Template Google Sheets Quản Lý Khách Sạn và Nhà Nghỉ 2027: Đặt Phòng và Doanh Thu

Chị Lan sở hữu một nhà nghỉ 12 phòng ở Đà Lạt. Mùa cao điểm lễ Tết, khách book qua Booking.com, Agoda, Traveloka, Facebook, và trực tiếp. Phòng nào còn trống, phòng nào đã có khách, check-in lúc mấy giờ, ai chưa trả tiền — mọi thứ ghi trên tờ giấy và nhớ trong đầu. Một lần double-booking khiến chị phải đền tiền và mất khách quen. Từ đó chị chuyển sang dùng template Google Sheets — không cần phần mềm PMS đắt tiền, nhưng đủ kiểm soát toàn bộ nhà nghỉ.

Bài viết này chia sẻ template Google Sheets quản lý khách sạn và nhà nghỉ 2027 — từ lịch phòng trống đến báo cáo doanh thu RevPAR.

Thách Thức Mini-Hotel Và Nhà Nghỉ Việt Nam

Phần lớn khách sạn mini và nhà nghỉ ở Việt Nam (dưới 30 phòng) không dùng PMS chính thức vì:

• Chi phí cao: PMS chuyên nghiệp như Cloudbeds, Opera PMS tốn 1-3 triệu/tháng.
• Phức tạp: Nhân viên không quen dùng phần mềm phức tạp.
• Nhiều kênh booking: OTA (Booking, Agoda), mạng xã hội, điện thoại trực tiếp — khó đồng bộ.
• Double-booking: Nhận book từ nhiều kênh mà không cập nhật real-time.

Template Google Sheets giải quyết được 80% vấn đề này với chi phí bằng không.

Cấu Trúc Template Quản Lý Khách Sạn/Nhà Nghỉ

Sheet 1: Room Availability Calendar — Lịch Phòng Trống

View quan trọng nhất — nhìn một màn hình biết toàn bộ tình trạng phòng:

LỊCH PHÒNG TRỐNG THÁNG 1/2027

Phòng     | 01 | 02 | 03 | 04 | 05 | 06 | 07 | 08 | ... | 31
----------|----|----|----|----|----|----|----|----|-----|----
P101 STD  | 🟢 | 🟢 | 🔴 | 🔴 | 🔴 | 🟢 | 🟢 | 🔴 | ... | 🟢
P102 STD  | 🔴 | 🔴 | 🔴 | 🟢 | 🟢 | 🟢 | 🔴 | 🔴 | ... | 🟡
P201 DEL  | 🟡 | 🔴 | 🔴 | 🔴 | 🔴 | 🔴 | 🟢 | 🟢 | ... | 🔴
P202 DEL  | 🟢 | 🟢 | 🟢 | 🟢 | 🔴 | 🔴 | 🔴 | 🔴 | ... | 🟢
P301 FAM  | 🔴 | 🔴 | 🔴 | 🔴 | 🟢 | 🟢 | 🟢 | 🟢 | ... | 🔴

🟢 = Trống  🔴 = Có khách  🟡 = Chờ check-in/out

Conditional formatting tự động đổi màu ô dựa trên booking data. Công thức:

// Kiểm tra phòng P101 ngày 3/1 có bị book không
=IF(COUNTIFS(Bookings!D:D, "<="&DATE(2027,1,3), Bookings!E:E, ">="&DATE(2027,1,3), Bookings!C:C, "P101") > 0, "🔴", "🟢")

Sheet 2: Booking Tracker — Quản Lý Đặt Phòng

Tất cả booking từ mọi kênh vào một nơi:

Dashboard tóm tắt hôm nay:

HÔM NAY (08/01/2027):
Check-in hôm nay: 3 phòng (P102, P105, P204)
Check-out hôm nay: 2 phòng (P101, P103)
Đang có khách: 8/12 phòng (66,7% occupancy)
Phòng trống: 4 phòng
Doanh thu hôm nay: 4.200.000 đ

Sheet 3: Daily Revenue Report — Báo Cáo Doanh Thu Ngày

Ngày | Phòng | Khách | Giá/đêm | Kênh | Commission OTA | Net revenue
01/01 | P201 | Trần Văn B | 550.000 | Trực tiếp | 0 | 550.000
01/01 | P101 | Booking BK001 | 350.000 | Booking.com | -52.500 (15%) | 297.500
01/01 | P102 | Agoda AGO001 | 350.000 | Agoda | -52.500 (15%) | 297.500

Tổng doanh thu gross 01/01: 1.250.000 đ
Tổng commission OTA: -105.000 đ
Doanh thu net: 1.145.000 đ

