Mẫu Excel Báo Cáo Công Việc Hàng Ngày, Tuần, Tháng 2026

Trả lời nhanh: Một file báo cáo công việc dùng được chỉ cần một bảng nhật ký 7 cột làm nguồn dữ liệu, rồi tổng hợp tuần và tháng bằng công thức từ chính bảng đó. Mỗi người nhập dưới 5 phút mỗi ngày, số liệu tuần và tháng tự cộng, không phải gõ lại hay copy sang file khác.

Phần lớn file báo cáo công việc hỏng không phải vì thiếu công thức. Chúng hỏng vì mỗi kỳ báo cáo là một file riêng: file ngày nhập một kiểu, file tuần gõ lại một kiểu, file tháng lại copy từ hai file kia. Đến tuần thứ ba, số liệu đã lệch nhau và không ai tin con số nào.

Báo cáo ngày, tuần, tháng khác nhau ở đâu

Ba loại báo cáo trả lời ba câu hỏi khác nhau, nên đừng cố nhồi chung vào một mẫu. Báo cáo ngày cho biết hôm nay đã làm gì và vướng chỗ nào. Báo cáo tuần cho biết kế hoạch có đi đúng nhịp không. Báo cáo tháng phục vụ người ra quyết định: ai gánh bao nhiêu việc, loại việc nào ngốn thời gian nhất.

Loại báo cáo	Người đọc chính	Nội dung cần có	Cách tạo
Ngày	Chính người làm, trưởng nhóm	Việc đã làm, giờ thực tế, việc tồn, vướng mắc	Nhập tay vào bảng nhật ký
Tuần	Trưởng nhóm	Tổng giờ, tỷ lệ hoàn thành, việc trễ hạn	Công thức SUMIFS, COUNTIFS từ bảng nhật ký
Tháng	Quản lý, chủ doanh nghiệp	Tổng giờ theo người, theo loại việc, xu hướng	QUERY hoặc PivotTable từ bảng nhật ký

Chỉ cột "Cách tạo" của báo cáo ngày là nhập tay. Hai dòng dưới đều sinh ra từ dữ liệu của dòng đầu. Đây là nguyên tắc duy nhất đáng giữ: nhập một lần, ở một nơi.

Bảng nhật ký ngày: 7 cột là đủ

Mẫu báo cáo mà nhân viên phải điền 15 ô mỗi ngày sẽ bị điền qua loa hoặc bỏ. Thử đếm lại xem bạn thực sự dùng bao nhiêu cột khi đọc báo cáo. Thường chỉ còn khoảng bảy.

Dựng một sheet tên "NhatKy", hàng 1 là tiêu đề, dữ liệu bắt đầu từ hàng 2:

• A – Ngày: định dạng ngày thật (dd/mm/yyyy), không gõ chữ. Cột này quyết định mọi công thức tuần và tháng.
• B – Người làm: chọn từ danh sách thả xuống để không có chuyện "Minh" và "minh " bị tính thành hai người.
• C – Công việc: một dòng, một việc. Mô tả đủ để người khác hiểu, không cần dài.
• D – Giờ dự kiến: số, có thể là 0.5, 1, 1.5.
• E – Giờ thực tế: số, cùng đơn vị với cột D.
• F – Trạng thái: chỉ ba giá trị: Xong, Đang làm, Vướng. Danh sách thả xuống, không cho gõ tự do.
• G – Ghi chú: chỗ duy nhất được viết tự do. Vướng ở đâu, đang chờ ai.

Để cột B và F không bị gõ sai, chọn cả cột, vào Dữ liệu → Xác thực dữ liệu, chọn "Trình đơn thả xuống" và nhập danh sách. Mất hai phút một lần, tiết kiệm cả tiếng đối chiếu mỗi cuối tháng.

Về cột D và E: nhiều người thấy việc ghi giờ dự kiến là thừa. Theo tôi thì đây lại là cột có giá trị nhất, vì chênh lệch giữa D và E cho biết nhóm có đang đánh giá việc quá nhẹ hay không. Sau một tháng bạn sẽ thấy việc nào luôn tốn gấp đôi dự tính, và đó là chỗ cần chia nhỏ hoặc tính lại.

Tổng hợp tuần bằng công thức, không gõ lại

Tạo sheet "Tuan". Ô B1 là ngày đầu tuần (ví dụ thứ Hai), ô B2 là ngày cuối tuần. Cho B2 công thức =B1+6 để chỉ phải nhập một ngày. Từ hàng 4 trở đi, cột A là tên từng người.

Tổng giờ thực tế của người ở ô A4 trong tuần đó:

=SUMIFS(NhatKy!E2:E1000, NhatKy!B2:B1000, A4, NhatKy!A2:A1000, ">="&$B$1, NhatKy!A2:A1000, "<="&$B$2)

Cột E là giờ thực tế, cột B là tên người, cột A là ngày, đúng theo bảng ở trên. Dấu & nối toán tử so sánh với giá trị ngày trong ô, đây là chỗ người mới hay viết sai.

