Mẫu Excel/Google Sheets Quản Lý Học Phí Dạy Thêm 2026

Quên thu học phí, nhớ nhầm số tiền học sinh đã đóng, không biết ai đang nợ tháng nào — đây là những vấn đề phổ biến nhất khi giáo viên dạy thêm quản lý học phí bằng trí nhớ hoặc sổ tay. Bài viết này cung cấp mẫu Excel/Google Sheets miễn phí giúp bạn theo dõi học phí rõ ràng, minh bạch với phụ huynh.

Mục Lục

1. Tại sao cần mẫu quản lý học phí riêng?
2. Cấu trúc mẫu quản lý học phí
3. Công thức tính học phí và công nợ
4. Nhắc nhở đóng học phí tự động
5. Báo cáo doanh thu học phí theo tháng
6. Khi nào nên nâng cấp lên phần mềm chuyên dụng
7. Câu hỏi thường gặp

1. Tại Sao Cần Mẫu Quản Lý Học Phí Riêng?

Nhiều giáo viên dạy thêm bắt đầu bằng cách ghi học phí vào sổ tay hoặc nhớ trong đầu. Khi số học sinh tăng lên vài chục em, cách này bắt đầu bộc lộ vấn đề:

• Quên thu học phí: Không nhớ học sinh nào đã đóng tháng này, học sinh nào còn nợ.
• Sai sót số liệu: Ghi nhầm số tiền, nhầm tháng, dẫn đến tranh cãi với phụ huynh.
• Không có lịch sử: Khi phụ huynh hỏi "đã đóng bao nhiêu tháng rồi", không tra cứu được ngay.
• Không tổng hợp được doanh thu: Cuối tháng không biết chính xác thu được bao nhiêu, còn nợ bao nhiêu.

Một bảng tính Google Sheets được thiết kế đúng cách giải quyết toàn bộ vấn đề này miễn phí, dùng ngay trên điện thoại hoặc máy tính.

2. Cấu Trúc Mẫu Quản Lý Học Phí

Tab 1: Danh Sách Học Sinh

Cột: Mã học sinh, Họ tên, Lớp/môn học, SĐT phụ huynh, Mức học phí/tháng, Ngày bắt đầu học.

Tab 2: Bảng Theo Dõi Thu Học Phí

Ma trận: hàng là học sinh, cột là các tháng trong năm học. Mỗi ô ghi trạng thái: "Đã đóng", "Chưa đóng", hoặc số tiền cụ thể nếu học phí thay đổi theo buổi học.

Học sinh	T9	T10	T11	T12	Tổng nợ
Nguyễn Văn A	Đã đóng	Đã đóng	Chưa đóng	Chưa đóng	2 tháng
Trần Thị B	Đã đóng	Đã đóng	Đã đóng	Đã đóng	0 tháng

Tab 3: Lịch Sử Thanh Toán

Ghi chi tiết từng lần thu tiền: ngày thu, học sinh, số tiền, hình thức (tiền mặt/chuyển khoản), người thu.

3. Công Thức Tính Học Phí Và Công Nợ

// Đếm số tháng chưa đóng của 1 học sinh (từ cột T9 đến T12)
=COUNTIF(B2:E2, "Chưa đóng")

// Tổng học phí phải thu trong tháng (toàn bộ học sinh)
=COUNTIF(C2:C50, "Đã đóng") * mức_hoc_phi

// Danh sách học sinh còn nợ học phí tháng hiện tại
=FILTER(A2:A50, D2:D50="Chưa đóng")

// Cảnh báo học sinh nợ từ 2 tháng trở lên
=IF(COUNTIF(B2:E2,"Chưa đóng")>=2, "⚠️ Cần nhắc phụ huynh", "Bình thường")

// Tổng doanh thu học phí đã thu trong tháng
=SUMIF('Lich Su Thanh Toan'!C:C, "Thang 11", 'Lich Su Thanh Toan'!D:D)
  