Sheet 4: Occupancy Rate Dashboard — Tỷ Lệ Lấp Đầy

Công thức RevPAR (Revenue Per Available Room):

// ADR = Average Daily Rate
ADR = Tổng doanh thu phòng / Số phòng-đêm bán được

// RevPAR = Revenue Per Available Room
RevPAR = ADR × OCC%
// Hoặc: RevPAR = Tổng doanh thu phòng / Tổng phòng-đêm có sẵn

// OCC% = Occupancy Rate
OCC% = Số phòng-đêm bán được / Số phòng-đêm có sẵn

Sheet 5: Housekeeping Checklist — Quản Lý Buồng Phòng

CHECKLIST DỌN PHÒNG HÔM NAY (08/01/2027):

Phòng | Trạng thái | Dọn lúc | Nhân viên | Checklist | Hoàn thành
P101 | Check-out (06:45) | Dọn ngay | Thu | ☑Thay ga ☑Dọn WC ☑Lau sàn ☑KT đồ dùng | 09:30
P102 | Check-in (14:00) | Trước 13:00 | Lan | ☑Thay ga ☑Dọn WC ☑Lau sàn ☑Để đồ | —
P201 | Khách đang ở | Dọn hàng ngày | Thu | ☑Thay khăn ☑Đổ rác ☑Bổ sung amenity | 10:15
P301 | Trống (chưa book) | Làm sạch tổng | Lan | ☑Hút bụi ☑Lau cửa sổ ☑KT điện nước | —

Ghi chú: P102 khách báo điều hòa không mát — báo kỹ thuật kiểm tra

Sheet 6: VIP Guest History — Khách VIP và Lịch Sử

KHÁCH VIP — LỊCH SỬ LƯU TRÚ:
Tên: Nguyễn Thị A
SĐT: 0901 234 567
Email: a@email.com
Số lần đến: 8 lần
Tổng chi tiêu: 24.500.000 đ (khách thân thiết)
Sở thích: Phòng tầng cao, gối mềm, ít ồn
Kỵ: Không thích mùi khử trùng mạnh
Sinh nhật: 15/03/1985
Ghi chú: Hay dẫn theo bạn bè — referral tốt

LỊCH SỬ:
04/2026 — P301 FAM — 3 đêm — 2.250.000 đ — Hài lòng 5★
09/2026 — P201 DEL — 2 đêm — 1.100.000 đ — Hài lòng 5★
01/2027 — P101 STD — 3 đêm — 1.050.000 đ — Hài lòng 4★ (điều hòa ồn)

Công Thức Quan Trọng Cho Hotel Template

Kiểm Tra Double-Booking

// Đếm booking trùng phòng trong cùng khoảng ngày
=COUNTIFS(
  Bookings!C:C, PhongMoi,           // cùng phòng
  Bookings!D:D, "<="&CheckoutMoi,   // check-in cũ trước check-out mới
  Bookings!E:E, ">="&CheckinMoi,    // check-out cũ sau check-in mới
  Bookings!K:K, "<>Cancelled"       // không phải đã hủy
)
// Nếu kết quả > 0: CẢNH BÁO DOUBLE BOOKING

Tính Commission OTA

// Commission theo kênh
=IF(I2="Booking.com", G2*0.15,
  IF(I2="Agoda", G2*0.15,
    IF(I2="Traveloka", G2*0.18,
      IF(I2="Airbnb", G2*0.03, 0))))

// Net revenue sau commission
=H2 - CommissionOTA

Forecast Doanh Thu Tháng

// Doanh thu đã confirm đến cuối tháng
=SUMIFS(Bookings!H:H, 
  Bookings!D:D, ">="&DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY()),1),
  Bookings!D:D, "<="&EOMONTH(TODAY(),0),
  Bookings!K:K, "<>Cancelled")

// Kết hợp với occupancy để forecast phần chưa book
= RevenueConfirmed + (PhongTrong × DaysLeft × ADR_Expected × FillRate_Expected)

Length of Stay Analysis

// Số đêm trung bình
=AVERAGE(Bookings!F:F)  // Cột F là số đêm

// % booking 1 đêm
=COUNTIF(Bookings!F:F, 1) / COUNTA(Bookings!F:F)

// Doanh thu trung bình theo kênh
=AVERAGEIF(Bookings!I:I, "Booking.com", Bookings!H:H)

Tích Hợp Google Forms Nhận Đặt Phòng Online

Tạo form nhận đặt phòng trực tiếp từ website/fanpage — kết nối tự động với Booking Tracker:

Bước 1: Tạo Google Form

Google Forms với các trường: Họ tên, SĐT, Email, Ngày check-in, Ngày check-out, Loại phòng, Số người lớn, Số trẻ em, Yêu cầu đặc biệt.

