Phần Mềm Quản Lý Cho Thuê Xe google sheet

1. Tổng quan

Quản lý toàn bộ nghiệp vụ cho thuê xe (ô tô, xe máy, xe tải, xe khách) trên một Web App chạy ngay trong Google Sheets của bạn: hợp đồng, lịch đặt xe, thu chi, công nợ, báo cáo, in hợp đồng/biên nhận tự động, nhắc hạn qua email, phân quyền nhân viên.

• Mua đứt, dùng vĩnh viễn: trả một lần, không phí duy trì hằng tháng như phần mềm SaaS thuê bao.
• Không cần server riêng: chạy trên Google Apps Script, không cần cài đặt phần mềm.
• Dữ liệu là của bạn 100%: lưu trên Google Drive của chính bạn, không qua bên thứ ba.
• Không giới hạn quy mô: không giới hạn số xe hay số hợp đồng như các gói SaaS tính phí theo bậc.

📋 Bảng Tính Năng Chi Tiết

🚗 Quản Lý Đội Xe

• Quản lý 4 loại xe: ô tô, xe máy, xe tải, xe khách — tự lái, có tài xế hoặc cả hai✓
• Cảnh báo tự động đăng kiểm/bảo hiểm sắp hoặc đã hết hạntrước 30 ngày

📄 Hợp Đồng & Lịch Đặt Xe

• Chống trùng lịch tuyệt đối bằng giao dịch khoá, an toàn khi nhiều nhân viên thao tác đồng thời✓
• Lịch đặt xe dạng lưới trực quan, bấm ô trống tạo nhanh hợp đồng, xuất PDF✓
• Tự động tính tiền theo ngày/giờ, bảng giá theo mùa (lễ Tết, cuối tuần)✓
• Gia hạn hợp đồng tại chỗ, tự tính lại tiền giữ nguyên số đã thu✓
• Giao/trả xe tự tính phí trả trễ, phí vượt km, ghi phí phát sinh✓

💰 Thu Chi, Công Nợ & Bảng Giá

• Công nợ tự tính lại từ chứng từ thật, không lệch số do cộng dồn thủ công✓

🧾 Chứng Từ & Ảnh Bằng Chứng

• In tự động hợp đồng, phiếu thu/chi, biên bản giao nhận xe theo mẫu pháp lý Việt Nam✓
• Chụp ảnh tình trạng xe lúc giao và lúc nhận — bằng chứng chống tranh chấp✓

🔐 Nhắc Hạn, Phân Quyền & Sao Lưu

• Nhắc hạn tự động qua email mỗi sáng: quá hạn trả xe, giao xe hôm nay, giấy tờ sắp hết hạn✓
• Phân quyền theo vai trò — ẩn lợi nhuận với nhân viên tuyến đầu3 cấp: Admin / Quản lý / Nhân viên
• Sao lưu dữ liệu tự động hằng ngày/tuần, tự dọn bản cũ✓
• Tìm kiếm toàn hệ thống: xe, khách hàng, tài xế, hợp đồng trong một ô duy nhất✓

2. Quản lý đội xe

• Hỗ trợ 4 loại xe: Ô tô, Xe máy, Xe tải, Xe khách, với 3 hình thức khai thác: Tự lái / Có tài xế / Cả hai — hệ thống tự chặn không cho tạo hợp đồng sai hình thức xe cho phép.
• Hồ sơ đầy đủ mỗi xe: hãng, dòng xe, năm sản xuất, màu sắc, số chỗ/tải trọng, hộp số, nhiên liệu, giá thuê theo ngày và theo giờ, tiền cọc, phí tài xế/ngày, giới hạn km/ngày kèm phí phạt vượt km, hạn đăng kiểm, hạn bảo hiểm, số km hiện tại, giá trị xe.
• Tự động cảnh báo khi đăng kiểm hoặc bảo hiểm sắp hết hạn (trước 30 ngày) hoặc đã hết hạn — hiện ngay trên trang chủ, không cần nhớ tay.
• Trạng thái xe (Sẵn sàng / Đang thuê / Bảo dưỡng / Ngừng khai thác) được hệ thống tự động khoá theo hợp đồng thực tế, nhân viên không thể sửa tay gây sai lệch.
• Xem lại toàn bộ lịch sử cho thuê và lịch sử chi phí phát sinh trên từng xe.

