Tự Xây Hệ Thống HR Bằng Google Sheets + Apps Script: Hướng Dẫn Hoàn Chỉnh

// Trigger: onFormSubmit — xử lý khi nhân viên submit form chấm công

function processAttendance(e) {

const values = e.values // [timestamp, name, type, note]

const timestamp = new Date(values[0])

const empName = values[1]

const checkType = values[2] // "Vào ca" hoặc "Ra ca"

const month = timestamp.getMonth() + 1

const day = timestamp.getDate()

const hour = timestamp.getHours() + timestamp.getMinutes()/60

// Mở file chấm công tháng tương ứng

const ccFile = SpreadsheetApp.openById(CC_FILE_ID)

const ccSheet = ccFile.getSheetByName('CC_T' + month)

// Tìm row của nhân viên và ghi giờ vào/ra

const empRow = findEmployeeRow(ccSheet, empName)

const dayCol = day + 2 // cột C = ngày 1, cột D = ngày 2...

if (checkType === 'Vào ca') {

ccSheet.getRange(empRow, dayCol).setValue('IN:' + formatTime(hour))

} else {

const currentVal = ccSheet.getRange(empRow, dayCol).getValue()

ccSheet.getRange(empRow, dayCol).setValue(currentVal + ' OUT:' + formatTime(hour))

}

}

// Trigger: onLeaveRequest — gửi email approval cho manager

function onLeaveRequest(e) {

const [ts, empName, leaveType, startDate, endDate, reason] = e.values

const managerEmail = getManagerEmail(empName) // VLOOKUP từ HR_MASTER

const days = calcBusinessDays(new Date(startDate), new Date(endDate))

const remainingLeave = getRemainingLeave(empName) // Tính từ NGHI_PHEP sheet

if (remainingLeave < days) {

// Gửi email từ chối tự động

GmailApp.sendEmail(getEmpEmail(empName), 'Đơn nghỉ phép bị từ chối',

'Bạn chỉ còn ' + remainingLeave + ' ngày phép, không đủ cho ' + days + ' ngày.')

return

}

// Tạo link approve/reject cho manager

const approveUrl = ScriptApp.getService().getUrl() + '?action=approve&row=' + getLastRow()

GmailApp.sendEmail(managerEmail, '[Phê duyệt nghỉ phép] ' + empName,

empName + ' xin nghỉ ' + days + ' ngày. Approve: ' + approveUrl)

}

// Tạo slip lương PDF và gửi email — chạy vào ngày 25 hàng tháng

function sendPaySlips() {

const payrollSheet = SpreadsheetApp.openById(LUONG_FILE_ID)

const currentMonth = new Date().getMonth() + 1

const sheet = payrollSheet.getSheetByName('LUONG_T' + currentMonth)

const data = sheet.getDataRange().getValues()

for (let i = 1; i < data.length; i++) {

const [maNV, hoTen, email, luongCB, phucap, tangca, bhxh, thue, luongThucNhan] = data[i]

if (!email) continue

// Tạo HTML slip lương

const slipHtml = createPaySlipHtml({

empName: hoTen, month: currentMonth,

baseSalary: luongCB, allowance: phucap,

overtime: tangca, insurance: bhxh,

tax: thue, netPay: luongThucNhan

})

GmailApp.sendEmail(email, 'Phiếu lương tháng ' + currentMonth + '/2026', '',

{htmlBody: slipHtml, name: 'HR Department'})

}

Logger.log('Đã gửi slip lương cho ' + (data.length-1) + ' nhân viên')

}

// IMPORTRANGE để kéo dữ liệu cross-file vào Dashboard

// Tổng nhân viên active

=COUNTIF(IMPORTRANGE("HR_MASTER_ID","NHAN_VIEN!E:E"),"Active")

// Tỷ lệ có mặt tháng này

=1 - COUNTIF(IMPORTRANGE("CC_FILE_ID","CC_T"&MONTH(TODAY())&"!AG:AG"),"<20") / COUNTA(IMPORTRANGE("HR_MASTER_ID","NHAN_VIEN!A:A"))

// Cảnh báo HĐ hết hạn trong 30 ngày

=COUNTIFS(IMPORTRANGE("HR_MASTER_ID","NHAN_VIEN!K:K"),">="&TODAY(),IMPORTRANGE("HR_MASTER_ID","NHAN_VIEN!K:K"),"<="&(TODAY()+30))

// Thiết lập tất cả trigger tự động một lần

function setupAllTriggers() {

// Nhắc chấm công 9:30 sáng hàng ngày

ScriptApp.newTrigger('remindMissingCheckIn')

.timeBased().atHour(9).nearMinute(30).everyDays(1).create()

// Slip lương ngày 25 hàng tháng

ScriptApp.newTrigger('sendPaySlips')

.timeBased().onMonthDay(25).atHour(8).create()

// Sinh nhật và HĐ hết hạn mỗi ngày 8:00

ScriptApp.newTrigger('checkBirthdaysAndContracts')

.timeBased().atHour(8).everyDays(1).create()

// Báo cáo tháng ngày 1

ScriptApp.newTrigger('sendMonthlyHRReport')

.timeBased().onMonthDay(1).atHour(7).create()

Logger.log('Đã cài đặt 4 triggers tự động!')

}