Bước 2: Kết Nối Với Spreadsheet

Form responses tự động điền vào sheet "Form Responses". Dùng Apps Script để process và chuyển sang Booking Tracker chính thức sau khi admin confirm.

Apps Script Xử Lý Form Booking

function onFormSubmit(e) {
  var response = e.values;
  var name = response[1];
  var phone = response[2];
  var checkin = new Date(response[4]);
  var checkout = new Date(response[5]);
  var roomType = response[6];
  
  // Kiểm tra phòng trống
  var availableRoom = checkAvailability(roomType, checkin, checkout);
  
  if (availableRoom) {
    // Tạo booking tự động
    addBooking(availableRoom, name, phone, checkin, checkout);
    
    // Gửi email xác nhận cho khách
    GmailApp.sendEmail(response[3], 
      'Xac nhan dat phong - ' + availableRoom,
      'Cam on ban da dat phong tai Nha Nghi Lan...'
    );
    
    // Thông báo cho nhân viên qua Telegram
    sendTelegramNotification('Booking moi: ' + name + ' - ' + availableRoom + ' - ' + checkin);
  } else {
    // Gửi email thông báo hết phòng
    GmailApp.sendEmail(response[3], 'Rất tiếc, phòng đã hết...', '...');
  }
}

Tips Vận Hành Mini-Hotel Với Template

1. Cập Nhật Real-Time Từ Điện Thoại

Google Sheets app trên điện thoại cho phép nhân viên cập nhật check-in/out ngay tại quầy. Không cần máy tính để bàn riêng. Manager xem live trạng thái phòng từ bất cứ đâu.

2. Review Management

Thêm cột "Review" và "Rating" vào Booking Tracker. Sau khi khách check-out, gửi link Google Form để đánh giá 1-click. Tổng hợp rating trung bình theo tháng để cải thiện dịch vụ.

3. Channel Manager Đơn Giản

Tạo checklist cập nhật availability trên các OTA mỗi khi có booking mới. Không tự động như phần mềm PMS thật, nhưng nếu update ngay sau mỗi booking, tỷ lệ double-booking sẽ rất thấp.

4. Seasonal Pricing

Sheet "Pricing Calendar" với giá phòng theo ngày — ngày thường, cuối tuần, lễ Tết, mùa hè. VLOOKUP tự động lấy giá đúng khi tạo booking. Không cần nhớ hay tính tay.

5. Báo Cáo Thuế

Sheet "Tax Report" tổng hợp doanh thu theo tháng để kê khai thuế. Phân loại theo loại phòng, kênh bán. Export PDF nộp cho kế toán hàng quý.

So Sánh Template Với Cloudbeds/Booking Engine

FAQ — Câu Hỏi Thường Gặp

Template có ngăn được double-booking không?

Có conditional formatting cảnh báo double-booking, nhưng không tự động block như PMS thật. Khi nhập booking mới, nhân viên phải kiểm tra cột "Alert" — nếu đỏ là có conflict. Với quy mô <20 phòng và kỷ luật update, tỷ lệ double-booking <1%.

Có tính được giá theo mùa không?

Có. Sheet "Pricing Calendar" cho phép đặt giá khác nhau cho từng ngày. VLOOKUP khi tạo booking tự động lấy giá đúng theo ngày check-in. Hỗ trợ cả giá theo loại phòng và theo mùa.

Có thể dùng cho resort hay homestay không?

Template này phù hợp nhất cho hotel/nhà nghỉ truyền thống. Homestay (ít phòng, nhiều dịch vụ thêm) và resort (nhiều loại phòng, dịch vụ phức tạp) cần điều chỉnh đáng kể.

Backup dữ liệu như thế nào?

Google Sheets tự động lưu lên Google Drive. Version history cho phép khôi phục lại bất kỳ phiên bản nào trong 30 ngày. Ngoài ra, nên export backup Excel hàng tháng lưu local.

Kết Luận

Template Google Sheets quản lý khách sạn và nhà nghỉ 2027 là giải pháp tuyệt vời cho mini-hotel dưới 20 phòng muốn chuyên nghiệp hóa mà không tốn chi phí phần mềm PMS. Với lịch phòng trực quan, booking tracker đầy đủ, RevPAR/OCC tự động và tích hợp Google Forms, bạn có đủ công cụ vận hành nhà nghỉ hiệu quả.

Download template quản lý khách sạn nhà nghỉ 2027 tại SheetStore và bắt đầu quản lý chuyên nghiệp từ hôm nay.

Xem thêm: Template Quản Lý BĐS Cho Thuê | Hàm QUERY Google Sheets | Google Sheets Căn Bản