Cách Tính Giá Vốn Ly Cafe, Trà Sữa Bằng Google Sheets 2026

Trả lời nhanh: Giá vốn một ly bằng tổng định lượng từng nguyên liệu nhân đơn giá mỗi gram hoặc ml, cộng ly, nắp, ống hút. Trong Google Sheets, dùng SUMPRODUCT trên bảng công thức món để ra con số này. Từ đó lấy giá vốn chia tỷ lệ mục tiêu, ví dụ giả định 30–35%, sẽ ra giá bán.

Cuối tháng, chủ quán ngồi cộng hóa đơn nhập hàng: cà phê, sữa đặc, trà, đường, trân châu, ly nhựa. Tổng chi ra là một con số khá lớn, còn doanh thu thì ngang ngang. Bạn bán được hàng trăm ly mỗi ngày mà tiền lãi cầm về chẳng bao nhiêu. Nguyên nhân thường nằm ở chỗ giá bán được đặt theo cảm giác ("quán bên kia bán 35 nghìn thì mình bán 35 nghìn"), chứ chưa bao giờ có ai tính một ly trà sữa trân châu thật sự tốn bao nhiêu đồng nguyên liệu.

Bài này đi từng bước dựng một bảng tính giá vốn trong Google Sheets: nhập đơn giá nguyên liệu, khai báo công thức từng món, để sheet tự ra giá vốn, giá bán gợi ý và lợi nhuận gộp mỗi ly. Toàn bộ con số bên dưới là giả định để minh họa, bạn thay bằng giá nhập thật của quán mình.

Giá vốn một ly gồm những khoản nào

Nhiều người chỉ tính cà phê với sữa rồi quên mất phần còn lại. Giá vốn một ly nên gồm hai nhóm.

• Nguyên liệu trong ly: cà phê, trà, sữa, đường, syrup, trân châu, kem muối, đá nếu bạn mua đá. Mỗi thứ tính theo gram hoặc ml thực dùng.
• Vật dụng đi kèm: ly, nắp, ống hút, túi đựng, đôi khi cả miếng dán ly. Nhóm này tính theo cái, và hay bị bỏ sót nhất.

Tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, điện nước là chi phí vận hành, không đưa vào giá vốn từng ly. Chúng được xử lý ở bước sau, khi bạn nhìn lợi nhuận tổng của cả quán.

Quy đổi về đơn giá mỗi gram hoặc ml

Bạn nhập hàng theo bao, theo chai, theo thùng, nhưng pha chế thì đong theo gram, ml. Việc đầu tiên là quy đổi. Giả sử một bao cà phê 1 kg nhập 180.000đ, thì mỗi gram là 180đ. Một chai syrup 750 ml giá 90.000đ thì mỗi ml là 120đ. Sheet sẽ tự chia cho bạn, không cần bấm máy tính.

Dựng bảng đơn giá nguyên liệu

Mở một sheet đặt tên NguyenLieu. Bảng này là nơi duy nhất bạn sửa khi giá nhập đổi. Cấu trúc đề xuất:

Cột	Nội dung	Ví dụ giả định
A	Tên nguyên liệu	Cà phê rang xay
B	Đơn vị mua (g, ml hoặc cái)	g
C	Số lượng mỗi lần mua	1000
D	Giá mua (đồng)	180000
E	Đơn giá mỗi đơn vị	=D2/C2

Điền ô E2 là =D2/C2 rồi kéo xuống hết các dòng. Bảng mẫu giả định của chúng ta:

A (nguyên liệu)	B	C	D	E (đơn giá)
Cà phê rang xay	g	1000	180.000	180
Sữa đặc	g	1000	45.000	45
Trà đen	g	500	110.000	220
Bột sữa	g	1000	90.000	90
Trân châu	g	1000	60.000	60
Đường nước	ml	1000	25.000	25
Ly nhựa	cái	50	100.000	2.000
Nắp	cái	100	50.000	500
Ống hút	cái	100	30.000	300

Giả sử bảng này nằm ở sheet NguyenLieu, dòng 2 đến dòng 10. Tên nguyên liệu ở cột A phải gõ nhất quán, vì bước sau sẽ tra theo tên.

