Giải pháp phần mềm không tốn phí bản quyền giúp chủ trọ quản lý phòng cho thuê, hợp đồng khách thuê, ghi chỉ số điện nước và thu tiền phòng hàng tháng. Phổ biến nhất là các công cụ dựa trên Google Sheets hoặc ứng dụng có gói freemium.
Top 4 Phần Mềm Quản Lý Nhà Trọ & Phòng Trọ 2026
So sánh chi tiết phần mềm quản lý nhà trọ miễn phí: phòng trọ, hợp đồng thuê, tiền điện nước và doanh thu
SheetStore - Quản lý nhà trọ
Quản lý nhà trọ bằng Google Sheets – mua 1 lần dùng trọn đời
Ưu điểm
- ✓Mua 1 lần, không phí tháng
- ✓Tùy chỉnh theo quy trình riêng
- ✓Sở hữu 100% dữ liệu
- ✓Chạy tốt trên điện thoại Android
Hạn chế
- ✗Cần chi phí ban đầu
- ✗Không có app native chuyên dụng
Phù hợp nhất: Chủ trọ muốn tiết kiệm chi phí dài hạn
Xem chi tiết →SmartOS
Nền tảng quản lý vận hành bất động sản cho thuê
Ưu điểm
- ✓Nhắc hạn thanh toán tự động
- ✓App riêng cho nhân viên/khách thuê
- ✓Quản lý nhiều tòa nhà
Hạn chế
- ✗Chi phí lâu dài khá cao
- ✗Dữ liệu lưu trên server nhà cung cấp
Phù hợp nhất: Chủ trọ nhiều tòa, cần tự động hóa sâu
LOZIDO
Phần mềm quản lý nhà trọ, chung cư mini, ký túc xá
Ưu điểm
- ✓Có bản miễn phí dùng thử
- ✓Tích hợp khóa vân tay/camera/đồng hồ điện nước IoT
- ✓Đa nền tảng (điện thoại, máy tính bảng, PC)
Hạn chế
- ✗Bản miễn phí giới hạn 15 phòng, có quảng cáo
- ✗Giá bản trả phí không công khai
Phù hợp nhất: Chủ trọ muốn thiết bị IoT tích hợp sẵn
Google Sheets thuần
Tự xây bảng tính quản lý nhà trọ
Ưu điểm
- ✓Linh hoạt tuyệt đối
- ✓Không phụ thuộc nhà cung cấp
Hạn chế
- ✗Tốn nhiều thời gian setup
- ✗Không có template sẵn có
Phù hợp nhất: Người dùng thành thạo Excel/Sheets
So Sánh Tính Năng Chi Tiết
| Tính năng | SheetStore | SmartOS | LOZIDO | Google Sheets thuần |
|---|---|---|---|---|
| Giá | 459K (1 lần) | Từ 360K/tháng | Miễn phí ≤15 phòng, trả phí liên hệ | Miễn phí |
| Chi phí 3 năm (quy mô 20 phòng) | 459K | ~13 triệu | Liên hệ (ngoài gói free) | 0đ |
| Quản lý phòng/khách thuê | ✓ Tùy chỉnh | ✓ Tích hợp | ✓ Tích hợp | ✓ Tự dựng |
| Hợp đồng thuê | ✓ Google Docs | ✓ Ký online | ✓ Ký online | ✗ |
| Thu tiền điện nước | ✓ Tự tính bậc thang | ✓ Tự động | ✓ Tự động, IoT đồng hồ | ✓ Tự dựng công thức |
| Đối soát tiền chuyển khoản | ✓ Tự dò theo sao kê | ✓ Đánh dấu nợ tự động | ✓ Tự động | ✗ |
| Mã QR thanh toán | ✓ VietQR từng hóa đơn | — | — | ✗ |
| Nhắc hạn thanh toán | ✓ Apps Script | ✓ Tự động | ✓ Tự động | ✗ |
| Sở hữu dữ liệu | ✓ 100% trên Drive của bạn | ✗ Server nhà cung cấp | ✗ Server nhà cung cấp | ✓ |
| Quản lý nhiều khu trọ | ✓ Không giới hạn | ✓ Có phí thêm | ✓ Không giới hạn (bản trả phí) | ✓ Tự dựng |
Khi nào nên dùng phần mềm nhà trọ mua 1 lần thay vì trả phí hàng tháng?
Dưới 50 phòng
Quy mô vừa và nhỏ không cần hệ thống tự động hóa phức tạp
Muốn tránh phí hàng tháng
Mua 1 lần 459K, dùng trọn đời, không phát sinh phí thuê bao
1–2 dãy trọ
Quản lý đa dãy dễ dàng trên cùng một Google Drive
Không cần SMS tự động
Nhắc hạn qua Zalo/Google Apps Script không tốn thêm phí
Muốn tự chỉnh báo cáo
Sheets linh hoạt hơn bất kỳ dashboard đóng gói nào
Ngân sách hạn hẹp
Tiết kiệm hàng triệu đồng chi phí phần mềm sau 3 năm so với bản trả phí tháng
Phần Mềm Nào Phù Hợp Với Bạn?
Chỉ cần ghi chép phòng trống, thu tiền điện nước và tiền phòng hàng tháng. SheetStore đáp ứng đủ với 459K mua 1 lần, chạy tốt trên điện thoại Android.
Cần quản lý hợp đồng thuê, theo dõi khách thuê, ghi chỉ số điện nước và báo cáo doanh thu hàng tháng. SheetStore đáp ứng đủ, tiết kiệm chi phí dài hạn so với thuê bao tháng.
Trên 50 phòng hoặc cần tích hợp khóa vân tay, camera, đồng hồ điện nước tự động, nhắc hạn SMS. Chi phí thuê bao xứng đáng với quy mô vận hành và mức tự động hóa cần thiết.
Cần quản lý nhiều loại phòng với giá khác nhau, theo dõi khách ở ghép linh hoạt. Sheets tùy chỉnh hoàn toàn theo cấu trúc phòng đặc thù, chỉ trả phí 1 lần duy nhất.
Hướng Dẫn Dành Cho Chủ Trọ
Các bài viết thực tế về tính tiền, lập hóa đơn và vận hành dãy trọ.
- Cách quản lý phòng trọ hiệu quả: từ thu tiền đến sổ sáchTheo dõi hợp đồng, tính điện nước, thu tiền đúng hạn và tránh sai sót sổ sách.
- Quản lý phòng trọ từ xa cho chủ trọ không ở gầnTheo dõi thu tiền, hợp đồng và sự cố phòng khi bạn ở tỉnh khác.
- Kinh nghiệm quản lý dãy trọ nhiều phòngThu tiền, xử lý khách thuê, điện nước và sổ sách khi số phòng tăng lên.
- Cách tính tiền phòng trọ khi khách vào ở giữa thángCông thức tính theo số ngày ở thực tế, kèm ví dụ và cách lập bảng tự động.
- Mẫu hóa đơn tiền phòng trọ: tải miễn phí, in ngayMẫu hóa đơn đủ mục tiền phòng, điện, nước, dịch vụ cho chủ trọ.
- Phần mềm quản lý chung cư mini: thu tiền phòng tự độngTính năng cần có khi quản lý chung cư mini: thu tiền phòng, điện nước, công nợ.
Quản lý nhà trọ chuyên nghiệp với Google Sheets
Sơ đồ phòng, hợp đồng, điện nước bậc thang, hóa đơn kèm mã QR VietQR, đối soát sao kê tự động — mua 1 lần dùng trọn đời, dữ liệu thuộc về bạn mãi mãi.
Câu Hỏi Thường Gặp
Phần mềm quản lý nhà trọ dưới 500K có đủ dùng không?
Đủ dùng cho chủ trọ có dưới 50 phòng. SheetStore giá 459K mua 1 lần, cho phép tùy chỉnh linh hoạt từ quản lý phòng, hợp đồng thuê đến ghi chỉ số điện nước và báo cáo doanh thu, không phát sinh phí hàng tháng.
SheetStore quản lý tiền điện nước nhà trọ như thế nào?
SheetStore dùng Google Sheets để ghi chỉ số điện nước đầu kỳ và cuối kỳ, tự động tính tiền theo đơn giá bậc thang bạn thiết lập. Hóa đơn kèm mã QR VietQR được tạo tự động và có thể gửi qua email cho khách thuê ngay trên điện thoại.
Tại sao SmartOS và các phần mềm thương mại khác có phí hàng tháng?
Các phần mềm thương mại như SmartOS có chi phí vận hành server, hỗ trợ khách hàng và phát triển tính năng mới (nhắc hạn SMS, tích hợp thiết bị IoT). Gói thấp nhất của SmartOS từ 360K/tháng cho 20 phòng, tương đương khoảng 13 triệu sau 3 năm. Phù hợp với chủ trọ nhiều khu cần tự động hóa sâu.
Bao nhiêu phòng thì nên dùng phần mềm nhà trọ trả phí hàng tháng?
Thường từ 50 phòng trở lên, khi cần quản lý nhiều khu trọ, nhắc hạn tự động qua SMS và tích hợp thiết bị IoT. Với dưới 50 phòng, SheetStore (459K mua 1 lần) đáp ứng đủ nhu cầu vận hành hàng ngày mà không tốn phí thuê bao.
SheetStore có thể quản lý hợp đồng thuê nhà trọ không?
Có. SheetStore cho phép lập hợp đồng kèm người ở cùng và dịch vụ đi kèm, tự động nhắc trước 30 ngày khi hợp đồng sắp hết hạn và chặn trùng CCCD, gia hạn/thanh lý chỉ 1 click ngay trong Sheets.
Phần mềm nào tốt cho dãy trọ 10–20 phòng?
SheetStore là lựa chọn tiết kiệm nhất cho quy mô này: quản lý phòng trống/đang thuê, thu tiền điện nước, ghi chép hợp đồng và báo cáo thu chi hàng tháng chỉ với 459K mua 1 lần, không tốn phí định kỳ. Dữ liệu lưu trên Google Drive của bạn, truy cập mọi lúc mọi nơi.
Làm thế nào để lập bảng thu tiền phòng hàng tháng tự động?
SheetStore lập hóa đơn hàng loạt cả kỳ: nhập chỉ số điện nước, Sheets tự tính tiền điện + tiền nước + tiền phòng + phí dịch vụ thành tổng phải thu cho từng phòng, sinh kèm mã QR VietQR để khách chuyển khoản, gửi qua email trực tiếp từ điện thoại.