Mở Cửa Hàng Kim Khí Điện Nước 2026: Lập Bảng Giá Vốn Từng Mã

Trả lời nhanh: Hãy lập bảng giá vốn riêng cho từng mã hàng ngay từ lần nhập đầu tiên: ghi giá nhập, tiền xe chở, phần hao hụt, rồi mới cộng lãi để ra giá bán. Mỗi mã chỉ cần 6 cột trong Google Sheets và phải sửa lại mỗi khi nhập lô mới có giá khác.

Thử hình dung anh Tuấn, một người tự đứng quầy cửa hàng kim khí điện nước (nhân vật giả định). Cuối tháng anh ngồi nhẩm: bán được chừng 60 triệu, hàng này lãi khoảng 20%, vậy phải dư 12 triệu. Nhưng đếm lại két và tiền chuyển khoản thì tiền mặt chỉ tăng chưa tới 5 triệu. Hàng trên kệ trông vẫn đầy, sổ nợ của mấy anh thợ thì dày thêm, mà anh không chỉ ra được tiền đã chảy đi đâu.

Cảnh này rất quen với cửa hàng vật tư nhỏ. Lý do thường không nằm ở chuyện bán ế. Nó nằm ở chỗ chủ quầy không biết chính xác mỗi món đang nằm ở giá vốn bao nhiêu. Bài này đi từng bước để dựng cái bảng đó, bằng Google Sheets và vài thao tác ai cũng làm được.

Vì sao cửa hàng kim khí điện nước hay lãi trên giấy, hụt trong túi

Đặc thù của ngành là hàng nghìn mã, mỗi mã giá trị thấp. Một cuộn dây điện, một cây ống nhựa, một hộp vít, một lốc băng keo. Không món nào đáng để ngồi tính, nên chủ quầy thường nhớ giá bán theo cảm giác và nhớ giá nhập theo lần nhập gần nhất. Cách làm đó chạy được khi giá đứng yên. Giá vật tư thì ít khi đứng yên.

Có ba chỗ tiền rỉ ra mà mắt thường không thấy:

• Giá nhập tăng vài nghìn mỗi lô, nhưng giá bán trên quầy vẫn là giá cũ.
• Hàng bán theo mét, theo cây, theo con. Cắt lẻ thì có đầu thừa, ống thì có cây nứt, vít thì rơi vãi. Mua một đằng, bán một nẻo.
• Tiền xe chở về không được cộng vào giá vốn, nên mã nào cũng trông lãi hơn thực tế.

Cộng thêm chuyện cho thợ lấy chịu, tiền nằm ở sổ nợ chứ không nằm trong két. Muốn biết mình lãi thật hay không, bước đầu tiên là có một con số giá vốn đáng tin cho từng mã.

Dựng bảng giá vốn 6 cột trong Google Sheets

Mở một file Google Sheets trống, đặt tên "Giá vốn". Dòng 1 là tiêu đề, từ dòng 2 mỗi dòng là một mã hàng. Sáu cột như sau:

• A – Mã hàng: tự đặt, ngắn, dễ nhớ (ví dụ DAY25, ONG21).
• B – Tên hàng và đơn vị bán: "Dây điện đơn 2,5mm, bán theo mét".
• C – Tổng tiền nhập lô: tiền hàng cộng tiền xe chở của riêng lô đó.
• D – Số lượng bán được: đếm sau khi trừ hao hụt, tính theo đơn vị bạn bán ra.
• E – Giá vốn: máy tự tính.
• F – Giá bán: giá bạn niêm yết trên quầy.

Ở ô E2 dán công thức sau. C2 là tổng tiền nhập lô, D2 là số lượng bán được:

=IF(D2>0,ROUND(C2/D2,0),"")

Rồi kéo xuống cho các dòng bên dưới. Nếu muốn có thêm cột G để nhìn lãi mỗi đơn vị, dán vào G2 công thức =IF(E2>0,F2-E2,""). Một ví dụ giả định với bốn mã:

Mã	Tên hàng (đơn vị bán)	Tổng tiền nhập lô	SL bán được	Giá vốn	Giá bán	Lãi mỗi đơn vị
DAY25	Dây điện đơn 2,5mm (mét)	870.000đ	98	8.878đ	11.000đ	2.122đ
ONG21	Ống nhựa PVC phi 21 (cây 4m)	1.950.000đ	49	39.796đ	50.000đ	10.204đ
VIT	Vít bắn tôn (con)	45.000đ	480	94đ	150đ	56đ
BKD	Băng keo điện (cuộn)	60.000đ	10	6.000đ	6.500đ	500đ

Số liệu trên là giả định để minh họa, bạn thay bằng giá thật của mình. Cách ra từng con số thì đáng xem kỹ, vì đó là phần hay bị bỏ sót.

