Mẫu Excel Báo Cáo Doanh Thu, Chi Phí, Lãi Lỗ Cho Hộ Kinh Doanh (2026)

Trả lời nhanh: Hộ kinh doanh chỉ cần một file Excel ba sheet là có báo cáo lãi lỗ theo tháng: sheet ThuChi ghi từng khoản thu chi theo ngày, sheet BaoCao dùng hàm SUMIFS kéo doanh thu, từng nhóm chi phí và lãi lỗ của tháng đang chọn, sheet QuyTM tính tồn quỹ tiền mặt. Mọi con số trên báo cáo là công thức, bạn chỉ nhập tay ở sheet ThuChi.

Báo cáo doanh thu, chi phí, lãi lỗ của hộ kinh doanh cần những số nào?

Với quy mô hộ kinh doanh, báo cáo tháng chỉ cần trả lời bốn câu hỏi: tháng này thu được bao nhiêu, chi vào những khoản nào, còn lại lãi hay lỗ bao nhiêu, và trong két còn bao nhiêu tiền mặt. Bốn con số đó đủ để biết cửa hàng đang khỏe hay đang chảy máu tiền.

Nhiều người tìm file này kèm tên một thông tư kế toán. Bài này không giải thích văn bản pháp luật và không thay thế biểu mẫu bắt buộc: cơ quan thuế hoặc kế toán của bạn mới là nơi xác nhận mẫu sổ và kỳ nộp. Phần dưới là cách dựng file theo dõi nội bộ để số liệu của bạn luôn sẵn sàng khi cần đối chiếu.

File Excel nên chia thành mấy sheet?

Ba sheet là đủ cho hầu hết hộ kinh doanh nhỏ. Càng ít nơi nhập tay thì càng ít sai lệch giữa sổ và báo cáo.

Sheet	Vai trò	Có nhập tay không?
ThuChi	Sổ gốc: mỗi dòng là một khoản thu hoặc chi. Cột A ngày, B loại (Thu/Chi), C nhóm, D diễn giải, E số tiền, F hình thức (Tiền mặt/Chuyển khoản), G số chứng từ	Có, đây là nơi nhập duy nhất
BaoCao	Chọn tháng ở ô B1, sheet tự tính doanh thu, chi phí từng nhóm, lãi lỗ	Chỉ chọn tháng ở B1
QuyTM	Tồn quỹ tiền mặt tại một ngày bất kỳ	Chỉ nhập số dư đầu kỳ và ngày cần xem

Hai cột C (nhóm) và F (hình thức) nên làm danh sách thả xuống bằng Data Validation. Nếu để gõ tay, chỉ cần một lần gõ "Tiền mặt " thừa dấu cách là hàm SUMIFS bỏ sót khoản đó.

Công thức nào dựng báo cáo lãi lỗ theo tháng?

Làm theo thứ tự sau để file chạy đúng ngay từ lần đầu:

1. Tạo sheet ThuChi với 7 cột như bảng trên, nhập ngày bằng định dạng ngày thật (không gõ dạng văn bản).
2. Tạo sheet BaoCao, đặt ngày đầu tháng vào ô B1, gõ tên các nhóm chi phí vào A5 đến A9 (ví dụ Nhập hàng, Thuê mặt bằng, Điện nước, Lương, Khác).
3. Dán công thức doanh thu vào B3 và công thức chi phí vào B5, kéo xuống B9.
4. Thêm B10 (tổng chi), B11 (ô kiểm tra) và B12 (lãi lỗ) như bên dưới.
5. Đổi ô B1 sang tháng khác, báo cáo tự đổi theo mà không phải sửa công thức.

