Template Quản Lý Quán Cafe & Nhà Hàng Google Sheets [Doanh Thu + Nguyên Liệu 2027]

Sheet 6: Dashboard — Toàn Cảnh Quán Trong Một Màn Hình

Dashboard tổng hợp mọi thứ bằng công thức. Dưới đây là các chỉ số quan trọng và công thức tạo ra chúng.

Doanh thu hôm nay theo ca

Dùng SUMIFS lọc theo ngày và ca:

// Doanh thu ca Sáng hôm nay
=SUMIFS('Bán Hàng'!E:E, 'Bán Hàng'!A:A, TODAY(), 'Bán Hàng'!B:B, "Sáng")

Doanh thu theo hình thức thanh toán

// Tổng tiền mặt
=SUMIF('Bán Hàng'!G:G, "Tiền mặt", 'Bán Hàng'!E:E)

// Tổng chuyển khoản
=SUMIF('Bán Hàng'!G:G, "Chuyển khoản", 'Bán Hàng'!E:E)

Top món bán chạy

Dùng QUERY nhóm theo món và sắp xếp giảm dần theo số lượng:

// Top 5 món bán chạy nhất
=QUERY('Bán Hàng'!C:D,
  "SELECT C, SUM(D) WHERE C IS NOT NULL GROUP BY C ORDER BY SUM(D) DESC LIMIT 5 LABEL SUM(D) 'Số lượng'", 1)

Top món lãi cao

Sắp xếp menu theo cột lãi gộp giảm dần để biết món nào nên đẩy mạnh:

// Top món lãi gộp cao nhất
=QUERY('Menu & Định Lượng'!B:F,
  "SELECT B, F WHERE F IS NOT NULL ORDER BY F DESC LIMIT 5 LABEL F 'Lãi gộp'", 1)

Nguyên liệu sắp hết

// Danh sách nguyên liệu cần nhập thêm
=QUERY('Nguyên Liệu Kho'!A:G,
  "SELECT A, C, D WHERE G = '⚠️ SẮP HẾT' LABEL A 'Nguyên liệu', C 'Tồn', D 'Tối thiểu'", 1)

Lãi gộp tổng tháng

Để tính lãi gộp tổng, cần biết mỗi món bán ra lãi bao nhiêu. Dùng SUMPRODUCT kết hợp tra lãi gộp từng món:

// Lãi gộp tổng = tổng (SL từng đơn × lãi gộp món đó)
=SUMPRODUCT('Bán Hàng'!D2:D1000,
  IFERROR(VLOOKUP('Bán Hàng'!C2:C1000, 'Menu & Định Lượng'!B:F, 5, FALSE), 0))

Nguyên liệu tiêu thụ → trừ kho

Lượng một nguyên liệu đã dùng = tổng số món bán × định lượng của nguyên liệu đó trong từng món. Công thức tổng hợp tiêu thụ một nguyên liệu (ví dụ "Cà phê bột"):

// Tổng cà phê bột đã tiêu thụ
=SUMPRODUCT(
  ('Công Thức Món'!B:B = "Cà phê bột") * 'Công Thức Món'!C:C *
  IFERROR(SUMIF('Bán Hàng'!C:C, 'Công Thức Món'!A:A, 'Bán Hàng'!D:D), 0))

Lấy Tồn đầu - Tiêu thụ ra tồn thực tế, đối chiếu với tồn đếm tay để phát hiện hao hụt.

Tự Động Hóa Với Apps Script: Báo Cáo Cuối Ca & Cảnh Báo Kho

Công thức đã mạnh, nhưng Apps Script biến template thành trợ lý chủ động. Hai kịch bản hữu ích nhất cho quán:

1. Gửi báo cáo doanh thu cuối ca qua Telegram

Cuối mỗi ca, script tự tổng hợp doanh thu, số đơn, top món rồi gửi tin nhắn về điện thoại chủ quán. Bạn không cần ngồi quán cũng nắm tình hình.

function baoCaoCuoiCa() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const dash = ss.getSheetByName('Dashboard');

  // Đọc số liệu đã tính sẵn ở dashboard
  const doanhThu = dash.getRange('B2').getValue();
  const soDon    = dash.getRange('B3').getValue();
  const topMon   = dash.getRange('B4').getValue();

  const tin =
    '📊 BÁO CÁO CUỐI CA\n' +
    'Doanh thu: ' + doanhThu.toLocaleString('vi-VN') + 'đ\n' +
    'Số đơn: ' + soDon + '\n' +
    'Món bán chạy: ' + topMon;

  guiTelegram(tin);
}

function guiTelegram(noiDung) {
  const token  = 'YOUR_BOT_TOKEN';
  const chatId = 'YOUR_CHAT_ID';
  const url = 'https://api.telegram.org/bot' + token + '/sendMessage';

  UrlFetchApp.fetch(url, {
    method: 'post',
    payload: { chat_id: chatId, text: noiDung }
  });
}

Đặt Trigger theo thời gian (Apps Script > Triggers > Add Trigger) chạy hàm baoCaoCuoiCa vào 12h trưa (cuối ca sáng) và 22h tối (cuối ca tối).

