File Excel hoặc Google Sheets được thiết kế sẵn với cấu trúc chuẩn và công thức tự động để giúp cửa hàng ghi nhận đơn hàng, theo dõi tồn kho, quản lý khách hàng và tạo báo cáo doanh thu mà không cần xây dựng từ đầu.
Mẫu File Quản Lý Bán Hàng Excel & Google Sheets Miễn Phí
Tải mẫu excel quản lý bán hàng có sẵn công thức — quản lý đơn hàng, tồn kho, khách hàng và báo cáo doanh thu tự động. Dùng được ngay, hoàn toàn miễn phí.
Lợi ích khi dùng mẫu file quản lý bán hàng có sẵn
Tiết kiệm thời gian thiết lập
Không cần tự xây dựng từ đầu — mẫu file có sẵn cấu trúc chuẩn, công thức đã cài, dùng được ngay sau khi tải về
Công thức tự động tích hợp sẵn
Tổng đơn hàng, tồn kho, doanh thu theo ngày/tháng — tất cả tự tính khi bạn nhập dữ liệu, không cần biết công thức
Hoàn toàn miễn phí
Mẫu file Excel và Google Sheets đều miễn phí tải về và sử dụng — phù hợp cửa hàng nhỏ, hộ kinh doanh mới khởi nghiệp
Tùy chỉnh theo nhu cầu
Thêm/bớt cột, điều chỉnh danh mục sản phẩm, thay đổi màu sắc giao diện dễ dàng — không cần kỹ năng lập trình
Hướng dẫn sử dụng từng bước
- 1
Tải về hoặc sao chép mẫu file
Với Excel: tải file .xlsx về máy rồi mở bằng Microsoft Excel hoặc LibreOffice. Với Google Sheets: mở link mẫu → File → Make a copy để tạo bản riêng trong Google Drive. Đặt tên file theo tên cửa hàng và năm (vd: QuanAo_Nam_2026).
Mẹo: Dùng Google Sheets để truy cập từ nhiều thiết bị và chia sẻ cộng tác với nhân viên dễ hơn Excel
- 2
Nhập danh mục và danh sách sản phẩm
Mở sheet 'Sản phẩm': nhập Mã SP, Tên sản phẩm, Danh mục, Đơn vị tính, Giá nhập, Giá bán, Tồn kho ban đầu. Điền đầy đủ tất cả sản phẩm đang bán. Sheet này là nguồn gốc dữ liệu cho toàn bộ file — cần chuẩn xác.
Mẹo: Dùng mã SP ngắn gọn (vd: SP001) để nhập đơn hàng nhanh hơn
- 3
Ghi nhận đơn bán hàng hàng ngày
Mở sheet 'Đơn hàng': mỗi đơn bán = 1 hàng. Điền: Ngày bán, Mã đơn, Tên khách, Mã SP, Số lượng, Đơn giá, Ghi chú. Thành tiền và tổng đơn tự tính theo công thức. Nhập đơn mới mỗi ngày để dữ liệu luôn cập nhật.
Mẹo: Đặt bộ lọc (Filter) trên hàng tiêu đề để dễ tìm kiếm đơn hàng theo ngày hoặc khách hàng
- 4
Theo dõi tồn kho tự động
Sheet 'Tồn kho' tự động tính: Tồn đầu kỳ + Nhập hàng - Xuất bán = Tồn cuối kỳ. Khi tồn kho xuống thấp hơn mức tối thiểu, ô sẽ đổi màu cảnh báo. Nhập thêm hàng vào sheet 'Nhập kho' khi nhận hàng từ nhà cung cấp.
Mẹo: Đặt định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) màu đỏ khi tồn kho < 5 đơn vị
- 5
Xem báo cáo doanh thu trên Dashboard
Sheet 'Dashboard' hiển thị: Tổng doanh thu tháng này, Top sản phẩm bán chạy, Biểu đồ doanh thu theo ngày, Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch. Mọi số liệu tự cập nhật khi bạn nhập thêm đơn hàng — không cần làm báo cáo thủ công.
