Tạo Hệ Thống Quản Lý Kho Hàng Hoàn Chỉnh Trên Google Sheets [Template Miễn Phí]

Tại sao dùng Google Sheets để quản lý kho hàng?

Với doanh nghiệp nhỏ (dưới 500 SKU), Google Sheets là giải pháp quản lý kho tối ưu nhất vì: miễn phí, dễ tùy chỉnh, nhiều người dùng cùng lúc, và tích hợp được với nhiều công cụ khác. Bài này sẽ hướng dẫn bạn xây dựng một hệ thống quản lý kho hoàn chỉnh từ A-Z.

Sheet 1: Danh mục sản phẩm (Master Data)

Đây là sheet chứa thông tin gốc của tất cả sản phẩm. Các sheet khác sẽ tham chiếu đến sheet này.

Cấu trúc cột

Công thức tự động tạo Mã SP

// Ô A2 (tự động tạo mã SP001, SP002, SP003...)
=IF(B2="","","SP"&TEXT(ROW()-1,"000"))

Sheet 2: Phiếu nhập kho

Ghi nhận mỗi lần nhập hàng vào kho từ nhà cung cấp hoặc chuyển kho nội bộ.

Cấu trúc cột

Sheet 3: Phiếu xuất kho

Tương tự phiếu nhập nhưng ghi nhận hàng xuất khỏi kho (bán hàng, trả NCC, hủy...).

Sheet 4: Tồn kho (Realtime)

Sheet quan trọng nhất - hiển thị tồn kho hiện tại của từng sản phẩm, tính tự động từ phiếu nhập/xuất.

Công thức tính tồn kho

// Cột A: Mã SP (copy từ sheet Sản phẩm)
// Cột B: Tên SP
=VLOOKUP(A2,'Sản phẩm'!A:B,2,FALSE)

// Cột C: Tổng nhập
=SUMIF('Nhập kho'!C:C,A2,'Nhập kho'!E:E)

// Cột D: Tổng xuất
=SUMIF('Xuất kho'!C:C,A2,'Xuất kho'!E:E)

// Cột E: Tồn kho hiện tại
=C2-D2

// Cột F: Giá vốn/đơn vị
=VLOOKUP(A2,'Sản phẩm'!A:E,5,FALSE)

// Cột G: Giá trị tồn kho
=E2*F2

// Cột H: Tồn tối thiểu
=VLOOKUP(A2,'Sản phẩm'!A:G,7,FALSE)

// Cột I: Trạng thái
=IF(E2<=0,"Hết hàng",IF(E2<=H2,"Sắp hết","Bình thường"))

// Cột J: Nhập gần nhất
=IFERROR(MAXIFS('Nhập kho'!B:B,'Nhập kho'!C:C,A2),"")

Conditional Formatting cho cột Trạng thái

Sheet 5: Dashboard báo cáo

Sheet tổng hợp các chỉ số quan trọng bằng biểu đồ và con số KPI.

Các KPI chính

// Tổng SKU đang kinh doanh
=COUNTA('Sản phẩm'!A2:A)

// Tổng giá trị tồn kho
=SUM('Tồn kho'!G:G)

// Số SP hết hàng
=COUNTIF('Tồn kho'!I:I,"Hết hàng")

// Số SP sắp hết
=COUNTIF('Tồn kho'!I:I,"Sắp hết")

// Tổng nhập tháng này
=SUMPRODUCT(('Nhập kho'!B2:B>=DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY()),1))
 *('Nhập kho'!G2:G))

// Tổng xuất tháng này
=SUMPRODUCT(('Xuất kho'!B2:B>=DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY()),1))
 *('Xuất kho'!G2:G))

// Top 5 SP bán chạy tháng này (dùng QUERY)
=QUERY('Xuất kho'!C:E,
 "SELECT C, SUM(E) WHERE B >= date '"
 &TEXT(DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY()),1),"yyyy-MM-dd")
 &"' GROUP BY C ORDER BY SUM(E) DESC LIMIT 5")

Biểu đồ Dashboard

Tự động hóa với Apps Script

Nâng cấp hệ thống kho hàng lên level cao hơn với Apps Script tự động hóa.

