Cách Làm Phiếu Lương Trên Excel: Chọn Mã Nhân Viên, Phiếu Tự Điền Và Xuất PDF

Trả lời nhanh: Làm phiếu lương trên Excel cần hai sheet: một sheet bảng lương chứa dữ liệu mọi nhân viên, và một sheet phiếu lương có ô chọn mã nhân viên. Khi chọn mã, các ô còn lại lấy dữ liệu bằng INDEX và MATCH, ví dụ =IF($D$2="","",INDEX(BangLuong!$B$2:$B$21,$D$2)). Sau đó khóa ô công thức, đặt vùng in và xuất PDF để gửi riêng cho từng người.

Bài này dựng từng ô một, với dữ liệu ví dụ giả định, và chỉ nói về cách tính và trình bày phiếu. Các khoản khấu trừ theo quy định (bảo hiểm, thuế) không nằm trong phạm vi bài, bạn cần tính theo quy chế công ty và quy định hiện hành rồi thêm vào bảng lương như một cột nhập tay.

Phiếu lương trên Excel gồm những sheet nào?

Hai sheet là đủ cho doanh nghiệp nhỏ. Đặt tên sheet không có dấu cách để công thức tham chiếu gọn và không cần dấu nháy đơn:

Sheet	Vai trò	Ai sửa
BangLuong	Mỗi nhân viên một hàng, đủ các khoản tạo nên số thực nhận	Người làm lương
PhieuLuong	Một phiếu duy nhất, chọn mã nhân viên là phiếu tự điền	Chỉ chọn mã, không sửa công thức

Cột công trong bảng lương lấy từ bảng chấm công của tháng. Nếu chưa có bảng chấm công, xem bài cách làm bảng chấm công trên Excel theo tháng để có sẵn công thức đếm công và lương theo công.

Dựng sheet bảng lương như thế nào?

Tại sheet BangLuong, hàng 1 là tiêu đề cột và dữ liệu bắt đầu từ hàng 2 đến hàng 21 (tối đa 20 nhân viên):

Cột	Nội dung	Cách nhập
A	Mã nhân viên	Nhập tay, không trùng nhau (ví dụ NV001)
B	Họ tên	Nhập tay
C	Chức vụ	Nhập tay
D	Phòng ban	Nhập tay
E	Lương theo công	Lấy từ bảng chấm công hoặc nhập tay
F	Phụ cấp	Nhập tay
G	Tiền tăng ca	Lấy từ bảng chấm công hoặc nhập tay
H	Thưởng	Nhập tay
I	Tạm ứng	Nhập tay
J	Thực nhận	Công thức

Chỉ cột J cần công thức. Gõ vào J2 rồi kéo xuống J21:

J2:  =E2+F2+G2+H2-I2

Ví dụ giả định cho nhân viên A (mã NV001): lương theo công 7.384.615đ, phụ cấp 500.000đ, tiền tăng ca 346.154đ, thưởng 0đ, tạm ứng 1.000.000đ. Thực nhận là 7.384.615 + 500.000 + 346.154 + 0 − 1.000.000 = 7.230.769đ.

Dựng phiếu lương tự điền theo mã nhân viên ra sao?

Tại sheet PhieuLuong, bố trí theo hàng như sau (nhãn ở cột A, giá trị ở cột B):

Ô	Nội dung	Công thức hoặc cách nhập
B2	Mã nhân viên	Danh sách chọn lấy từ BangLuong!$A$2:$A$21
D2	Số thứ tự hàng của nhân viên (ô phụ)	=IFERROR(MATCH($B$2,BangLuong!$A$2:$A$21,0),"")
B3	Họ tên	=IF($D$2="","",INDEX(BangLuong!$B$2:$B$21,$D$2))
B4	Chức vụ	=IF($D$2="","",INDEX(BangLuong!$C$2:$C$21,$D$2))
B5	Phòng ban	=IF($D$2="","",INDEX(BangLuong!$D$2:$D$21,$D$2))
B7	Lương theo công	=IF($D$2="","",INDEX(BangLuong!$E$2:$E$21,$D$2))
B8	Phụ cấp	=IF($D$2="","",INDEX(BangLuong!$F$2:$F$21,$D$2))
B9	Tiền tăng ca	=IF($D$2="","",INDEX(BangLuong!$G$2:$G$21,$D$2))
B10	Thưởng	=IF($D$2="","",INDEX(BangLuong!$H$2:$H$21,$D$2))
B11	Tạm ứng	=IF($D$2="","",INDEX(BangLuong!$I$2:$I$21,$D$2))
B12	Thực nhận	=IF($D$2="","",INDEX(BangLuong!$J$2:$J$21,$D$2))

Ô D2 làm một việc duy nhất là tìm xem mã nhân viên đang chọn nằm ở hàng thứ mấy trong bảng lương. Các ô còn lại dùng con số đó để lấy đúng dữ liệu, nên mỗi công thức ngắn và dễ kiểm tra. Nếu để trống B2 hoặc nhập mã không có trong bảng, D2 trả về rỗng và cả phiếu hiện ô trống thay vì báo lỗi.

Để tạo danh sách chọn ở B2: chọn B2, vào tab Data, chọn Data Validation, mục Allow chọn List, ô Source nhập =BangLuong!$A$2:$A$21. Với Excel 2021 và Microsoft 365 có thể thay INDEX và MATCH bằng một công thức ngắn hơn, ví dụ ở B3: =XLOOKUP($B$2,BangLuong!$A$2:$A$21,BangLuong!$B$2:$B$21,"").

Nếu Excel báo lỗi công thức vì cài đặt khu vực, hãy thay dấu phẩy giữa các đối số bằng dấu chấm phẩy.