Dây điện: cuộn 100m không bán được đủ 100m

Giả sử cuộn dây nhập 850.000đ, tiền xe chia cho cuộn này là 20.000đ, cộng lại 870.000đ. Cắt lẻ cho khách xong, đầu thừa và đoạn bị gãy cộng lại hết 2m, nên chỉ bán được 98m. Giá vốn mỗi mét là 870.000 chia 98, ra 8.878đ, chứ không phải 8.500đ như cách chia thẳng 850.000 cho 100m. Chênh 378đ mỗi mét nghe nhỏ, nhưng cả cuộn là hơn 37.000đ, và một cửa hàng có hàng chục cuộn các loại thì con số nhân lên đáng kể.

Ống nhựa: một cây nứt ăn mất lãi của vài cây

Lô 50 cây, nhập 38.000đ mỗi cây là 1.900.000đ, cộng 50.000đ tiền xe thành 1.950.000đ. Dỡ hàng làm nứt một cây nên chỉ còn 49 cây bán được. Giá vốn thành 39.796đ. Bán 50.000đ thì mỗi cây lãi 10.204đ, thấp hơn mức 12.000đ mà người ta thường tính nhẩm khi chỉ nhìn giá nhập.

Mã lãi mỏng cần đánh dấu

Dòng băng keo cho thấy vấn đề khác. Giá vốn 6.000đ, bán 6.500đ, lãi 500đ, chưa tới 8% giá bán. Mã như vậy vẫn nên có vì khách hay hỏi kèm, nhưng bạn cần biết nó đang lãi mỏng. Ở ô H2, dán công thức này để máy tự cảnh báo khi giá bán chưa vượt giá vốn 10%:

=IF(F2<E2*1.1,"Xem lại giá","OK")

Ngưỡng 10% là con số tôi chọn cho dễ nhìn, bạn đổi 1.1 thành 1.2 hay 1.3 tùy mức lãi tối thiểu bạn muốn giữ cho từng nhóm hàng.

Ba cái bẫy làm giá vốn sai dù bảng đã đẹp

Có bảng rồi vẫn sai được, và thường sai ở ba chỗ.

Chỗ thứ nhất là nhập cùng một mã nhưng giá khác nhau. Tháng trước cuộn dây nhập 850.000đ, tháng này nhà cung cấp báo 900.000đ. Hàng cũ và hàng mới nằm lẫn trên kệ, khách lấy món nào cũng được. Cách đơn giản nhất cho người không rành máy tính: khi lô mới về, cộng tiền lô mới với phần tiền vốn của hàng cũ còn lại rồi chia cho tổng số lượng. Ví dụ còn 30m dây giá vốn 8.878đ (tức 266.340đ), lô mới 900.000đ cộng 20.000đ tiền xe, bán được 98m. Tổng 1.186.340đ chia 128m ra khoảng 9.268đ. Đó là giá vốn trung bình mới, bạn ghi đè vào ô E.

Nếu việc cộng trừ này làm bạn ngại, phần mềm quản lý kho và giá vốn trên Google Sheets của SheetStore có sẵn bình quân gia quyền và FIFO theo lô (299.000đ trả một lần, dùng thử 7 ngày). Tuy nhiên với cửa hàng mới mở, chưa quá vài trăm mã, bảng tay như trên đã đủ dùng trong vài tháng đầu.

Chỗ thứ hai là cước vận chuyển bị quên. Xe tải chở một chuyến về nhiều loại hàng, cước không thuộc riêng mã nào. Cách chia thô mà vẫn chấp nhận được: chia cước theo tỷ lệ tiền hàng của từng mã trong chuyến. Chuyến hàng 10 triệu, cước 200.000đ, thì mỗi 1 triệu tiền hàng gánh 20.000đ cước. Mã nào nhập 870.000đ sẽ gánh khoảng 17.400đ. Con số này gần với 20.000đ trong ví dụ dây điện ở trên, bạn có thể làm tròn cho dễ.