Tỷ lệ việc hoàn thành của cùng người đó trong tuần:

=IFERROR(COUNTIFS(NhatKy!B2:B1000, A4, NhatKy!F2:F1000, "Xong", NhatKy!A2:A1000, ">="&$B$1, NhatKy!A2:A1000, "<="&$B$2) / COUNTIFS(NhatKy!B2:B1000, A4, NhatKy!A2:A1000, ">="&$B$1, NhatKy!A2:A1000, "<="&$B$2), 0)

Công thức này lấy số dòng "Xong" chia cho tổng số dòng của người đó trong tuần. IFERROR chặn lỗi chia cho 0 khi ai đó nghỉ cả tuần. Định dạng ô kết quả thành phần trăm.

Một cột nữa nên thêm là giờ dự kiến so với thực tế: lấy giờ thực tế trừ giờ dự kiến bằng cùng cấu trúc SUMIFS, chỉ đổi cột D. Số dương lớn nghĩa là người đó đang làm nhiều hơn kế hoạch.

Danh sách việc đang vướng

Báo cáo tuần có một phần mà trưởng nhóm đọc đầu tiên: việc nào đang vướng. Dùng FILTER để kéo thẳng các dòng đó ra:

=FILTER(NhatKy!A2:G1000, NhatKy!F2:F1000="Vướng", NhatKy!A2:A1000>=B1, NhatKy!A2:A1000<=B2)

Ô nào có công thức này sẽ tự tràn xuống các hàng dưới, nên hãy để trống vùng bên dưới. Khi tuần không có việc vướng, FILTER trả về lỗi; bọc thêm IFERROR(..., "Không có việc vướng") nếu muốn sheet gọn.

Báo cáo tháng: dùng QUERY thay vì cộng từng ô

Tổng hợp tháng cần gom theo người và có thể theo cả loại việc. Cộng bằng SUMIFS vẫn được, nhưng với danh sách người thay đổi thường xuyên thì QUERY gọn hơn vì nó tự liệt kê ai có dữ liệu.

Tạo sheet "Thang", ô nào cũng được để đặt công thức:

=QUERY(NhatKy!A2:G1000, "select B, sum(D), sum(E), count(C) where A >= date '2026-10-01' and A <= date '2026-10-31' group by B label sum(D) 'Giờ dự kiến', sum(E) 'Giờ thực tế', count(C) 'Số việc'", 0)

Chuỗi ngày trong QUERY bắt buộc theo dạng năm-tháng-ngày bất kể ngôn ngữ của file. Sang tháng sau chỉ cần đổi hai mốc ngày. Muốn khỏi sửa tay, đặt ngày đầu và cuối tháng vào hai ô riêng rồi ghép bằng TEXT(ô, "yyyy-mm-dd").

Nếu dùng Excel thay vì Google Sheets, QUERY không có, thay bằng PivotTable: chọn bảng nhật ký, Insert → PivotTable, kéo "Người làm" vào Rows, "Giờ thực tế" vào Values, "Ngày" vào Filters. Kết quả tương đương, chỉ khác là phải bấm Refresh mỗi khi có dữ liệu mới.

Ví dụ giả định: nhóm 4 người trong một tháng

Thử hình dung một nhóm vận hành nhỏ gồm Minh, Lan, Quân và Thu. Mỗi người ghi trung bình 6 dòng việc mỗi ngày, tháng đó có 22 ngày làm việc. Bảng nhật ký sẽ có khoảng 4 × 6 × 22 = 528 dòng. Con số này nằm trong vùng 2:1000 ở các công thức trên, nên không cần mở rộng.

Đến cuối tháng, sheet "Thang" cho ra bốn dòng. Giả sử Quân có giờ thực tế cao hơn giờ dự kiến gần 30%, trong khi Thu thấp hơn dự kiến. Có hai cách đọc: Quân đang tính việc quá nhẹ, hoặc Thu đang bị chặn việc chờ người khác. Cột "Ghi chú" và danh sách "Vướng" giúp bạn phân biệt hai trường hợp này mà không cần hỏi cả nhóm một vòng.

Đó là điểm mạnh của bảng nhật ký một nguồn: từ một con số bất thường, bạn lần ngược được về từng dòng công việc cụ thể. Nếu báo cáo tháng là một file gõ tay, bạn chỉ có con số mà không có lý do.

Những lỗi khiến file báo cáo công việc hỏng sau vài tuần

Lỗi đầu tiên là cho phép mỗi người một sheet riêng. Nghe có vẻ gọn, nhưng khi cần tổng hợp bạn phải dùng IMPORTRANGE hoặc copy tay, và một người đổi tên cột là cả báo cáo tháng trả về lỗi. Một sheet chung, mỗi người chỉ nhập dòng của mình, ổn định hơn nhiều. Nếu lo người này sửa dòng của người kia, dùng chức năng "Bảo vệ trang tính và dải ô" của Google Sheets, hoặc dựa vào lịch sử chỉnh sửa để truy lại.

Lỗi thứ hai là gõ ngày thành chữ. "1/10", "01-10-2026" và "mùng 1" đều trông đúng với người đọc, nhưng công thức chỉ hiểu ngày thật. Cách kiểm tra nhanh: chọn cột A, nếu ngày căn lề phải là ngày thật, căn trái là chữ. Đặt xác thực dữ liệu kiểu "Ngày" cho cả cột để chặn từ đầu.