Script 1: Cảnh báo hàng sắp hết qua email

/**
 * Kiểm tra tồn kho và gửi email cảnh báo
 * Đặt trigger chạy mỗi ngày lúc 8h sáng
 */
function checkLowStock() {
  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var stockSheet = ss.getSheetByName("Tồn kho");
  var data = stockSheet.getDataRange().getValues();

  var lowStockItems = [];
  var outOfStockItems = [];

  // Bỏ hàng tiêu đề
  for (var i = 1; i < data.length; i++) {
    var maSP = data[i][0];
    var tenSP = data[i][1];
    var tonKho = data[i][4]; // Cột E
    var tonToiThieu = data[i][7]; // Cột H
    var trangThai = data[i][8]; // Cột I

    if (trangThai === "Hết hàng") {
      outOfStockItems.push({ ma: maSP, ten: tenSP, ton: tonKho });
    } else if (trangThai === "Sắp hết") {
      lowStockItems.push({ ma: maSP, ten: tenSP, ton: tonKho, min: tonToiThieu });
    }
  }

  // Chỉ gửi email nếu có hàng cần cảnh báo
  if (outOfStockItems.length === 0 && lowStockItems.length === 0) return;

  var html = '
'
    + '
⚠️ Cảnh báo tồn kho
'
    + '
Ngày: ' + Utilities.formatDate(new Date(), "Asia/Ho_Chi_Minh", "dd/MM/yyyy") + '
';

  if (outOfStockItems.length > 0) {
    html += '
🔴 Hết hàng (' + outOfStockItems.length + ' SP):
'
      + ''
      + '';
    outOfStockItems.forEach(function(item) {
      html += ''
        + ''
        + '';
    });
    html += '
Mã
Tên SP
Tồn
' + item.ma + '
' + item.ten + '
' + item.ton + '
';
  }

  if (lowStockItems.length > 0) {
    html += '
🟡 Sắp hết (' + lowStockItems.length + ' SP):
'
      + ''
      + '';
    lowStockItems.forEach(function(item) {
      html += ''
        + ''
        + ''
        + '';
    });
    html += '
Mã
Tên SP
Tồn
Tối thiểu
' + item.ma + '
' + item.ten + '
' + item.ton + '
' + item.min + '
';
  }

  html += '
Mở file quản lý kho
';

  GmailApp.sendEmail(
    "admin@company.com",
    "⚠️ Cảnh báo tồn kho - " + (outOfStockItems.length + lowStockItems.length) + " SP cần chú ý",
    "",
    { htmlBody: html }
  );
}

Script 2: Menu tùy chỉnh cho quản lý kho

function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Quản lý kho')
    .addItem('Nhập hàng nhanh', 'quickImport')
    .addItem('Xuất hàng nhanh', 'quickExport')
    .addSeparator()
    .addItem('Kiểm tra tồn kho', 'checkLowStock')
    .addItem('Báo cáo tháng', 'monthlyReport')
    .addItem('Xuất PDF báo cáo', 'exportReport')
    .addToUi();
}

/**
 * Dialog nhập hàng nhanh
 */
function quickImport() {
  var ui = SpreadsheetApp.getUi();
  var maSP = ui.prompt('Nhập mã sản phẩm:').getResponseText();
  if (!maSP) return;

  var soLuong = ui.prompt('Nhập số lượng:').getResponseText();
  if (!soLuong || isNaN(soLuong)) return;

  var nhapKho = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Nhập kho");
  var lastRow = nhapKho.getLastRow() + 1;

  nhapKho.getRange(lastRow, 2).setValue(new Date()); // Ngày
  nhapKho.getRange(lastRow, 3).setValue(maSP);       // Mã SP
  nhapKho.getRange(lastRow, 5).setValue(parseInt(soLuong)); // Số lượng

  ui.alert('Đã nhập ' + soLuong + ' đơn vị SP: ' + maSP);
}

/**
 * Dialog xuất hàng nhanh
 */
function quickExport() {
  var ui = SpreadsheetApp.getUi();
  var maSP = ui.prompt('Nhập mã sản phẩm:').getResponseText();
  if (!maSP) return;