Chỗ thứ ba là giá bán bị khách ép dần. Thợ quen mua nhiều thì xin bớt, bạn đồng ý từng món một. Sau vài tháng, giá bán thực tế thấp hơn bảng giá niêm yết nhiều mà không ai nhớ. Cách chặn: cột F luôn ghi giá thấp nhất bạn sẵn sàng bán, không phải giá hét ban đầu. Nếu giá đó cho thợ vẫn thấp hơn giá vốn cộng 10%, ô H sẽ báo, và bạn biết lúc nào cần dừng.

Nhập hàng ban đầu khi vốn ít: mã nào vào trước

Nhiều người mới mở nhập kiểu "cái gì cũng một ít", kết quả là kệ đầy nhưng mã khách hỏi thì thiếu. Giả sử anh Tuấn có 120 triệu để nhập hàng. Một cách chia hợp lý để thử:

• Dây điện và thiết bị điện (công tắc, ổ cắm, cầu dao, bóng đèn): 35 triệu
• Ống nhựa và phụ kiện nước (co, nối, van, vòi): 30 triệu
• Vật tư nhỏ quay vòng nhanh (vít, bulông, băng keo, keo dán): 15 triệu
• Dụng cụ cầm tay (kìm, tua vít, máy khoan nhỏ): 25 triệu
• Giữ lại chưa nhập: 15 triệu

Cộng lại đúng 120 triệu. Phần giữ lại không phải để dành cho vui. Hai tháng đầu bạn sẽ thấy mã nào khách hỏi nhiều mà quầy chưa có, và đó là chỗ nên bỏ tiền thêm vào. Nhập đủ hết từ đầu thì không còn tiền để bù những mã ấy.

Nếu bạn còn đang cân nhắc có nên mở rộng sang nhóm hàng lân cận hay không, hai bài này nói kỹ về cách giữ vốn: mở cửa hàng kim khí tổng hợp với vốn ít, đừng nhập bừa và mở cửa hàng vật liệu xây dựng với vốn ít vẫn lời. Nhóm vật liệu xây dựng nặng, chiếm chỗ và vốn lớn hơn hẳn đồ điện nước, nên với người đứng quầy một mình thì tôi nghiêng về chưa vội đụng tới.

Công nợ thợ: tiền lãi nằm trong cuốn sổ chịu

Thợ điện, thợ nước là nhóm khách ổn định nhất của cửa hàng loại này, và cũng là nhóm hay lấy chịu nhất. Chuyện bán chịu bản thân nó không sai. Cái sai là ghi bằng trí nhớ hay mảnh giấy rồi đến lúc đối chiếu thì mỗi bên nhớ một kiểu.

Một ví dụ giả định: thợ Hải lấy hàng ba lần trong tháng với các khoản 1.250.000đ, 780.000đ và 2.100.000đ. Tổng 4.130.000đ. Cuối tháng anh trả 2.000.000đ, còn nợ 2.130.000đ. Ghi một bảng riêng mỗi dòng một lần lấy hàng gồm ngày, tên thợ, số tiền, đã trả, còn nợ, bạn sẽ thấy ngay ai đang nợ dây dưa, ai trả đều.

Bạn không cần tự dựng từ đầu. Kho SheetStore có sẵn template quản lý công nợ khách hàng và template quản lý nhập xuất tồn kho miễn phí, mở ra là dùng được. Nếu bạn muốn xem một góc nhìn khác về việc theo dõi nợ thợ cùng tồn kho theo mã, bài kinh nghiệm mở cửa hàng điện nước viết riêng cho cửa hàng thiên về điện nước.

Có một điều tôi muốn nói thẳng: đừng cho thợ chịu bằng giá thấp nhất rồi để công nợ kéo dài. Hai điều kiện cùng lúc là cách nhanh nhất để vốn của bạn thành vốn của thợ.