# Sheet BaoCao — ô B1 chứa ngày đầu tháng cần xem, ví dụ 01/03/2026

# B3: Doanh thu của tháng
=SUMIFS(ThuChi!$E:$E, ThuChi!$B:$B, "Thu", ThuChi!$A:$A, ">="&$B$1, ThuChi!$A:$A, "<"&EDATE($B$1,1))

# B5 đến B9: Chi phí theo từng nhóm (tên nhóm nằm ở A5 đến A9, kéo công thức xuống)
=SUMIFS(ThuChi!$E:$E, ThuChi!$B:$B, "Chi", ThuChi!$C:$C, $A5, ThuChi!$A:$A, ">="&$B$1, ThuChi!$A:$A, "<"&EDATE($B$1,1))

# B10: Tổng chi phí      B12: Lãi / lỗ
=SUM(B5:B9)
=B3-B10

# B11: Ô kiểm tra, phải bằng 0 (khác 0 nghĩa là có khoản chi ghi sai tên nhóm)
=SUMIFS(ThuChi!$E:$E, ThuChi!$B:$B, "Chi", ThuChi!$A:$A, ">="&$B$1, ThuChi!$A:$A, "<"&EDATE($B$1,1))-B10

Điều kiện ngày dùng cặp "từ ngày đầu tháng" và "nhỏ hơn ngày đầu tháng sau" nên không cần tự tính tháng này có 28, 30 hay 31 ngày. Hàm EDATE chạy được trên cả Excel lẫn Google Sheets.

Để xem tồn quỹ tiền mặt, dùng công thức dưới cho sheet QuyTM:

# Sheet QuyTM — B1: ngày cần xem tồn quỹ, B2: số dư tiền mặt đầu kỳ
=B2+SUMIFS(ThuChi!$E:$E, ThuChi!$B:$B, "Thu", ThuChi!$F:$F, "Tiền mặt", ThuChi!$A:$A, "<="&B1)-SUMIFS(ThuChi!$E:$E, ThuChi!$B:$B, "Chi", ThuChi!$F:$F, "Tiền mặt", ThuChi!$A:$A, "<="&B1)

Ví dụ số liệu một tháng trông như thế nào?

Số liệu dưới đây là giả định để minh họa cách đọc báo cáo, không phải của một cửa hàng cụ thể.

Khoản mục (tháng 3/2026)	Số tiền (đồng)
Doanh thu	45.000.000
Nhập hàng	27.500.000
Thuê mặt bằng	5.000.000
Điện nước	1.800.000
Lương nhân viên	6.000.000
Chi khác	700.000
Tổng chi phí	41.000.000
Lãi	4.000.000

Cách đọc: lãi 4 triệu trên doanh thu 45 triệu, tức khoảng 9%. Nhập hàng chiếm hơn 60% doanh thu nên đây là khoản đáng soi trước nếu muốn tăng lãi. Nếu tiền thuê trả trước 6 tháng là 30.000.000 đồng, hãy ghi 5.000.000 đồng vào từng tháng thay vì ghi một lần để tháng trả tiền không bị lỗ giả.

Giả sử tiền mặt đầu kỳ là 10.000.000 đồng, trong kỳ thu tiền mặt 30.000.000 đồng và chi tiền mặt 22.000.000 đồng, sheet QuyTM sẽ cho tồn quỹ 18.000.000 đồng. Con số này phải khớp với số tiền đếm thật trong két.

Những lỗi nào làm báo cáo lệch số?

Ngày bị lưu dạng văn bản. Ngày dán từ phần mềm khác hoặc từ tin nhắn thường là chữ, nên SUMIFS lọc theo khoảng ngày trả về 0 mà không báo lỗi. Chọn cột A, đổi định dạng sang Date rồi thử bằng ô kiểm tra B11.

Tên nhóm gõ không thống nhất. "Điện nước" và "Điện, nước" là hai nhóm khác nhau với hàm SUMIFS. Ô B11 khác 0 là dấu hiệu đầu tiên; cách chữa gốc là dùng danh sách thả xuống.

Công thức bị ghi đè bằng số. Chỉ cần một lần dán nhầm vào sheet BaoCao là báo cáo ngừng cập nhật theo sổ mà không ai biết. Khóa các ô công thức bằng chế độ bảo vệ sheet, chỉ để mở ô B1 và sheet ThuChi.