Bảng công thức món: mỗi ly dùng bao nhiêu gram

Tạo sheet thứ hai tên CongThuc. Ở đây mỗi dòng là một cặp "món – nguyên liệu – định lượng". Cách này dài hơn bảng ngang một chút nhưng thêm bớt nguyên liệu rất dễ, và về sau bạn lọc theo món cũng gọn.

A (món)	B (nguyên liệu)	C (định lượng)	D (đơn giá)	E (thành tiền)
Cà phê sữa	Cà phê rang xay	20	180	3.600
Cà phê sữa	Sữa đặc	30	45	1.350
Cà phê sữa	Ly nhựa	1	2.000	2.000
Cà phê sữa	Nắp	1	500	500
Cà phê sữa	Ống hút	1	300	300

Hai cột D và E để sheet tự tính. Ô D2 tra đơn giá từ sheet nguyên liệu:

=VLOOKUP(B2, NguyenLieu!A$2:E$10, 5, FALSE)

Trong đó B2 là tên nguyên liệu của dòng đó, vùng NguyenLieu!A$2:E$10 là bảng đơn giá, số 5 là cột E chứa đơn giá. Ô E2 là thành tiền: =C2*D2. Kéo cả hai công thức xuống các dòng còn lại.

Với ví dụ trên, giá vốn một ly cà phê sữa là 3.600 + 1.350 + 2.000 + 500 + 300 = 7.750đ.

Giá vốn theo món bằng SUMPRODUCT

Khi bảng công thức dài ra vài chục dòng, bạn cần một ô gom giá vốn theo món. Ở sheet BangGia, ô A2 ghi tên món "Cà phê sữa", ô B2 ghi:

=SUMPRODUCT((CongThuc!A$2:A$200=A2)*CongThuc!C$2:C$200*CongThuc!D$2:D$200)

Công thức này lấy các dòng có tên món khớp A2, nhân định lượng (cột C) với đơn giá (cột D) rồi cộng lại. Dòng trống trong vùng không gây lỗi miễn là cột C và D ở đó để trống hẳn, không chứa chữ. Kết quả cho Cà phê sữa vẫn là 7.750đ, trùng với cộng tay ở trên, nên bạn có thể dùng chính phép cộng tay để kiểm tra công thức chạy đúng.

Nếu muốn món thứ hai, ví dụ trà sữa trân châu, chỉ cần thêm các dòng vào CongThuc: trà đen 8g, bột sữa 25g, đường nước 20ml, trân châu 50g, cộng ly, nắp, ống hút. Giá vốn giả định ra: 1.760 + 2.250 + 500 + 3.000 + 2.800 = 10.310đ. Kéo công thức SUMPRODUCT xuống là có giá vốn của mọi món.

Từ giá vốn suy ra giá bán

Có giá vốn rồi, câu hỏi tiếp theo là bán bao nhiêu. Cách đơn giản nhất: chọn một tỷ lệ giá vốn mục tiêu, rồi lấy giá vốn chia cho tỷ lệ đó. Tỷ lệ này tùy quán, tùy cách bạn gánh phần chi phí còn lại. Bài này không đưa ra một con số chuẩn nào, bài dùng 30–35% làm giả định để minh họa, bạn tự chọn mức hợp với quán mình.

Trong sheet BangGia, đặt hai ô tham số ở cột K: K1 = 30% (tỷ lệ thấp), K2 = 35% (tỷ lệ cao). Giá bán gợi ý:

• Cột C, giá bán thấp nhất: =B2/K$2, tức là giá vốn chia 35%
• Cột D, giá bán cao nhất: =B2/K$1, tức là giá vốn chia 30%

Với cà phê sữa giá vốn 7.750đ: chia 35% ra khoảng 22.143đ, chia 30% ra khoảng 25.833đ. Bạn có khoảng từ 22 đến 26 nghìn để cân nhắc, rồi làm tròn về giá dễ nhớ như 25.000đ. Với trà sữa trân châu giá vốn 10.310đ, khoảng giá gợi ý là khoảng 29.457đ đến 34.367đ.

Đây chỉ là mốc tham chiếu. Giá bán thật còn phụ thuộc khách quanh quán chịu trả bao nhiêu, nên đừng áp máy móc. Nhưng ít nhất bạn biết nếu bán thấp hơn mốc này thì phần nguyên liệu đang ăn nhiều hơn mức mình tự đặt ra.