Lỗi thứ ba là ghi giờ kiểu "2 tiếng rưỡi" hoặc "30p" vào cột số. Quy ước một đơn vị duy nhất (giờ, dạng thập phân) và ghi ngay đầu cột. Người nhập thấy khó thì cho thêm một cột ghi phút rồi chia 60 ở cột phụ, đừng để họ tự quy đổi trong đầu.

Lỗi thứ tư khó thấy hơn: báo cáo không ai đọc. Một file báo cáo công việc tồn tại để phục vụ một buổi họp hoặc một quyết định cụ thể. Nếu không có buổi họp nào dùng đến sheet "Tuan", người nhập sẽ nhanh chóng nhận ra không ai xem và ngừng nhập đúng. Hãy gắn sheet tuần vào buổi họp đầu tuần, mở nó lên và đọc cùng nhau.

Khi nào file Excel hoặc Sheets không còn đủ

Bảng nhật ký này chạy tốt khi nhóm dưới khoảng 10 người và công việc dạng việc lẻ hằng ngày. Nó bắt đầu gượng khi việc có phụ thuộc (việc B chỉ bắt đầu khi việc A xong), khi cần theo dõi theo dự án với mốc thời gian, hoặc khi nhiều người cần phân quyền xem khác nhau. Lúc đó bạn đang cần quản lý dự án chứ không còn là báo cáo nhật ký nữa.

Nếu việc của bạn nghiêng về dự án, bài Mẫu Báo Cáo Dự Án & Quản Lý Công Việc Google Sheets 2027: Gantt Chart + Dashboard trình bày cách dựng biểu đồ Gantt và dashboard theo dõi tiến độ. Nếu báo cáo của bạn gắn với sản xuất theo ca, xem Mẫu Excel Báo Cáo Sản Lượng 2026: Theo Dõi Năng Suất Theo Ca. Còn nếu bạn là người làm việc một mình và chỉ cần sổ tay đơn giản, Mẫu Excel Quản Lý Công Việc Cá Nhân Đơn Giản 2026 nhẹ hơn nhiều so với cấu trúc nhóm ở trên.

Muốn có sẵn khung để chỉnh thay vì dựng từ đầu, kho template miễn phí của SheetStore có Template Kế Hoạch Tuần & Công Việc Hàng Ngày và Template Báo Cáo Vận Hành Hàng Tuần. Cả hai chạy trên Google Sheets, bạn sao chép về rồi đổi cột cho khớp với bảng 7 cột ở trên.

Một gợi ý cuối cho người mới bắt đầu: đừng dựng đủ ba lớp ngay ngày đầu. Dùng riêng bảng nhật ký trong hai tuần, xem nhóm có nhập đều không, rồi mới thêm sheet tuần. Sheet tháng chỉ cần khi đã có ít nhất bốn tuần dữ liệu thật để nhìn.

Câu hỏi thường gặp

Báo cáo công việc ngày, tuần, tháng khác nhau thế nào và có cần ba file riêng không?

Không cần ba file. Ba loại báo cáo trả lời ba câu hỏi khác nhau: báo cáo ngày cho biết hôm nay làm gì và vướng đâu, báo cáo tuần cho biết kế hoạch có đúng nhịp không, báo cáo tháng phục vụ người ra quyết định. Chỉ báo cáo ngày nhập tay vào bảng nhật ký; tuần và tháng tự sinh từ bảng đó bằng công thức.

Bảng nhật ký công việc hằng ngày cần những cột nào?

Bảng gồm 7 cột trong sheet "NhatKy": Ngày (định dạng ngày thật), Người làm (danh sách thả xuống), Công việc (một dòng một việc), Giờ dự kiến, Giờ thực tế, Trạng thái (Xong, Đang làm, Vướng) và Ghi chú. Chỉ cột Ghi chú được viết tự do, các cột còn lại nên giới hạn kiểu dữ liệu để công thức không sai.

Dùng công thức nào để tổng hợp báo cáo tuần và tháng từ bảng nhật ký?

Báo cáo tuần dùng SUMIFS để cộng giờ thực tế và COUNTIFS để tính tỷ lệ việc hoàn thành theo người trong khoảng ngày đầu tuần đến cuối tuần. FILTER kéo ra các việc đang vướng. Báo cáo tháng dùng QUERY trong Google Sheets để gom theo người; nếu dùng Excel thì thay bằng PivotTable và bấm Refresh khi có dữ liệu mới.

Vì sao file báo cáo công việc thường hỏng sau vài tuần và cách tránh?

Các lỗi hay gặp là mỗi người một sheet riêng, gõ ngày thành chữ như "mùng 1", ghi giờ kiểu "2 tiếng rưỡi" vào cột số, và không ai đọc báo cáo. Cách tránh: dùng một sheet chung, đặt xác thực dữ liệu cho cột ngày, thống nhất đơn vị giờ thập phân, và gắn sheet tuần vào buổi họp đầu tuần.