Thói quen 20 phút mỗi tuần để bảng không chết

Bảng giá vốn đẹp mà không ai cập nhật thì sau hai tháng thành tờ giấy lịch sử. Người đứng quầy một mình không có thời gian cho việc dài. Chọn một buổi cố định, ví dụ tối chủ nhật, và làm theo thứ tự này:

1. Mở bảng, lọc các mã vừa nhập lô mới trong tuần, sửa lại cột C và D theo hóa đơn nhập thật.
2. Nhìn cột H, mã nào báo "Xem lại giá" thì quyết định tăng giá hay chấp nhận để làm hàng mồi.
3. Đếm tay mười mã chạy nhanh nhất trên kệ, so với con số trong sổ. Lệch nhiều là có chỗ thất thoát hoặc ghi sai.
4. Mở bảng công nợ, gọi nhắc những khoản đã quá hai tuần.

Mới đầu có thể mất hơn 20 phút vì còn nhập dữ liệu cũ. Sau khoảng một tháng thì đúng 20 phút là đủ. Nếu thấy khó nhớ, đặt một lời nhắc trên điện thoại.

Khi nào bảng tính tay chưa đủ

Google Sheets rất hợp để bắt đầu, vì miễn phí, mở được trên điện thoại và sửa nhanh. Nhưng nó có giới hạn thật. Khi bạn có chừng vài trăm mã trở lên, nhiều người cùng đứng quầy, hoặc mỗi ngày có hàng chục hóa đơn cần trừ kho, việc gõ tay bắt đầu tốn thời gian và dễ sai. Lúc đó bạn nên chuyển sang công cụ trừ kho tự động theo từng đơn bán, không phải cố vá thêm công thức vào bảng cũ.

Nếu bạn thấy mình sắp tới ngưỡng đó mà chưa rõ chọn gì, có thể nhắn qua khung chat trên web SheetStore hoặc Zalo để hỏi cách làm cho trường hợp của mình. Chuyện thuế và sổ sách bán hàng thì nên hỏi cơ quan thuế hoặc kế toán, vì quy định thay đổi và tôi không muốn bạn làm theo số liệu cũ.

Gần giống chuyện tồn kho của kim khí điện nước, ngành gạch ốp lát cũng có vấn đề riêng về lô hàng, ai quan tâm có thể xem bài về cửa hàng gạch ốp lát và tồn kho theo lô. Còn với cửa hàng kim khí điện nước, việc nên làm ngay tối nay chỉ có một: mở Google Sheets, dựng sáu cột, và nhập mười mã bán chạy nhất.

Câu hỏi thường gặp

Vì sao cửa hàng kim khí điện nước hay lãi trên giấy mà tiền mặt lại hụt?

Thường vì chủ quầy không biết chính xác giá vốn từng mã. Tiền rỉ ra ở ba chỗ: giá nhập tăng mà giá bán vẫn giữ giá cũ, hao hụt khi cắt lẻ hoặc nứt vỡ, và tiền xe chở không được cộng vào giá vốn. Thêm việc cho thợ lấy chịu thì tiền nằm trong sổ nợ chứ không nằm trong két.

Bảng giá vốn trong Google Sheets cần những cột nào và tính giá vốn ra sao?

Bảng có 6 cột: mã hàng, tên hàng và đơn vị bán, tổng tiền nhập lô (gồm cả tiền xe), số lượng bán được sau khi trừ hao hụt, giá vốn và giá bán. Giá vốn bằng tổng tiền nhập lô chia cho số lượng bán được, nên cuộn dây 870.000đ bán được 98m sẽ có giá vốn 8.878đ mỗi mét.

Cùng một mã nhưng nhập hai lần với giá khác nhau thì tính giá vốn thế nào?

Cộng tiền lô mới với phần tiền vốn của hàng cũ còn lại, rồi chia cho tổng số lượng. Ví dụ còn 30m dây giá vốn 8.878đ, lô mới 900.000đ cộng 20.000đ tiền xe, bán được 98m. Tổng 1.186.340đ chia 128m ra khoảng 9.268đ, bạn ghi đè con số này vào ô giá vốn.

Có 120 triệu vốn thì nên chia nhập hàng thế nào lúc mới mở?

Bài đưa ra một cách chia để thử: dây điện và thiết bị điện 35 triệu, ống nhựa và phụ kiện nước 30 triệu, vật tư nhỏ quay vòng nhanh 15 triệu, dụng cụ cầm tay 25 triệu. Giữ lại 15 triệu chưa nhập, để bù những mã khách hỏi nhiều mà quầy chưa có sau hai tháng đầu.