Bảng lợi nhuận gộp mỗi ly

Lợi nhuận gộp một ly = giá bán thực tế trừ giá vốn. Thêm hai cột vào BangGia: cột E ghi giá bán đang áp dụng (nhập tay), cột F tính lãi gộp, cột G tính tỷ lệ giá vốn thực tế.

Món	Giá vốn (B)	Giá bán (E)	Lãi gộp (F = E − B)	Tỷ lệ giá vốn (G = B/E)
Cà phê sữa	7.750	25.000	17.250	31%
Trà sữa trân châu	10.310	32.000	21.690	32%

Công thức tương ứng ở dòng 2: F2 là =E2-B2, G2 là =B2/E2 và định dạng ô theo phần trăm. Tỷ lệ làm tròn trong bảng: 7.750/25.000 = 31%, 10.310/32.000 ≈ 32%.

Cột G là cột đáng nhìn nhất. Món nào có tỷ lệ vượt xa mức mục tiêu bạn chọn thì đang bán rẻ so với chi phí nguyên liệu, và thường là món bạn không nhận ra vì nó vẫn bán chạy. Để sheet tự báo, thêm định dạng có điều kiện cho cột G: chọn vùng G2:G50, chọn "Định dạng có điều kiện", chọn công thức tùy chỉnh =G2>$K$2, đặt màu nền đỏ nhạt. Mọi món có tỷ lệ giá vốn cao hơn 35% sẽ tự đỏ lên.

Khi giá nguyên liệu đổi, sheet phải báo cho bạn

Giá cà phê, giá sữa đổi liên tục. Nếu bảng chỉ tính một lần rồi để đó, ba tháng sau số liệu đã sai mà bạn không hay. Vì cả hệ thống tra từ NguyenLieu, bạn chỉ cần sửa cột D của sheet đó, mọi giá vốn tự cập nhật dây chuyền.

Nhưng sửa xong cũng cần biết món nào bị ảnh hưởng. Cách nhẹ nhất: thêm cột H "Giá bán đã chốt từ lần trước" và cột I:

=IF(B2/E2>K$2, "Xem lại giá", "")

B2 là giá vốn hiện tại, E2 là giá bán đang áp dụng, K2 là ngưỡng 35% của bạn. Khi nhập giá nguyên liệu mới, cột I tự chỉ ra món nào vượt ngưỡng. Mỗi tháng, thay vì ngồi tính lại cả menu, bạn nhìn cột này, thấy món nào hiện chữ thì mới xử lý: tăng giá, giảm định lượng một chút hoặc đổi nguồn hàng.

Một tình huống minh họa: giả sử giá cà phê nhập tăng từ 180.000đ lên 220.000đ mỗi kg, đơn giá thành 220đ mỗi gram. Cà phê sữa lúc này tốn 20 × 220 = 4.400đ cà phê thay vì 3.600đ, tổng giá vốn lên 8.550đ, tỷ lệ so với giá bán 25.000đ là 34,2%. Vẫn dưới 35%, nhưng sát ngưỡng. Nhìn thấy điều này sớm, bạn có thời gian quyết định thay vì phát hiện ra khi cuối tháng lãi đã mỏng đi.

Những chỗ hay sai khi tính giá vốn

Bảng tính đúng cấu trúc vẫn cho số sai nếu đầu vào sai. Vài chỗ dễ vấp:

• Định lượng ghi theo lý thuyết, pha thật khác. Nhân viên múc tay thường nhiều hơn công thức. Thử cân vài ly thật rồi mới điền định lượng.
• Hao hụt. Trân châu nấu dư bỏ đi, sữa đổ, đá tan. Nếu không đưa vào, giá vốn thực tế cao hơn bảng. Cách thô nhưng dùng được: cộng thêm một khoản hao hụt giả định theo phần trăm vào định lượng các nguyên liệu hay hỏng.
• Quên topping. Khách thêm trân châu, thạch, kem cheese thì giá vốn đổi, giá bán cũng đổi. Mỗi topping nên có dòng riêng trong bảng công thức và giá cộng thêm riêng.
• Đơn vị lẫn lộn. Cột C ở bảng nguyên liệu ghi kg ở dòng này, g ở dòng kia thì đơn giá sai cả nghìn lần. Chọn một đơn vị cho toàn bảng.

