Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu, Văn Bản google sheet

1. Tổng quan

Giải pháp quản lý hồ sơ, hợp đồng và văn bản cho doanh nghiệp — chạy hoàn toàn trên Google Sheets + Google Drive, không cần server riêng, không cần cài đặt phần mềm, dùng ngay trên trình duyệt.

• Không tốn chi phí hạ tầng: dữ liệu lưu trên Google Sheets, file lưu trên Google Drive — tận dụng gói Google Workspace hoặc Drive cá nhân sẵn có.
• Triển khai nhanh: cài bằng Google Apps Script, có sẵn kịch bản khởi tạo tự động toàn bộ cấu trúc dữ liệu và tài khoản quản trị đầu tiên chỉ trong vài phút.
• Bảo mật rõ ràng: đăng nhập tài khoản nội bộ, mật khẩu mã hoá SHA-256 kèm salt riêng từng người dùng, phân quyền 3 cấp, khoá tạm sau nhiều lần đăng nhập sai.
• Giao diện tiếng Việt, hiện đại: thiết kế dạng dashboard, tối ưu cho người dùng văn phòng không rành kỹ thuật.
• Dữ liệu do bạn toàn quyền sở hữu: mọi thứ nằm trong Google Sheets/Drive của chính bạn, không qua máy chủ trung gian nào khác.

📋 Bảng Tính Năng Chi Tiết

📁 Quản Lý Hồ Sơ & Tìm Kiếm

• Quản lý hồ sơ, hợp đồng, văn bản tập trung trên Google Sheets✓
• Gom nhóm hồ sơ theo dự án, cảnh báo màu khi sắp/đã hết hạn hợp đồng✓
• Tìm kiếm không dấu, lọc nâng cao theo ngày, giá trị, phòng ban, nhà cung cấp✓

📎 File Đính Kèm & Xem Trước

• Đính kèm nhiều file lên Google Drive, tự chia thư mục theo dự án✓
• Xem trước PDF, ảnh, Word, Excel, PowerPoint ngay trong trình duyệt✓

⏰ Nhắc Hạn & Báo Cáo

• Nhắc hạn hợp đồng qua chuông thông báo và email tổng hợp hằng ngày✓
• Dashboard thống kê hồ sơ theo danh mục, dự án, trạng thái hợp đồng✓
• Xuất báo cáo Excel đúng tập dữ liệu đang lọc✓

🔐 Phân Quyền & Nhật Ký

• Phân quyền theo vai trò3 cấp: Admin/Nhân viên/Xem
• Nhật ký thao tác (audit log) truy vết đăng nhập, sửa, xoá, tải xuống, chia sẻ✓

2. Đăng nhập & phân quyền người dùng

• Đăng nhập bằng tài khoản nội bộ quản lý trong hệ thống, không phụ thuộc tài khoản Google cá nhân của từng người dùng cuối.
• Mật khẩu mã hoá một chiều (SHA-256 + salt riêng từng tài khoản), không lưu dạng thô.
• Tự động khoá đăng nhập tạm thời sau nhiều lần nhập sai liên tiếp, chống dò mật khẩu.
• Phiên đăng nhập tự hết hạn sau 8 giờ, buộc đăng nhập lại.
• 3 cấp quyền rõ ràng:
  • Admin: toàn quyền — thêm/sửa/xoá hồ sơ, quản lý người dùng, cấu hình hệ thống, xem nhật ký thao tác.
  • Nhân viên: thêm/sửa hồ sơ, tải lên/tải xuống/chia sẻ file, không xoá được và không vào được khu quản trị.
  • Xem: chỉ tra cứu, tải xuống và xem trước file, không chỉnh sửa được dữ liệu.

3. Danh sách hồ sơ — trung tâm quản lý

• Bảng danh sách hồ sơ gom nhóm trực quan theo dự án, hiển thị mã số, tên hồ sơ, loại hồ sơ, nhà cung cấp, giá trị hợp đồng, ngày ban hành/hết hạn, phòng ban phụ trách.
• Icon nhận diện loại tệp đính kèm (PDF, Word, Excel, PowerPoint, ảnh, file nén, văn bản) với màu sắc riêng biệt, dễ phân biệt trong nháy mắt.
• Cảnh báo trực quan bằng màu nền: hồ sơ sắp hết hạn và đã quá hạn hợp đồng được tô nổi bật ngay trên bảng, không cần mở từng hồ sơ để kiểm tra.
• Thu/mở rộng từng nhóm dự án, phân trang tuỳ chỉnh số dòng hiển thị mỗi trang.

