Quản Lý Phép Năm & Nghỉ Phép Nhân Viên Tự Động Google Sheets

Quy Định Về Phép Năm Theo Luật Lao Động Việt Nam

Theo Bộ luật Lao động 2019, nhân viên làm đủ 12 tháng có ít nhất 12 ngày phép/năm. Tăng thêm 1 ngày sau mỗi 5 năm làm việc. Nhân viên làm việc trong điều kiện nặng nhọc, độc hại có thêm 2–3 ngày phép.

Cấu Trúc Hệ Thống Quản Lý Phép

Sheet "Phép Nhân Viên" — Tổng hợp theo năm

// Số ngày phép được cấp (theo thâm niên)
=IF(ThamNien < 5, 12,
   IF(ThamNien < 10, 13,
   IF(ThamNien < 15, 14, 15)))

// Phép đã nghỉ trong năm
=COUNTIFS(LichNghi!C:C, A2, YEAR(LichNghi!A:A), YEAR(TODAY()), LichNghi!E:E, "Đã duyệt")

// Phép còn lại
=PhepDuocCap - PhepDaNghi

// Phép quá hạn chưa dùng (cảnh báo cuối năm)
=IF(MONTH(TODAY())>=11 AND PhepConLai > 3, "⚠️ Còn " & PhepConLai & " ngày chưa dùng", "")

Sheet "Đăng Ký Nghỉ Phép" — Từ Google Form

Tạo Google Form cho nhân viên đăng ký nghỉ phép với các trường:

• Tên nhân viên (dropdown)
• Loại phép: Phép năm / Phép không lương / Nghỉ bù / Nghỉ ốm
• Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc
• Số ngày nghỉ
• Lý do nghỉ
• Bàn giao công việc cho ai

Quy Trình Phê Duyệt Tự Động

function onFormSubmit(e) {
  const responses = e.values;
  const [timestamp, nhanVien, loaiPhep, ngayBatDau, ngayKetThuc, soNgay, lyDo] = responses;

  // Kiểm tra số phép còn lại
  const phepConLai = getPhepConLai(nhanVien);

  if (loaiPhep === "Phép năm" && soNgay > phepConLai) {
    // Gửi email từ chối tự động
    sendEmail(nhanVien, "Từ chối đơn nghỉ phép",
      `Bạn chỉ còn ${phepConLai} ngày phép. Vui lòng điều chỉnh lại.`);
    return;
  }

  // Gửi email cho quản lý phê duyệt
  const managerEmail = getManagerEmail(nhanVien);
  const approvalLink = createApprovalLink(e.range.getRow());

  GmailApp.sendEmail(managerEmail,
    `[PHÊ DUYỆT] ${nhanVien} xin nghỉ ${soNgay} ngày từ ${ngayBatDau}`,
    `Lý do: ${lyDo}
Phê duyệt tại: ${approvalLink}`);
}

Dashboard Quản Lý Phép Toàn Công Ty

Tạo sheet "Dashboard" với các biểu đồ:

• Heatmap lịch nghỉ phép của cả team theo tháng
• Số ngày phép trung bình còn lại theo phòng ban
• Nhân viên chưa nghỉ phép năm nay (cần nhắc nhở)
• Tỷ lệ phép được duyệt vs từ chối

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

Phép năm có được chuyển sang năm sau không?

Theo luật, phép năm không dùng hết có thể thanh toán bằng tiền khi chấm dứt hợp đồng. Tuy nhiên việc cho phép chuyển sang năm sau là quyết định của từng doanh nghiệp, cần ghi rõ trong nội quy.

Nghỉ ốm có tính vào phép năm không?

Không. Nghỉ ốm có chứng từ y tế được tính riêng, được hưởng trợ cấp BHXH. Chỉ khi nhân viên nghỉ ốm quá số ngày BHXH chi trả mới cần dùng đến phép năm.

Làm sao tính phép cho nhân viên mới vào giữa năm?

Phép tính theo số tháng làm việc thực tế trong năm. Ví dụ vào làm tháng 7 (6 tháng còn lại) thì được 12 × 6/12 = 6 ngày phép trong năm đó.