  // Kiểm tra tồn kho trước khi xuất
  var stockSheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Tồn kho");
  var stockData = stockSheet.getDataRange().getValues();
  var currentStock = 0;
  for (var i = 1; i < stockData.length; i++) {
    if (stockData[i][0] === maSP) {
      currentStock = stockData[i][4];
      break;
    }
  }

  var soLuong = ui.prompt('Tồn kho hiện tại: ' + currentStock + '\nNhập số lượng xuất:').getResponseText();
  if (!soLuong || isNaN(soLuong)) return;

  if (parseInt(soLuong) > currentStock) {
    ui.alert('Lỗi: Số lượng xuất (' + soLuong + ') vượt quá tồn kho (' + currentStock + ')!');
    return;
  }

  var xuatKho = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Xuất kho");
  var lastRow = xuatKho.getLastRow() + 1;

  xuatKho.getRange(lastRow, 2).setValue(new Date());
  xuatKho.getRange(lastRow, 3).setValue(maSP);
  xuatKho.getRange(lastRow, 5).setValue(parseInt(soLuong));
  xuatKho.getRange(lastRow, 8).setValue("Bán hàng");

  ui.alert('Đã xuất ' + soLuong + ' đơn vị SP: ' + maSP + '\nTồn kho còn: ' + (currentStock - parseInt(soLuong)));
}

Script 3: Báo cáo tồn kho cuối tháng

/**
 * Tạo báo cáo tồn kho cuối tháng và gửi email
 */
function monthlyReport() {
  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var stockSheet = ss.getSheetByName("Tồn kho");
  var data = stockSheet.getDataRange().getValues();

  var totalSKU = data.length - 1;
  var totalValue = 0;
  var outOfStock = 0;
  var lowStock = 0;

  for (var i = 1; i < data.length; i++) {
    totalValue += data[i][6] || 0; // Giá trị tồn
    if (data[i][8] === "Hết hàng") outOfStock++;
    if (data[i][8] === "Sắp hết") lowStock++;
  }

  var month = Utilities.formatDate(new Date(), "Asia/Ho_Chi_Minh", "MM/yyyy");

  var report = '📦 BÁO CÁO TỒN KHO THÁNG ' + month + '\n\n'
    + '📊 Tổng SKU: ' + totalSKU + '\n'
    + '💰 Giá trị tồn: ' + formatVND(totalValue) + '\n'
    + '🔴 Hết hàng: ' + outOfStock + ' SP\n'
    + '🟡 Sắp hết: ' + lowStock + ' SP\n'
    + '🟢 Bình thường: ' + (totalSKU - outOfStock - lowStock) + ' SP';

  // Hiển thị trong Sheets
  SpreadsheetApp.getUi().alert(report);
}

function formatVND(amount) {
  return new Intl.NumberFormat('vi-VN', { style: 'currency', currency: 'VND' }).format(amount);
}

Mẹo tối ưu hệ thống kho

Khi nào nên chuyển sang phần mềm chuyên dụng?

Google Sheets quản lý kho rất tốt cho doanh nghiệp nhỏ, nhưng đến một ngưỡng nhất định, bạn nên cân nhắc phần mềm chuyên dụng:

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Tổng kết

Với 5 sheet và vài Apps Script, bạn đã có một hệ thống quản lý kho hoàn chỉnh trên Google Sheets: