Bảng Theo Dõi Booking Vé Máy Bay Bằng Excel: Công Thức Tính Lãi Gộp, Công Nợ

Trả lời nhanh: Mỗi booking một dòng với mã PNR, hành khách, ngày bay, hạn xuất vé, giá bán, giá vốn, đã thu. Lãi gộp là giá bán trừ giá vốn (=G2-H2); công nợ khách là giá bán trừ đã thu (=G2-I2). Thêm cảnh báo màu cho booking sắp hết hạn xuất vé.

Thử hình dung anh Tùng, chủ một phòng vé nhỏ, cuối ngày mở file ra và không trả lời được ba câu. Booking nào đang giữ chỗ mà sắp hết hạn xuất? Khách nào còn nợ bao nhiêu? Tiền phải trả hãng tuần này là bao nhiêu? Anh có file Excel, nhưng mỗi người nhập một kiểu: chỗ ghi giá đã gồm phí dịch vụ, chỗ ghi riêng, cột "đã thu" có dòng để trống, có dòng ghi chữ "ok". Đến lúc cần số, anh phải ngồi cộng tay.

Bài này dựng lại từ đầu một bảng theo dõi booking đủ gọn cho đại lý nhỏ, kèm công thức dán là chạy. Toàn bộ ví dụ dùng "Hãng A", "Hãng B" và các con số giả định, chỉ để minh họa cách tính, không phản ánh giá hay mức hoa hồng của hãng bay nào.

Bảng booking nên có những cột nào

Quy tắc đầu tiên: một booking một dòng, và mỗi cột chỉ chứa một loại dữ liệu. Đừng gộp "giá + phí" vào một ô, vì sau này bạn sẽ không tách ra được. Sheet đầu tiên đặt tên là Booking, dòng 1 là tiêu đề, dữ liệu bắt đầu từ dòng 2.

Cột	Nội dung	Kiểu dữ liệu
A	Mã PNR	Chữ
B	Hành khách (hoặc người đặt)	Chữ
C	Hành trình	Chữ
D	Ngày bay	Ngày
E	Hạn xuất vé	Ngày
F	Nhà cung cấp (Hãng A, Hãng B…)	Chữ, chọn từ danh sách
G	Giá bán cho khách	Số
H	Giá vốn (giá hãng/nhà cung cấp)	Số
I	Đã thu của khách	Số
J	Đã trả nhà cung cấp	Số
K	Trạng thái	Chọn từ danh sách
L	Lãi gộp (công thức)	Số
M	Còn nợ khách (công thức)	Số
N	Còn nợ nhà cung cấp (công thức)	Số
O	Cảnh báo hạn xuất (công thức)	Chữ

Ba cột F, K và (nếu có) tên khách thường hay bị gõ lệch: "Hãng A", "hãng a", "Hang A" thành ba người khác nhau khi cộng theo nhóm. Chọn cột F, vào Dữ liệu → Xác thực dữ liệu, chọn "Danh sách mục" rồi gõ Hãng A,Hãng B. Cột K làm tương tự với ba giá trị: Giữ chỗ,Đã xuất vé,Hủy. Mất hai phút, đổi lại các công thức bên dưới không bao giờ bị lệch vì lỗi chính tả.

Cột D và E phải là ngày thật. Nếu ô căn lề trái và Sheets không cho đổi định dạng ngày, bạn đang nhập chữ chứ không phải ngày, và công thức cảnh báo ở phần sau sẽ không chạy.

Công thức tính lãi gộp và công nợ khách

Ba cột công thức đầu tiên, nhập ở dòng 2 rồi kéo xuống:

• L2 (lãi gộp): =G2-H2
• M2 (còn nợ khách): =G2-I2
• N2 (còn nợ nhà cung cấp): =H2-J2

Muốn công thức tự điền cho mọi dòng mới trong Google Sheets, bạn có thể dùng =ARRAYFORMULA(IF(G2:G="","",G2:G-H2:H)) ở L2 và xóa các ô L bên dưới. Nếu dùng Excel thì kéo công thức xuống, hoặc chuyển vùng dữ liệu thành bảng để Excel tự nhân công thức.