3. Quản lý khách hàng

• Hồ sơ: họ tên, loại khách (Cá nhân/Doanh nghiệp), SĐT, email, CCCD kèm ngày cấp, số và hạng GPLX kèm ngày hết hạn, địa chỉ, mã số thuế.
• Tự động kiểm tra trùng SĐT/CCCD, tránh tạo hồ sơ rác.
• Danh sách đen: đưa khách vào danh sách đen (bắt buộc ghi lý do) sẽ tự động chặn không cho tạo hợp đồng mới với khách đó, cho đến khi được gỡ.
• Khách đã có lịch sử giao dịch không bị xoá thẳng (bảo toàn dữ liệu) — chỉ có thể đưa vào danh sách đen.
• Trang chi tiết hiển thị tổng số hợp đồng, tổng chi tiêu, tổng công nợ còn lại của từng khách.

4. Hợp đồng thuê xe — trái tim của hệ thống

• Chống trùng lịch tuyệt đối: kiểm tra và ghi hợp đồng diễn ra trong cùng một giao dịch khoá, hai nhân viên không thể đặt trùng cùng một xe/tài xế cùng lúc dù thao tác đồng thời.
• Trước khi cho lưu hợp đồng, hệ thống tự kiểm tra: xe không đang bảo dưỡng/ngừng khai thác, hình thức thuê khớp xe, khách không trong danh sách đen, khách thuê tự lái phải có GPLX còn hạn, thuê có tài xế phải chọn tài xế đang rảnh.
• Màn hình "Kiểm tra xe trống" xem nhanh toàn bộ xe rảnh trong một khoảng ngày trước khi chốt hợp đồng.
• Tự động tính tiền theo ngày hoặc theo giờ, áp bảng giá theo mùa nếu có, cộng cọc/phụ phí, trừ giảm giá.
• Gia hạn hợp đồng ngay tại chỗ: chỉ cần chọn ngày trả mới, hệ thống tự tính lại tiền, giữ nguyên số đã thu.
• Giao xe / trả xe: trả xe tự tính phí trả trễ (sau giờ ân hạn), tự tính phí vượt km, ghi phí phát sinh (hư hỏng, thiếu xăng…), đánh dấu xe cần bảo dưỡng ngay sau khi trả.
• Huỷ hợp đồng bắt buộc ghi lý do, tự giải phóng xe/tài xế khỏi lịch.
• Lịch đặt xe dạng lưới trực quan: xe theo hàng, ngày theo cột (xem tới 90 ngày), tô màu theo trạng thái, bấm thẳng vào ô trống để tạo nhanh hợp đồng, lọc theo xe/loại xe/trạng thái, xuất PDF gửi cho tài xế/nhân viên.

5. Thu chi & công nợ

• Ghi thu theo 4 loại: Tiền cọc, Tiền thuê, Phụ phí, Hoàn cọc — qua 4 hình thức: tiền mặt, chuyển khoản, thẻ, ví điện tử.
• Ghi chi phí vận hành theo xe với 9 loại: nhiên liệu, bảo dưỡng, sửa chữa, rửa xe, đăng kiểm, bảo hiểm, phạt nguội, phí cầu đường, khác — kèm nhà cung cấp, số hoá đơn.
• Công nợ luôn khớp chứng từ thật: mỗi lần có phát sinh thu/xoá phiếu thu, công nợ được tính lại từ đầu, tránh lệch số do cộng dồn thủ công.
• Tab Công nợ tổng hợp liệt kê mọi hợp đồng còn nợ, sắp theo số tiền giảm dần, thu tiền ngay tại đây.

6. Bảng giá theo mùa — tăng doanh thu tự động

• Đặt hệ số nhân giá theo Khoảng ngày (lễ, Tết) hoặc Cuối tuần (chọn thứ trong tuần), áp dụng theo loại xe hoặc toàn bộ đội xe.
• Ưu tiên thông minh: quy tắc lễ/Tết luôn thắng cuối tuần, quy tắc ưu tiên cao hơn thắng khi trùng.
• Hợp đồng vắt qua nhiều ngày (thường + lễ) được tính đúng theo từng ngày rồi cộng lại, không tính sai cho cả kỳ.
• Có công tắc bật/tắt toàn cục, sẵn 3 mẫu: cuối tuần +20%, 30/4-1/5 +50%, Quốc khánh +50%.

