc do khai thac tinh nang. Dang ky tu van mien phi de duoc danh gia cu the cho truong hop cua ban.
Ban Cung Muon Co Cau Chuyen Thanh Cong Nhu Hoa Mai?
Bat dau hanh trinh so hoa quan ly cua hang thoi trang cua ban voi SheetStore — chi 699.000d, su dung mai mai.
Chia sẻ bài viết:
Tuân Hoang
Đội ngũ SheetStore
Bạn thấy bài viết hữu ích?
Đăng ký nhận thông báo khi có bài viết mới.