Giả sử bảng có ba booking như sau (số giả định, đơn vị đồng):

Dòng	Nhà cung cấp	Giá bán (G)	Giá vốn (H)	Đã thu (I)	Đã trả NCC (J)	Lãi gộp (L)	Nợ khách (M)	Nợ NCC (N)
2	Hãng A	2.450.000	2.280.000	1.000.000	2.280.000	170.000	1.450.000	0
3	Hãng B	3.100.000	2.900.000	3.100.000	1.000.000	200.000	0	1.900.000
4	Hãng A	1.800.000	1.690.000	0	0	110.000	1.800.000	1.690.000
Tổng	7.350.000	6.870.000	4.100.000	3.280.000	480.000	3.250.000	3.590.000

Lãi gộp tổng là 480.000đ, tức khoảng 6,5% doanh số 7.350.000đ. Nhưng nhìn dòng tiền thì khác: đã thu 4.100.000đ, đã trả nhà cung cấp 3.280.000đ, ròng trong tay mới 820.000đ. Phần chênh lệch với 480.000đ lãi là tiền khách còn nợ và tiền mình còn nợ hãng cộng trừ lẫn nhau. Hai con số này trả lời hai câu hỏi khác nhau, nên bảng cần cả hai: lãi gộp cho biết bán có lời không, cột nợ cho biết tiền đang nằm ở đâu.

Một lưu ý thực tế: vé đổi hoặc hủy thường làm giá bán và giá vốn thay đổi. Cách đơn giản nhất là sửa thẳng G và H về con số thực còn lại sau khi xử lý, ghi lý do ở một cột ghi chú, thay vì tạo thêm dòng âm. Dòng âm khó đọc khi cộng theo khách.

Đánh dấu booking sắp đến hạn xuất vé

Booking giữ chỗ mà quên xuất là loại lỗi tốn tiền nhất, vì khách đã đồng ý mà mình mất chỗ. Cách chống quên chỉ cần một cột và một quy tắc màu.

Ở O2, nhập công thức (dán nguyên dòng, dấu phẩy ngăn đối số):

=IF(OR(K2<>"Giữ chỗ",E2=""),"",IF(E2<TODAY(),"Quá hạn",IF(E2-TODAY()<=1,"Sắp hết hạn","")))

Công thức chỉ xét các dòng đang "Giữ chỗ" và có điền hạn xuất ở cột E. Hạn xuất vé trước hôm nay thì báo "Quá hạn"; còn từ hôm nay đến ngày mai thì báo "Sắp hết hạn". Muốn cảnh báo sớm hơn thì đổi số 1 thành 2 hoặc 3.

Rồi tô màu cho cả dòng. Chọn vùng A2:O1000, vào Định dạng → Định dạng có điều kiện, chọn "Công thức tùy chỉnh" và nhập:

• Tô đỏ: =$O2="Quá hạn"
• Tô vàng: =$O2="Sắp hết hạn"

Dấu $ trước chữ O giữ cố định cột, để cả dòng đổi màu theo ô O của chính dòng đó. Khi chuyển trạng thái sang "Đã xuất vé", cảnh báo tự biến mất. Nếu hạn xuất có cả giờ, thay TODAY() bằng NOW() và ô E phải nhập đủ ngày giờ.

Nên làm thêm một thói quen: mỗi sáng lọc cột O khác rỗng. Chưa đầy một phút là bạn biết hôm nay phải xử lý booking nào trước.

Cộng theo tháng, theo khách và theo nhà cung cấp

Khi dữ liệu đã sạch, báo cáo chỉ còn là vài công thức SUMIFS. Đặt chúng ở một sheet khác tên Tổng hợp. Trong Google Sheets, vùng L2:L tự lấy đến hết cột; nếu dùng Excel, đổi thành L2:L1000.

Lãi gộp của các booking bay trong tháng 11/2026:

=SUMIFS(Booking!L2:L,Booking!D2:D,">="&DATE(2026,11,1),Booking!D2:D,"<"&DATE(2026,12,1))

Công thức này tính theo ngày bay. Nếu bạn muốn ghi nhận lãi theo ngày xuất vé hoặc ngày thu tiền, thêm một cột ngày tương ứng rồi đổi cột điều kiện. Chọn một cách và giữ nó cố định, đừng tháng này tính theo ngày bay, tháng sau tính theo ngày xuất.