4. Nhắc Nhở Đóng Học Phí Tự Động

Dùng Google Apps Script để tự động gửi email hoặc tạo danh sách nhắc nhở khi đến hạn:

function nhacHocPhi() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName('Theo Doi Hoc Phi');
  const data = sheet.getDataRange().getValues();

  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const ten_hs = data[i][0];
    const sdt_phu_huynh = data[i][1];
    const trang_thai_thang_nay = data[i][5]; // cột tháng hiện tại

    if (trang_thai_thang_nay === 'Chưa đóng') {
      Logger.log('Can nhac hoc phi: ' + ten_hs + ' - SDT: ' + sdt_phu_huynh);
      // Có thể tích hợp gửi email qua GmailApp.sendEmail() nếu có email phụ huynh
    }
  }
}
  

5. Báo Cáo Doanh Thu Học Phí Theo Tháng

Tạo một tab "Báo Cáo" tổng hợp:

• Tổng học phí đã thu trong tháng
• Tổng học phí còn nợ (dự kiến thu tháng sau)
• Số học sinh đóng đúng hạn vs trễ hạn
• Biểu đồ xu hướng doanh thu theo tháng (dùng Insert → Chart)

6. Khi Nào Nên Nâng Cấp Lên Phần Mềm Chuyên Dụng?

Mẫu Excel/Sheets tự làm phù hợp khi bạn dạy dưới 20-30 học sinh và có thời gian tự cập nhật công thức. Khi số lượng học sinh tăng lên, nhiều lớp, nhiều môn khác nhau, việc tự quản lý bắt đầu tốn thời gian và dễ sai sót.

Lúc này, Phần Mềm Quản Lý Dạy Thêm của SheetStore là giải pháp đáng cân nhắc — module học phí, điểm danh và báo cáo đã xây dựng sẵn, không cần tự viết công thức, giá 399.000đ trọn đời thay vì tốn hàng giờ tự thiết kế và bảo trì bảng tính.

Nếu bạn đang cân nhắc giữa các lựa chọn miễn phí và trả phí một lần, xem thêm so sánh phần mềm quản lý dạy thêm miễn phí 2026 để chọn đúng giải pháp cho quy mô lớp học của bạn.

Câu Hỏi Thường Gặp

Mẫu này có dùng được cho nhiều lớp/nhiều môn cùng lúc không?

Có. Bạn có thể thêm cột "Lớp/Môn học" vào tab Danh sách học sinh và dùng bộ lọc (Filter view) để xem riêng từng lớp mà không cần tách nhiều file.

Làm sao để tránh sai sót khi nhập học phí thủ công?

Dùng Data Validation để giới hạn giá trị nhập vào ô (chỉ cho phép "Đã đóng"/"Chưa đóng" hoặc số tiền hợp lệ), và bật Conditional Formatting để tô màu cảnh báo học sinh nợ học phí.

Có cần đăng ký kinh doanh khi thu học phí dạy thêm không?

Theo quy định hiện hành về dạy thêm học thêm, hoạt động dạy thêm có thu phí ngoài nhà trường cần đăng ký kinh doanh (hộ kinh doanh hoặc hình thức phù hợp). Xem chi tiết tại bài viết Dạy thêm có cần đăng ký kinh doanh? để nắm rõ điều kiện áp dụng.

Google Sheets có giới hạn số học sinh quản lý được không?

Không giới hạn thực tế — Google Sheets hỗ trợ đến hàng triệu ô dữ liệu, đủ dùng cho hàng trăm học sinh trong nhiều năm học liên tục.

Kết Luận

Một bảng tính quản lý học phí rõ ràng giúp giáo viên dạy thêm tránh thất thoát và giữ mối quan hệ minh bạch với phụ huynh. Bắt đầu với mẫu đơn giản ở trên, và khi lớp học phát triển, cân nhắc chuyển sang giải pháp có sẵn để tiết kiệm thời gian.

Tài Nguyên Liên Quan

• Phần Mềm Quản Lý Dạy Thêm — SheetStore
• So sánh phần mềm quản lý dạy thêm miễn phí 2026
• Template quản lý học sinh, điểm danh