Mẹo: Chụp ảnh màn hình Dashboard cuối tháng để lưu báo cáo hoặc share cho đối tác
Các sheet trong mẫu file quản lý bán hàng
| Tên Sheet | Nội dung |
|---|---|
| Sản phẩm | Danh sách toàn bộ sản phẩm: mã, tên, danh mục, giá nhập, giá bán, đơn vị tính |
| Đơn hàng | Ghi nhận từng đơn bán: ngày, khách hàng, sản phẩm, số lượng, thành tiền |
| Tồn kho | Tự động tính tồn cuối kỳ từ nhập hàng và xuất bán, cảnh báo hàng sắp hết |
| Khách hàng | Danh sách khách: tên, số điện thoại, địa chỉ, lịch sử mua hàng, tổng chi tiêu |
| Dashboard | Báo cáo tổng hợp: doanh thu tháng, top sản phẩm, biểu đồ xu hướng, KPI cửa hàng |
Mẫu Excel tải sẵn vs phần mềm quản lý bán hàng tự động hóa
Mẫu file Excel phù hợp để bắt đầu nhanh và miễn phí. Tuy nhiên khi cửa hàng phát triển, việc nhập liệu thủ công và giới hạn tích hợp sẽ là điểm nghẽn. Đây là lúc quản lý bán hàng bằng Google Sheets tự động hóa thực sự phát huy sức mạnh.
| Tiêu chí | Mẫu Excel / Sheets tải sẵn | SheetStore (tự động hóa) |
|---|---|---|
| Chi phí | Miễn phí | Từ miễn phí |
| Nhập liệu | Thủ công 100% | Tự động từ form/API |
| Báo cáo | Cơ bản, tự cập nhật | Dashboard real-time đầy đủ |
| Tích hợp kênh bán | Không | Shopee, Lazada, website |
| Phù hợp quy mô | Cửa hàng nhỏ <50 đơn/ngày | Từ nhỏ đến vừa |
Câu hỏi thường gặp
Mẫu file quản lý bán hàng Excel hay Google Sheets tốt hơn?
Google Sheets phù hợp hơn nếu bạn cần truy cập từ nhiều thiết bị, chia sẻ với nhân viên hoặc cập nhật dữ liệu từ điện thoại. Excel phù hợp khi làm việc offline hoặc cần file nặng với nhiều dữ liệu lịch sử. Cả hai đều dùng được tốt cho cửa hàng nhỏ.
Tải mẫu file quản lý bán hàng miễn phí ở đâu?
SheetStore cung cấp mẫu file quản lý bán hàng Google Sheets miễn phí tại sheet.com.vn. Ngoài ra có thể tìm trên Google Drive template gallery hoặc tải mẫu Excel từ Microsoft Office template library.
Mẫu file có thể tùy chỉnh theo ngành hàng riêng không?
Được. Bạn có thể thêm/xóa cột, thay đổi tên danh mục sản phẩm, điều chỉnh công thức tính giá theo chiết khấu, thêm cột VAT, phí vận chuyển. Mẫu file chỉ là khung sườn — tùy biến hoàn toàn theo nhu cầu.
Mẫu file quản lý được bao nhiêu sản phẩm và đơn hàng?
Google Sheets hỗ trợ tối đa 10 triệu ô dữ liệu — đủ dùng cho cửa hàng nhỏ đến vừa với hàng nghìn sản phẩm và đơn hàng mỗi tháng. Khi dữ liệu lớn (>50.000 dòng) nên cân nhắc chuyển sang phần mềm chuyên nghiệp.
Nhiều người có thể dùng chung mẫu file cùng lúc không?
Có — với Google Sheets. Share link cho nhân viên, mỗi người có quyền xem hoặc chỉnh sửa tùy cài đặt. Thay đổi của một người hiển thị ngay cho người còn lại. Excel thì cần lưu file trên OneDrive/SharePoint để cộng tác.
Dùng mẫu file Excel có bảo mật dữ liệu không?
File Excel lưu trên máy tính hoặc USB có thể đặt mật khẩu bảo vệ. Google Sheets thì phân quyền xem/sửa theo email Google. Nếu cần bảo mật cao hơn (dữ liệu khách hàng lớn), nên dùng phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp.
Khi nào nên chuyển từ mẫu file Excel sang phần mềm chuyên nghiệp?
Khi cửa hàng có >100 đơn/ngày, cần quản lý nhiều kho, tích hợp đặt hàng online, hoặc có >3 nhân viên nhập liệu cùng lúc — mẫu file sẽ không đủ đáp ứng. Đây là lúc nên xem xét phần mềm quản lý bán hàng tự động hóa trên Google Sheets như SheetStore.
Nâng cấp lên quản lý bán hàng tự động hóa
Mẫu file Excel là bước khởi đầu tốt. Khi cửa hàng lớn hơn, SheetStore giúp bạn tự động hóa toàn bộ quy trình — từ nhập đơn, cập nhật tồn kho đến báo cáo doanh thu — ngay trên Google Sheets.
Xem template tại SheetStore