Công nợ của một khách (tên gõ trong ô A2 của sheet Tổng hợp):

=SUMIFS(Booking!M2:M,Booking!B2:B,A2)

Công nợ với một nhà cung cấp (tên trong ô A2):

=SUMIFS(Booking!N2:N,Booking!F2:F,A2)

Nếu một người đặt thay cho nhiều hành khách, hoặc khách là doanh nghiệp, hãy thêm cột "Người đặt/Công ty" thay vì tính nợ theo tên hành khách. Người trả tiền mới là người nợ, không phải người ngồi trên chuyến bay. Bài Cách Quản Lý Công Nợ Đại Lý Vé Máy Bay Bằng Google Sheets đi sâu hơn vào cách tách công nợ theo đối tượng.

Đối chiếu công nợ nhà cung cấp

Cuối kỳ, nhà cung cấp gửi số họ ghi nhận và hai bên thường lệch nhau. Đừng đối chiếu bằng mắt từng dòng. Tạo sheet Đối soát với một dòng cho mỗi nhà cung cấp:

• A2: tên nhà cung cấp, ví dụ Hãng A
• B2 (tổng giá vốn ghi nhận): =SUMIFS(Booking!H2:H,Booking!F2:F,A2)
• C2 (đã trả): =SUMIFS(Booking!J2:J,Booking!F2:F,A2)
• D2 (nợ theo sổ mình): =B2-C2
• E2: số nợ nhà cung cấp báo, nhập tay
• F2 (chênh lệch): =D2-E2

Với ba booking ở trên, nợ Hãng A theo sổ là 1.690.000đ và nợ Hãng B là 1.900.000đ, cộng lại đúng 3.590.000đ như bảng tổng. Giả sử Hãng A báo 1.690.000đ, khớp, còn Hãng B báo 2.100.000đ. Ô F của Hãng B ra -200.000, nghĩa là hãng ghi nhiều hơn sổ của bạn 200.000đ. Việc còn lại là lọc các booking của Hãng B để tìm dòng nào lệch. Nguyên nhân hay gặp: vé đổi đã tăng giá vốn mà bạn chưa sửa, hoặc một khoản đã trả chưa được nhập vào cột J.

Cách này không tìm giùm bạn dòng sai, nhưng nó thu hẹp chỗ phải tìm từ cả tháng xuống một nhà cung cấp, và đó là phần mất thời gian nhất. Nếu bạn muốn xem cách bố trí sổ công nợ theo hướng đại lý, có thể đọc thêm Google Sheets Quản Lý Booking PNR & Hoa Hồng Vé Máy Bay 2026.

Bảng tự làm bắt đầu gượng ở đâu

Bảng như trên chạy tốt khi có một hai người nhập và vài chục booking mỗi tháng. Điểm yếu xuất hiện theo một thứ tự khá quen.

Đầu tiên là nhập liệu. Công thức ở L, M, N, O bị ai đó gõ đè một con số, và từ đó dòng ấy sai mà không ai biết. Cách giảm rủi ro: khóa các cột công thức bằng Dữ liệu → Bảo vệ trang tính và dải ô, chỉ để chủ bảng sửa.

Tiếp theo là nhiều người cùng bán. Khi có thêm nhân viên, bạn muốn mỗi người chỉ thấy booking của mình hoặc không sửa được giá vốn. Bảng đơn giản không làm được việc này một cách gọn: chia sẻ quyền theo từng ô rất thủ công và dễ sót. Bạn có thể tách mỗi nhân viên một sheet, nhưng lúc cộng báo cáo lại phải gom về.

Thứ ba là hoa hồng. Khi mỗi booking có thêm khoản hoa hồng khác nhau theo hãng, cột lãi gộp không còn chỉ là giá bán trừ giá vốn. Bạn cần thêm cột, thêm bảng tra mức hoa hồng, và công thức bắt đầu dài. Mức hoa hồng do bạn tự nhập theo thỏa thuận của mình, bài này không nêu con số nào cả.

