Quản Lý Công Nợ Phải Thu – Phải Trả Tự Động Google Sheets

Tại Sao Phải Quản Lý Công Nợ Chặt Chẽ?

Công nợ không được kiểm soát là một trong những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến khủng hoảng tài chính doanh nghiệp. Khách hàng nợ lâu không trả làm giảm thanh khoản, trong khi nợ nhà cung cấp quá hạn ảnh hưởng uy tín kinh doanh.

Cấu Trúc Hệ Thống Quản Lý Công Nợ

Sheet "Công Nợ Phải Thu" (Accounts Receivable)

Theo dõi tiền khách hàng còn nợ bạn:

• Mã khách hàng, Tên, Số điện thoại, Email
• Số hóa đơn, Ngày xuất hóa đơn
• Giá trị hóa đơn, Số tiền đã thu, Còn lại
• Hạn thanh toán, Số ngày quá hạn
• Trạng thái: Chưa đến hạn / Sắp đến hạn / Quá hạn / Nợ xấu

Công thức tự động

// Số tiền còn nợ
=C2 - D2  // Giá trị HĐ - Đã thu

// Số ngày quá hạn
=IF(TODAY() > F2, TODAY() - F2, 0)

// Trạng thái tự động
=IFS(
  E2 <= 0, "✅ Đã thanh toán",
  TODAY() > F2 + 30, "🔴 Nợ xấu",
  TODAY() > F2, "⚠️ Quá hạn " & (TODAY()-F2) & " ngày",
  F2 - TODAY() <= 7, "🟡 Sắp đến hạn",
  TRUE, "🟢 Bình thường"
)

Sheet "Phân Tích Tuổi Nợ" (Aging Report)

// Nợ 0-30 ngày
=SUMPRODUCT((CongNo!G:G>=0)*(CongNo!G:G<=30)*(CongNo!E:E))

// Nợ 31-60 ngày
=SUMPRODUCT((CongNo!G:G>30)*(CongNo!G:G<=60)*(CongNo!E:E))

// Nợ 61-90 ngày
=SUMPRODUCT((CongNo!G:G>60)*(CongNo!G:G<=90)*(CongNo!E:E))

// Nợ trên 90 ngày (nguy hiểm)
=SUMPRODUCT((CongNo!G:G>90)*(CongNo!E:E))

Tự Động Gửi Email Nhắc Nợ

function sendDebtReminders() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()
    .getSheetByName('CongNoPhaiBThu');
  const data = sheet.getDataRange().getValues();

  data.slice(1).forEach((row, i) => {
    const [, customer, phone, email, remaining, dueDate, overdueDays] = row;

    if (remaining <= 0 || !email) return;

    const due = new Date(dueDate);
    const today = new Date();
    const daysToDue = Math.ceil((due - today) / (1000 * 60 * 60 * 24));

    // Nhắc trước 3 ngày và khi quá hạn
    if (daysToDue === 3 || overdueDays === 1 || overdueDays === 7) {
      const subject = overdueDays > 0
        ? `[NHẮC NỢ] Hóa đơn quá hạn ${overdueDays} ngày`
        : `[NHẮC NHỞ] Hóa đơn sắp đến hạn sau ${daysToDue} ngày`;

      GmailApp.sendEmail(email, subject,
        `Kính gửi ${customer}, số tiền còn phải thanh toán: ${remaining.toLocaleString()}đ`);
    }
  });
}

Dashboard Tổng Hợp Công Nợ

Tạo dashboard với các chỉ số quan trọng:

• Tổng công nợ phải thu
• Tổng công nợ phải trả
• Net receivables (Phải thu - Phải trả)
• Tỷ lệ nợ quá hạn / Tổng nợ
• Top 5 khách hàng nợ nhiều nhất
• Forecast thu tiền tháng tới

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

Nợ quá hạn bao lâu thì xử lý như nợ xấu?

Thông thường nợ quá 90 ngày được coi là nợ xấu và cần trích lập dự phòng. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh ngưỡng này tùy theo ngành và chính sách rủi ro.

Cách xử lý khi khách hàng thanh toán một phần?

Nhập số tiền đã thu vào cột "Đã thu", hệ thống tự động tính số dư còn lại. Ghi chú ngày và phương thức thanh toán để đối chiếu sau.

Làm sao theo dõi khách hàng nợ nhiều lần?

Mỗi hóa đơn là một dòng riêng. Dùng SUMIF để tổng hợp tổng nợ của một khách hàng. Pivot table giúp xem tổng quan nhanh theo khách hàng.