Tạo Lịch Quản Lý Dự Án Trên Google Sheets: Template + Hướng Dẫn 2026

Tại Sao Dùng Google Sheets Để Quản Lý Dự Án?

Phần mềm quản lý dự án chuyên dụng (Asana, Jira, Monday.com) rất mạnh nhưng tốn phí và cần thời gian học. Google Sheets phù hợp khi:

• Team nhỏ (2-10 người), dự án không quá phức tạp
• Muốn tùy chỉnh hoàn toàn theo quy trình của team
• Kết hợp quản lý dự án với dữ liệu kinh doanh (doanh thu, chi phí)
• Không muốn trả thêm phí phần mềm

Cấu Trúc Template Quản Lý Dự Án Trên Google Sheets

Template hoàn chỉnh gồm 5 sheet:

Bước 1: Tạo Gantt Chart Trên Google Sheets

Cấu Trúc Cột Gantt Chart

Cột A-H: Thông tin task | Cột I trở đi: Timeline (mỗi cột = 1 ngày hoặc 1 tuần)

Cột A: Task ID (T001, T002...)
Cột B: Tên công việc
Cột C: Người phụ trách
Cột D: Ngày bắt đầu (Start Date)
Cột E: Ngày kết thúc (End Date)
Cột F: Số ngày (=E-D+1)
Cột G: Tiến độ % (0-100)
Cột H: Trạng thái (Not Started/In Progress/Done/Blocked)
Cột I trở đi: Ngày tháng (I1=ngày đầu dự án, J1=I1+1...)

Công Thức Tô Màu Gantt Bar

Trong ô I2 (và kéo sang phải, xuống dưới), nhập công thức:

=IF(AND(I$1>=$D2, I$1<=$E2), $G2/100, "")

Sau đó tạo Conditional Formatting cho toàn bộ vùng Gantt:

• Rule 1: Giá trị > 0 → tô màu xanh (task đang làm)
• Rule 2: Giá trị = 1 → tô màu xanh đậm (hoàn thành)
• Rule 3: Cột ngày = TODAY() → tô màu vàng (đường kẻ hôm nay)

Conditional Formatting Nâng Cao

Tô đỏ task quá hạn:

=AND($E2<TODAY(), $G2<100)

Bước 2: Task Tracker Chi Tiết

Cấu Trúc Sheet Task List

A: Task ID
B: Giai đoạn dự án (Phase 1/2/3)
C: Tên công việc
D: Mô tả chi tiết
E: Người phụ trách (Dropdown từ danh sách team)
F: Người review
G: Priority (High/Medium/Low)
H: Start Date
I: Due Date
J: Ngày hoàn thành thực tế
K: % Hoàn thành
L: Số giờ ước tính
M: Số giờ thực tế
N: Trạng thái
O: Ghi chú/Block reason

Data Validation Cho Dropdown

1. Chọn cột N (Trạng thái)
2. Data → Data validation → List of items
3. Nhập: Not Started,In Progress,Review,Done,Blocked,Cancelled

Công Thức Tính Tiến Độ Tổng Thể

=AVERAGEIF(N2:N100,"Done",K2:K100)
// Hoặc tính % task hoàn thành:
=COUNTIF(N2:N100,"Done")/COUNTA(N2:N100)*100

Bước 3: Dashboard Tổng Hợp

KPI Cards Dùng Công Thức

// Tổng số task
=COUNTA('Task List'!A2:A1000)

// Task hoàn thành
=COUNTIF('Task List'!N2:N1000,"Done")

// Task quá hạn
=COUNTIFS('Task List'!I2:I1000,"<"&TODAY(),'Task List'!N2:N1000,"<>Done")

// % tiến độ tổng thể
=AVERAGE('Task List'!K2:K1000)

// Task của tôi đang pending
=COUNTIFS('Task List'!E2:E1000,A1,'Task List'!N2:N1000,"In Progress")

Biểu Đồ Burndown Chart

Tạo bảng dữ liệu burndown theo tuần:

Cột A: Ngày (mỗi tuần một dòng)
Cột B: Task còn lại lý tưởng (giảm đều)
Cột C: Task còn lại thực tế (=COUNTIF nhóm task chưa Done)

Insert → Chart → Line chart để tạo burndown chart tự động cập nhật.

Bước 4: Deadline Management Thông Minh

Cảnh Báo Deadline Tự Động

Trong cột màu (cột O), tạo Conditional Formatting:

• Đỏ: Quá hạn: =AND(I2<TODAY(), K2<100)
• Vàng: Còn 3 ngày: =AND(I2-TODAY()<=3, I2>=TODAY(), K2<100)
• Xanh: Hoàn thành: =K2=100

Email Nhắc Nhở Tự Động Với Apps Script

function sendDeadlineReminders() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName('Task List');
  const data = sheet.getDataRange().getValues();
  const today = new Date();

  data.slice(1).forEach((row, i) => {
    const dueDate = new Date(row[8]); // Cột I
    const assignee = row[4]; // Cột E (email)
    const taskName = row[2]; // Cột C
    const status = row[13]; // Cột N
    const daysLeft = Math.ceil((dueDate - today) / (1000*60*60*24));

    if (daysLeft <= 2 && daysLeft >= 0 && status !== 'Done') {
      GmailApp.sendEmail(assignee,
        '⚠️ Deadline sắp đến: ' + taskName,
        'Task "' + taskName + '" đến hạn sau ' + daysLeft + ' ngày. Vui lòng cập nhật tiến độ.'
      );
    }
  });
}

// Trigger: Time-driven → Every day → 8am

Template Download Miễn Phí

Các template có sẵn:

Mẹo Tối Ưu Template Quản Lý Dự Án

Tip 1: Freeze Rows và Columns

View → Freeze → 1 row (freeze dòng tiêu đề) và 2 columns (freeze Task ID + Tên công việc). Khi scroll ngang xem timeline, vẫn thấy tên task.

Tip 2: Dùng Named Ranges

Data → Named ranges → Đặt tên cho vùng dữ liệu (ví dụ: "TaskList", "TeamMembers"). Công thức dễ đọc hơn: =COUNTIF(TaskList,"Done")

Tip 3: Import Range Giữa Các File

Nếu mỗi dự án có file Sheets riêng, tổng hợp về dashboard chung:

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/ID", "Task List!A:N")

Xem thêm: Phần mềm quản lý bán hàng | Blog hướng dẫn Google Sheets