Thứ tư là báo cáo theo nhiều tiêu chí cùng lúc: theo khách, theo hãng, theo nhân viên, theo tuần. Mỗi cách cắt cần một công thức hoặc bảng tổng riêng, và bảng càng dài thì file càng chậm.

Nếu bạn gặp từ hai điểm trở lên, đó là lúc nên nghĩ đến công cụ dựng sẵn thay vì vá bảng tiếp. Tham khảo thêm bài Phần Mềm Quản Lý Đại Lý Vé Máy Bay: Bán Vé, Công Nợ & Đối Soát để so các cách làm.

Khi nào chuyển sang phần mềm bán vé chuyên biệt

Nếu bảng ở trên đã đủ cho bạn, cứ dùng nó. Nó không tốn gì ngoài thời gian dựng, và bạn hiểu từng ô.

Khi bảng bắt đầu nặng, SheetStore có Quản Lý Bán Hàng - Vé Máy Bay, một file Google Sheets dựng sẵn cho đại lý vé. Nó có quản lý booking và mã PNR, xuất vé, công nợ khách hàng và nhà cung cấp, hoa hồng đại lý theo từng hãng bay (mức do bạn tự nhập), quản lý khách hàng và doanh nghiệp, báo cáo doanh thu theo nhiều tiêu chí, và phân quyền cho nhân viên bán vé. Đây là file Google Sheets, không phải ứng dụng điện thoại hay web riêng, mở được trên cả điện thoại và máy tính.

Giá 798.000đ, mua một lần dùng trọn đời, không có phí hằng tháng, và có 7 ngày dùng thử để bạn nhập vài booking thật trước khi quyết định. Dữ liệu nằm trong Google Drive của chính bạn, nên bạn cần một tài khoản Google. Nếu không muốn hoặc không thể dùng tài khoản Google, sản phẩm này không hợp với bạn, và bảng tự dựng ở trên sẽ là lựa chọn thực tế hơn.

Câu hỏi thường gặp

Cột nào trong bảng booking nên dùng danh sách chọn để tránh gõ sai?

Cột F (nhà cung cấp) và cột K (trạng thái), cộng thêm tên khách nếu có. Nếu gõ lệch kiểu "Hãng A", "hãng a", "Hang A" thì khi cộng theo nhóm sẽ bị tính thành ba đối tượng khác nhau. Chọn cột, vào Dữ liệu → Xác thực dữ liệu, chọn "Danh sách mục". Cột K nhập: Giữ chỗ,Đã xuất vé,Hủy. Việc này mất khoảng hai phút.

Vì sao lãi gộp dương nhưng tiền thực tế trong tay lại ít hơn?

Lãi gộp chỉ cho biết bán có lời không, còn tiền thật phụ thuộc đã thu và đã trả bao nhiêu. Ở ví dụ ba booking, lãi gộp là 480.000đ, nhưng đã thu 4.100.000đ trừ đã trả nhà cung cấp 3.280.000đ thì ròng trong tay chỉ 820.000đ. Khoản chênh đến từ tiền khách còn nợ và tiền mình còn nợ hãng. Vì vậy bảng cần cả cột lãi gộp lẫn cột công nợ.

Làm sao để không quên xuất vé cho booking đang giữ chỗ?

Thêm cột O với công thức cảnh báo, chỉ xét các dòng có trạng thái "Giữ chỗ" và đã điền hạn xuất ở cột E. Hạn trước hôm nay báo "Quá hạn", còn hạn từ hôm nay đến ngày mai báo "Sắp hết hạn". Muốn báo sớm hơn thì đổi số 1 thành 2 hoặc 3. Sau đó dùng định dạng có điều kiện tô đỏ hoặc vàng cả dòng, và mỗi sáng lọc cột O khác rỗng.

Khi nào nên chuyển từ bảng tự làm sang phần mềm chuyên biệt?

Khi bảng gặp từ hai điểm yếu trở lên: công thức bị gõ đè, nhiều nhân viên cùng bán cần phân quyền, hoa hồng khác nhau theo hãng làm công thức dài, hoặc cần báo cáo theo nhiều tiêu chí cùng lúc. Nếu bảng hiện tại đã đủ dùng thì cứ giữ nguyên, vì nó không tốn gì ngoài thời gian dựng và bạn hiểu từng ô.