7. Báo cáo & Dashboard

• Trang chủ: tỷ lệ khai thác đội xe, hợp đồng đang thuê/đặt trước/quá hạn, doanh thu tháng, công nợ, việc cần xử lý hôm nay, cảnh báo giấy tờ xe.
• Báo cáo doanh thu theo tháng, hiệu quả khai thác từng xe (tỷ lệ %, số ngày thuê, doanh thu), cơ cấu chi phí theo loại, top khách hàng theo chi tiêu.
• Phân tầng thông tin nhạy cảm: chi phí và lợi nhuận thực tế chỉ Admin/Quản lý xem được — Nhân viên tuyến đầu chỉ thấy doanh thu, không thấy lợi nhuận công ty.
• Xuất báo cáo ra PDF để lưu trữ hoặc gửi cho chủ đầu tư/đối tác.

8. In chứng từ PDF tự động — chuyên nghiệp, đúng luật

• Hợp đồng thuê xe đầy đủ theo mẫu pháp lý Việt Nam (quốc hiệu, tiêu ngữ, điều khoản, giới hạn km, mức phạt…), tự điền toàn bộ thông tin, kèm số tiền đọc bằng chữ.
• Phiếu thu/phiếu chi tự điền người nộp, lý do, số tiền bằng số và chữ, tình hình thanh toán còn lại.
• Biên bản giao xe/nhận xe kèm checklist tình trạng xe (ngoại thất, nội thất, lốp, đèn, điều hoà, nhiên liệu…) — bằng chứng pháp lý khi có tranh chấp.
• Bảng lịch đặt xe và báo cáo doanh thu/công nợ.
• Thông tin công ty cấu hình một lần, tự in lên mọi chứng từ. File lưu Google Drive, in lại tự ghi đè không tạo rác.

9. Ảnh tình trạng xe — bằng chứng chống tranh chấp

• Chụp/tải ảnh gắn với từng hợp đồng, phân theo lúc giao xe và lúc nhận lại xe — giải quyết dứt điểm tranh cãi "vết xước có từ trước hay không".
• Lưu trên Google Drive, tổ chức theo từng mã hợp đồng. Giới hạn 10MB/ảnh, nhận JPG/PNG/WEBP/HEIC.
• Chỉ cho thêm/xoá, không cho sửa nội dung — đảm bảo tính toàn vẹn làm bằng chứng.

10. Nhắc hạn tự động qua email

• Gửi email mỗi ngày 7h sáng tới Admin và Quản lý, tổng hợp: hợp đồng quá hạn chưa trả xe, hợp đồng cần giao xe hôm nay, hợp đồng đến hạn nhận xe hôm nay, giấy tờ xe sắp/đã hết hạn, công nợ quá hạn thu (trên 30 ngày).
• Không có việc thì không gửi email làm phiền. Có nút gửi thử ngay để kiểm tra nội dung.

11. Phân quyền 3 cấp — an tâm giao việc cho nhân viên

• Đăng nhập bằng chính tài khoản Google, không cần nhớ thêm mật khẩu.
• Admin: toàn quyền, quản lý người dùng, xem nhật ký thao tác.
• Quản lý: toàn quyền nghiệp vụ kể cả xem lợi nhuận, không quản lý được tài khoản hệ thống.
• Nhân viên: tạo hợp đồng, giao/trả xe, thu tiền — không thấy lợi nhuận/chi phí công ty, không xoá được dữ liệu quan trọng.
• Mọi thao tác ghi dữ liệu đều lưu nhật ký (ai làm gì, lúc nào) để tra cứu khi cần.

12. Sao lưu dữ liệu tự động

• Bấm nút sao lưu ngay bất cứ lúc nào, hoặc bật lịch tự động (hằng ngày/hằng tuần lúc 3h sáng).
• Tự động giữ 30 bản sao lưu gần nhất, dọn bản cũ — không lo đầy Drive, không lo mất dữ liệu.

13. Tìm kiếm toàn hệ thống

• Một ô tìm kiếm duy nhất, tra cứu đồng thời xe, khách hàng, tài xế, hợp đồng — gõ tới đâu ra kết quả tới đó, bấm vào là mở thẳng chi tiết.

14. Yêu cầu sử dụng

• Chỉ cần tài khoản Google (Gmail) — miễn phí.
• Không cần server, không cần cài đặt, không cần biết lập trình để sử dụng.
• Cài đặt ban đầu theo hướng dẫn có sẵn (~15-30 phút), có thể yêu cầu hỗ trợ cài đặt trọn gói.