Định dạng, khóa ô và in phiếu thành PDF như thế nào?

• Định dạng tiền: chọn B7:B12, nhấn Ctrl+1, mục Number chọn Custom và gõ #,##0"đ" để số hiện dạng 7.230.769đ. Trên máy dùng cài đặt khu vực Việt Nam, dấu phân cách hàng nghìn là dấu chấm nên hãy gõ #.##0"đ".
• Ẩn ô phụ: ô D2 chỉ để tính, bạn có thể đặt màu chữ trùng màu nền hoặc ẩn cột D.
• Khóa ô công thức: chỉ B2 cần mở khóa (Format Cells, tab Protection, bỏ chọn Locked), sau đó vào Review, Protect Sheet để mọi ô khác không sửa được.
• Vùng in: chọn vùng phiếu (ví dụ A1:B13), vào Page Layout, Print Area, Set Print Area. Chọn khổ giấy và lề trong Page Setup sao cho vừa một phiếu trên một trang.
• Xuất PDF: vào File, Export, Create PDF/XPS, rồi lưu với tên có mã nhân viên và tháng, ví dụ PhieuLuong_NV001_10-2026.pdf.

Gửi phiếu lương mà không lộ lương người khác bằng cách nào?

Điểm dễ sai nhất là gửi nguyên file Excel có sheet BangLuong cho nhân viên, khi đó ai cũng thấy lương của cả công ty. Ba cách an toàn hơn:

• Xuất PDF từng phiếu rồi gửi riêng cho từng người (phù hợp dưới 20 nhân viên).
• Sao chép phiếu, dùng Paste Special, Values sang một file mới chỉ chứa phiếu của một người rồi gửi file đó.
• Đặt mật khẩu cho file bảng lương gốc và chỉ lưu ở máy người phụ trách lương.

Excel thường không tự gửi email hàng loạt. Nếu mỗi tháng phải gửi cho nhiều người, nên cân nhắc công cụ có sẵn chức năng này ở mục cuối bài.

Những lỗi hay gặp khi làm phiếu lương trên Excel là gì?

• Mã nhân viên trùng nhau. MATCH luôn lấy dòng đầu tiên gặp, nên hai người trùng mã sẽ cho cùng một phiếu. Kiểm tra bằng =COUNTIF($A$2:$A$21,A2) và tô đỏ khi lớn hơn 1.
• Số lưu dạng chữ. Ô lương hiện số nhưng căn trái là dấu hiệu bị lưu dạng văn bản, công thức cộng ra sai. Chọn cột, dùng Data, Text to Columns, Finish để chuyển lại thành số.
• Thiếu dấu $ khi sao chép công thức. Vùng tham chiếu phải cố định ($A$2:$A$21), nếu không khi kéo công thức vùng sẽ trượt và tra sai người.
• Thêm nhân viên thứ 21 mà quên mở rộng vùng. Hãy chuẩn bị sẵn vùng đến hàng 50 hoặc đổi bảng lương thành Table (Ctrl+T) để vùng tham chiếu tự giãn.
• Quên cập nhật các cột nhập tay mỗi tháng. Sao chép sheet tháng cũ, đổi tên theo tháng (ví dụ Thang10) và xóa các cột nhập tay trước khi nhập số mới.

Khi nào nên dùng file làm sẵn thay vì tự dựng?

Tự dựng như trên phù hợp khi bạn muốn nắm hết công thức. Nếu muốn có sẵn cả chấm công, tính lương theo công, tạm ứng và phiếu lương trong một file thì file Excel chấm công và quản lý lương của SheetStore làm sẵn các phần này.

Với công ty đông người hơn hoặc cần phân quyền Admin, HR, nhân viên và gửi phiếu lương qua email, có phần mềm quản lý nhân sự và tính lương trên Google Sheets (không có bản dùng thử, hãy đọc kỹ trang sản phẩm trước khi mua). Nếu lương tính theo giờ, xem thêm bài mẫu bảng tính lương theo giờ trên Excel.

Câu hỏi thường gặp

Excel có tự gửi phiếu lương qua email cho từng nhân viên được không?

Excel thông thường không tự gửi. Với dưới 20 nhân viên, cách đơn giản là chọn lần lượt từng mã nhân viên, xuất phiếu thành PDF rồi gửi riêng cho người đó. Muốn gửi hàng loạt thì cần macro hoặc phần mềm có sẵn chức năng gửi phiếu lương qua email.

Nên dùng XLOOKUP hay INDEX và MATCH để lấy dữ liệu vào phiếu lương?

Hai cách cho kết quả giống nhau. XLOOKUP ngắn hơn nhưng chỉ có từ Excel 2021 và Microsoft 365. INDEX và MATCH chạy trên mọi phiên bản Excel và cả Google Sheets, nên phù hợp nếu file được chia sẻ cho nhiều máy khác nhau.

Làm sao để nhân viên không xem được lương của người khác?

Không gửi file gốc có sheet bảng lương. Hãy xuất từng phiếu thành PDF rồi gửi riêng cho từng người, hoặc dán giá trị phiếu sang một file mới chứa duy nhất phiếu của người đó. Nên đặt mật khẩu cho file bảng lương và chỉ lưu ở máy người phụ trách.

Có dùng cách làm phiếu lương này trên Google Sheets được không?

Được. MATCH, INDEX, IFERROR và danh sách chọn đều có trong Google Sheets với cách dùng giống hệt. Chỗ khác là danh sách chọn nằm ở menu Dữ liệu, Xác thực dữ liệu, và xuất PDF nằm ở Tệp, Tải xuống, Tài liệu PDF.