Trộn số đã gồm và chưa gồm thuế giá trị gia tăng. Hãy chọn một quy ước, ví dụ luôn ghi số tiền thực thu hoặc thực chi, và ghi chú vào cột D khi khoản đó đã gồm thuế. Đổi quy ước giữa chừng làm lãi lỗ hai tháng liền kề không so sánh được.

Chi phí trả trước ghi một lần. Như ví dụ tiền thuê ở trên: ghi hết vào tháng trả tiền thì tháng đó lỗ giả và các tháng sau lãi ảo.

Excel, Google Sheets hay phần mềm: chọn cách nào?

Tiêu chí	Excel trên một máy	Google Sheets	Phần mềm dựng sẵn
Nhiều người cùng nhập	Khó, phải gửi file qua lại	Có, mỗi người một quyền xem hoặc sửa	Có, tùy sản phẩm
Lịch sử chỉnh sửa	Phải tự lưu nhiều bản	Có sẵn, khôi phục được bản cũ	Tùy sản phẩm
Công sức dựng ban đầu	Tự dựng, vài giờ	Tự dựng, vài giờ	Cài đặt sẵn, dùng thử rồi mới mua
Phù hợp khi	Một người nhập, dữ liệu ít	Chủ hộ, người bán và kế toán cùng dùng	Cần quản lý đơn, kho, công nợ chứ không chỉ thu chi

Khi nào nên dùng công cụ dựng sẵn thay vì tự làm?

File tự dựng đủ dùng khi bạn chỉ cần biết thu, chi và lãi lỗ. Khi có thêm nhu cầu theo dõi từng đơn bán, tồn kho hay công nợ khách hàng thì ba sheet này bắt đầu thiếu, và việc nối thêm sheet bằng tay dễ sinh lệch số.

• Chỉ cần sổ thu chi hoặc doanh thu: dùng mẫu Google Sheets miễn phí Sổ Thu Chi Tiền Mặt, Theo Dõi Doanh Thu Bán Hàng hoặc Quản Lý Ngân Sách & Chi Phí.
• Cần quản lý bán hàng trên Google Sheets: Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Bằng Google Sheets, mua một lần dùng trọn đời, có dùng thử 7 ngày.
• Cần kho và giá vốn: Phần mềm quản lý kho và giá vốn, hỗ trợ bình quân gia quyền và FIFO theo lô, có báo cáo lãi gộp.

Nếu muốn báo cáo tự cập nhật và gửi định kỳ, xem thêm cách tự động hóa báo cáo tài chính với Google Sheets và Apps Script.

Câu hỏi thường gặp

File Excel này có thay thế sổ sách bắt buộc theo quy định không?

Không. File là công cụ theo dõi thu chi và lãi lỗ nội bộ. Biểu mẫu sổ sách bắt buộc, kỳ nộp và cách kê khai do cơ quan thuế và Bộ Tài chính quy định, có thể thay đổi theo từng thời kỳ. Hãy hỏi chi cục thuế quản lý hoặc kế toán của bạn trước khi dùng file này làm hồ sơ nộp.

Báo cáo lãi lỗ trong file tính theo thực thu thực chi hay theo hóa đơn?

Theo thực thu, thực chi: mỗi khoản được ghi vào ngày tiền thật sự vào hoặc ra. Khoản trả trước nhiều tháng, như tiền thuê mặt bằng, nên chia đều thành từng dòng theo tháng để báo cáo từng tháng không bị lỗ giả hoặc lãi ảo.

Nên dùng Excel hay Google Sheets cho file này?

Excel hợp khi một người nhập trên một máy và không cần chia sẻ. Google Sheets hợp khi chủ hộ, người bán hàng và kế toán cùng nhập, vì có lịch sử chỉnh sửa, phân quyền xem hoặc sửa và không phải gửi file qua lại. Công thức SUMIFS và EDATE trong bài chạy được trên cả hai.

File có tự tính thuế phải nộp không?

Không. File chỉ cho ra doanh thu, chi phí, lãi lỗ và tồn quỹ. Mức thuế phải nộp phụ thuộc ngành nghề, cách kê khai và quy định hiện hành, bạn cần đối chiếu riêng với cơ quan thuế hoặc kế toán.