Giá vốn tính ở đây mới là phần nguyên liệu. Để hiểu tồn kho hao đi theo số ly bán ra thế nào, xem thêm cách tính tồn kho nguyên liệu quán cafe bằng Google Sheets, vì hai bảng này dùng chung một bộ công thức định lượng. Còn nếu đang soát lại toàn bộ cách vận hành quán, bài cách quản lý quán trà sữa hiệu quả gom thêm nhiều khía cạnh ngoài giá vốn.

Khi bảng tính thủ công bắt đầu nặng

Cách trên đủ cho quán nhỏ có vài chục món. Điểm yếu của nó là bạn phải tự nhập số ly đã bán rồi tự đối chiếu với kho, còn giá vốn trong sheet và lượng nguyên liệu thật dùng mỗi ngày là hai thứ tách rời. Nếu đã quen làm việc trên Google Sheets và thấy chán cảnh gõ tay, có một lựa chọn nữa là dùng phần mềm bán hàng chạy ngay trên Google Sheets.

Phần Mềm Quản Lý Quán Cafe Trên Google Sheets là bộ POS cho quán cafe, trà sữa quy mô nhỏ, chạy bằng Google Sheets và Apps Script trong tài khoản Google của bạn, dữ liệu nằm trong Google Drive của bạn. Menu cho phép đặt giá theo size S/M/L và topping; kho nguyên liệu tự trừ kho theo công thức món mỗi khi có đơn, có cảnh báo dưới định mức và tính giá trị tồn kho quy ra tiền. Phần chi phí có 5 danh mục, báo cáo lợi nhuận tính theo chi phí đã nhập, và dashboard cho bạn thấy top món bán chạy. Giá 529.000đ trả một lần, dùng trọn đời, không phí hằng tháng, có thể dùng thử 7 ngày.

Lưu ý nó dành cho quán nhỏ. Nếu quán cần khách đặt món qua QR tại bàn, màn hình bếp theo thời gian thực hoặc nhiều chi nhánh, hãy xem Phần mềm POS quản lý quán cafe & nhà hàng. Còn nếu bạn đang chọn công cụ và chưa chắc hướng nào hợp, bài hướng dẫn chọn POS cho chủ quán mới so các hướng đi một cách tổng quát hơn.

Câu hỏi thường gặp

Giá vốn một ly cafe hay trà sữa gồm những khoản nào?

Gồm hai nhóm. Nhóm nguyên liệu trong ly như cà phê, trà, sữa, đường, syrup, trân châu, kem muối, đá nếu bạn mua đá, tính theo gram hoặc ml thực dùng. Nhóm vật dụng đi kèm như ly, nắp, ống hút, túi đựng, miếng dán ly, tính theo cái. Tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, điện nước là chi phí vận hành nên không đưa vào giá vốn từng ly.

Công thức SUMPRODUCT tính giá vốn theo món hoạt động thế nào?

Công thức =SUMPRODUCT((CongThuc!A$2:A$200=A2)*CongThuc!C$2:C$200*CongThuc!D$2:D$200) lấy các dòng có tên món khớp ô A2, nhân định lượng ở cột C với đơn giá ở cột D rồi cộng lại. Dòng trống không gây lỗi nếu cột C và D để trống hẳn, không chứa chữ. Bạn có thể đối chiếu kết quả với phép cộng tay để kiểm tra.

Làm sao từ giá vốn suy ra giá bán hợp lý?

Chọn một tỷ lệ giá vốn mục tiêu rồi lấy giá vốn chia cho tỷ lệ đó. Bài dùng 30–35% làm giả định minh họa, bạn tự chọn mức hợp với quán. Ví dụ cà phê sữa giá vốn 7.750đ cho khoảng giá từ khoảng 22.143đ đến 25.833đ. Đây chỉ là mốc tham chiếu, giá thật còn phụ thuộc mức khách quanh quán chịu trả.

Khi giá nguyên liệu tăng, làm sao biết món nào cần xem lại giá?

Chỉ cần sửa cột giá mua ở sheet NguyenLieu, mọi giá vốn tự cập nhật. Sau đó thêm cột dùng công thức =IF(B2/E2>K$2, "Xem lại giá", "") để báo món nào vượt ngưỡng. Ví dụ cà phê nhập tăng từ 180.000đ lên 220.000đ mỗi kg, giá vốn cà phê sữa lên 8.550đ, tỷ lệ so với giá bán 25.000đ là 34,2%, sát ngưỡng 35%.