4. Tìm kiếm, lọc, sắp xếp thông minh

• Ô tìm kiếm nhanh ngay trên đầu trang, tìm không dấu — gõ không cần bật tiếng Việt có dấu vẫn ra kết quả đúng.
• Bộ lọc nâng cao theo khoảng ngày ban hành, khoảng giá trị hợp đồng, phòng ban, nhà cung cấp, người phụ trách, dự án.
• Sidebar danh mục và loại tệp có số đếm tự động cập nhật theo dữ liệu thật, bấm vào là lọc ngay.
• Sắp xếp theo bất kỳ cột nào trong bảng chỉ bằng một cú nhấp.

5. Quản lý hồ sơ — Thêm / Sửa / Xoá

• Form thêm hồ sơ mới đầy đủ trường: số hồ sơ, tên hồ sơ, loại hồ sơ, dự án, nhà cung cấp, giá trị hợp đồng, ngày ban hành, ngày hết hạn, phòng ban, người phụ trách, ghi chú.
• Kéo-thả file trực tiếp vào form hoặc bấm chọn file, hỗ trợ tải lên nhiều file cùng lúc cho một hồ sơ.
• Xem chi tiết đầy đủ thông tin hồ sơ và toàn bộ file đính kèm trong một modal gọn gàng.
• Xoá hồ sơ (chỉ Admin) sẽ tự động chuyển các file liên quan vào thùng rác Drive, không xoá vĩnh viễn ngay lập tức — an toàn hơn khi thao tác nhầm.

6. Quản lý file đính kèm chuyên nghiệp

• Lưu trữ trên Google Drive, tự động phân chia thư mục theo từng dự án — không bị lẫn lộn file giữa các dự án.
• Hỗ trợ file dung lượng lớn (tối đa khoảng 30MB/file) bằng cơ chế tải lên theo từng phần, ổn định hơn tải một lần.
• Xem trước file ngay trong trình duyệt — PDF, ảnh, Word, Excel, PowerPoint mở xem trực tiếp không cần tải xuống.
• Tải xuống file gốc chỉ với một cú nhấp.
• Chia sẻ file linh hoạt: giữ riêng tư (chỉ người được cấp quyền) hoặc bật link chia sẻ công khai cho bất kỳ ai có đường link.

7. Dashboard thống kê trực quan

• Tổng quan số lượng hồ sơ theo danh mục, dự án, trạng thái hợp đồng bằng biểu đồ trực quan.
• Không phụ thuộc thư viện biểu đồ bên ngoài — dựng bằng công nghệ đồ hoạ chuẩn của trình duyệt, tải nhanh, không lỗi mạng.

8. Nhắc hạn hợp đồng tự động

• Chuông thông báo ngay trên header hiển thị số lượng hồ sơ sắp/đã hết hạn, bấm vào xem danh sách chi tiết.
• Tự động gửi email tổng hợp hằng ngày liệt kê các hợp đồng sắp hết hạn và đã quá hạn đến danh sách email được cấu hình — không bỏ sót hạn hợp đồng quan trọng.
• Số ngày cảnh báo trước khi hết hạn tuỳ chỉnh được theo nhu cầu từng doanh nghiệp.

9. Xuất báo cáo Excel

• Xuất đúng tập dữ liệu đang lọc/tìm kiếm hiện tại ra file Excel (.xlsx) chỉ với một nút bấm — không cần xuất toàn bộ rồi tự lọc lại thủ công.

10. Nhật ký thao tác (Audit Log)

• Ghi lại toàn bộ hành động quan trọng: đăng nhập, tạo mới, chỉnh sửa, xoá, tải xuống, chia sẻ, xem file — kèm người thực hiện và thời gian.
• Giúp truy vết trách nhiệm rõ ràng khi cần rà soát, phù hợp với yêu cầu kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.

11. Cấu hình linh hoạt

• Đổi tên công ty hiển thị trên header.
• Tuỳ chỉnh số ngày cảnh báo hết hạn hợp đồng, số dòng hiển thị mỗi trang.
• Chọn font chữ giao diện ngay trong ứng dụng, áp dụng tức thì cho toàn bộ người dùng.
• Danh sách email nhận thông báo nhắc hạn tự cấu hình.

12. Yêu cầu sử dụng

• Chỉ cần trình duyệt web, không cần cài đặt phần mềm trên máy.
• Cần một tài khoản Google (cá nhân hoặc Google Workspace) để lưu trữ dữ liệu trên Sheets và Drive.
• Bàn giao kèm hướng dẫn cài đặt từng bước, tài khoản quản trị mẫu để bắt đầu sử dụng ngay.

13. Lưu ý sử dụng

• Xuất Excel tạo file tạm và trả link tải; một số tổ chức có chính sách chặn link export nội bộ nên có thể cần thao tác tải thủ công.
• File dung lượng lớn tải lên theo từng phần nên có thể mất nhiều thời gian hơn so với upload trực tiếp một lần.
• Tính năng quản lý người dùng qua giao diện hỗ trợ tạo và xem danh sách; các thay đổi sâu hơn hiện thực hiện qua Google Sheets.