2. Cảnh báo nguyên liệu sắp hết

Script quét cột tồn kho mỗi sáng, nếu có nguyên liệu chạm ngưỡng tối thiểu thì gửi danh sách cần nhập:

function canhBaoKho() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()
    .getSheetByName('Nguyên Liệu Kho');
  const data = sheet.getDataRange().getValues();

  let sapHet = [];
  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const ton    = data[i][2];  // cột Tồn
    const toiThieu = data[i][3]; // cột Tồn tối thiểu
    if (ton <= toiThieu) {
      sapHet.push('• ' + data[i][0] + ' (còn ' + ton + ')');
    }
  }

  if (sapHet.length > 0) {
    guiTelegram('🛒 CẦN NHẬP HÀNG:\n' + sapHet.join('\n'));
  }
}

Muốn gửi qua Zalo thay vì Telegram? Xem hướng dẫn tích hợp Zalo OA trong bài liên quan trên blog — cách đặt webhook tương tự, chỉ đổi endpoint gọi API.

Mẹo Vận Hành F&B Từ Dữ Liệu Template

Phân tích "giờ vàng" để xếp ca thông minh

Thêm cột giờ vào sheet Bán Hàng, rồi dùng QUERY nhóm doanh thu theo khung giờ. Bạn sẽ thấy rõ giờ nào đông nhất — thường quán cafe có hai đỉnh: 7–9h sáng và 19–21h tối. Xếp nhân viên giỏi nhất vào giờ vàng, cắt bớt ca giờ vắng để tiết kiệm lương.

QR menu giảm sai sót nhập liệu

Tạo Google Form gọi món, khách quét QR đặt món, dữ liệu đổ thẳng vào sheet Bán Hàng. Vừa hiện đại, vừa loại bỏ khâu nhân viên ghi tay rồi nhập lại — nguồn sai số lớn nhất.

Tích hợp POS đơn giản

Nếu dùng máy POS giá rẻ có xuất file CSV cuối ngày, bạn import CSV đó vào sheet Bán Hàng thay vì nhập tay. Template vẫn xử lý được vì mọi công thức tổng hợp đều bám theo cấu trúc cột, không phụ thuộc cách dữ liệu được nhập vào.

Theo dõi món "lãi ảo"

Một số món bán chạy nhưng biên lãi thấp (như bánh mì ốp la 47% ở ví dụ trên). Sắp xếp dashboard theo cả hai chiều — số lượng bán và % lãi — để phát hiện món tốn công mà ít lời. Cân nhắc tăng giá nhẹ hoặc tối ưu định lượng.

Checklist Triển Khai Template Cho Quán Của Bạn

• Bước 1: Tạo 6 sheet với cấu trúc cột như trên.
• Bước 2: Nhập toàn bộ nguyên liệu, giá nhập vào sheet Kho.
• Bước 3: Khai báo định lượng từng món ở sheet Công Thức.
• Bước 4: Gắn công thức SUMIF tính giá vốn ở sheet Menu.
• Bước 5: Tạo Data Validation cho sheet Bán Hàng để nhập nhanh.
• Bước 6: Dựng dashboard với các công thức SUMIFS, QUERY.
• Bước 7: (Tùy chọn) Thêm Apps Script báo cáo cuối ca & cảnh báo kho.

Kết Luận

Quản lý quán cafe, nhà hàng nhỏ không cần phần mềm đắt tiền. Một template Google Sheets 6 sheet được thiết kế đúng cho F&B đã đủ để bạn trả lời ba câu hỏi sống còn: món nào lãi nhất, nguyên liệu có hao hụt không, ca nào tạo ra tiền.

Sức mạnh thật sự không nằm ở việc ghi chép, mà ở việc dữ liệu tự tính lãi gộp từng món, tự cảnh báo kho, tự gửi báo cáo cuối ca. Bạn chuyển từ "đoán mò" sang "quyết định bằng số".

Hãy bắt đầu từ hai sheet quan trọng nhất — Menu & Định Lượng và Công Thức Món — để biết ngay biên lãi thật của quán. Khi đã quen, mở rộng sang bán hàng theo ca và dashboard. Chỉ sau một tháng vận hành có dữ liệu, bạn sẽ nhìn quán mình bằng một con mắt hoàn toàn khác.

Bai viet lien quan

• Template Quản Lý Kho Hàng Google Sheets [Tự Động Cảnh Báo Tồn Kho 2026]
• Template Quản Lý Bán Hàng Online Google Sheets [Shop Nhỏ 2026]
• Google Sheets + Telegram Bot: Gửi Thông Báo Tự Động [Hướng Dẫn 2026]

Xem thêm: 15 template Google Sheets miễn phí được tải nhiều nhất — bộ template tổng hợp cho mọi nhu cầu quản lý.