Mẫu Bảng Tính Lương Tăng Ca 2026: Cách Lập Và Công Thức Chuẩn

Tháng 1/2026, Bộ luật Lao động sửa đổi có hiệu lực với một thay đổi nhỏ nhưng khiến không ít kế toán phải làm lại toàn bộ bảng lương: hệ số tăng ca ngày lễ tăng từ 300% lên 400%. Chỉ riêng con số đó thôi, một doanh nghiệp 30 công nhân sản xuất có thể phát sinh thêm vài chục triệu đồng tiền lương mỗi tháng — và nếu bảng tính của bạn vẫn hard-code số 3.0 trong công thức, sai sót là điều chắc chắn.

Bài này không nói về lý thuyết luật. Tôi sẽ đi thẳng vào cách dựng một mẫu bảng tính lương tăng ca thực tế trên Google Sheets, từ cấu trúc cột, công thức tính từng loại tăng ca (ngày thường, cuối tuần, ngày lễ, ca đêm), đến những chỗ dễ sai mà tôi từng gặp khi làm lương cho các SME.

Ba con số bạn phải chốt trước khi gõ công thức đầu tiên

Đa số người mới làm lương thường mở Google Sheets lên và bắt đầu gõ ngay. Đến dòng thứ 20 thì phát hiện công thức sai, sửa một ô kéo theo 15 ô khác lỗi theo. Nguyên nhân hầu hết đến từ việc chưa xác định ba tham số gốc.

Lương giờ thực tế (không phải lương tháng chia 26)

Nhiều nơi lấy lương tháng chia 26 ngày rồi chia 8 giờ để ra lương giờ. Cách này tiện nhưng sai với quy định hiện hành — lương giờ phải tính trên cơ sở số ngày công chuẩn của tháng đó (thường 22 hoặc 26 ngày tùy doanh nghiệp áp dụng), nhân với số giờ làm việc chuẩn mỗi ngày (8 giờ, hoặc 6 giờ nếu làm theo Luật Lao động cho một số ngành đặc thù).

Giả sử anh Hùng làm việc tại một xưởng in ở Bình Dương, lương tháng 12.000.000 đồng, làm 26 ngày công chuẩn, 8 giờ/ngày. Lương giờ của anh là:

12.000.000 / (26 × 8) = 57.692 đồng/giờ

Con số 57.692 này là "gốc" để nhân với mọi hệ số tăng ca. Sai ở bước này thì mọi dòng phía sau đều sai dây chuyền.

Phân loại tăng ca theo ngày

Bạn cần tách tối thiểu 4 loại ngày để gán hệ số khác nhau:

• Ngày thường (T2–T6): hệ số 150%
• Ngày nghỉ hàng tuần (T7, CN): hệ số 200%
• Ngày lễ, Tết có hưởng lương: hệ số 300% (có nơi áp dụng 400% nếu làm thêm giờ vào ngày lễ trùng ngày nghỉ tuần)
• Ca đêm (22h–6h): cộng thêm 30% so với mức làm việc ban ngày, cộng thêm 20% nếu tăng ca vào ban đêm

Mốc tăng ca vượt khung

Làm thêm giờ vào ngày thường từ giờ thứ 2 trở đi trong cùng một ngày được trả ít nhất 150%, nhưng nếu tăng ca vào ngày nghỉ tuần mà rơi vào giờ thứ 9 trở đi của ngày đó, một số doanh nghiệp áp dụng hệ số cao hơn. Tôi thường khuyên khách hàng chốt chính sách nội bộ rõ ràng trước, rồi mới đưa vào bảng — chứ không để kế toán tự suy diễn khi chạy lương.

Nếu doanh nghiệp của bạn trả lương theo doanh thu hoặc hoa hồng, cách quy đổi lương giờ sẽ khác đáng kể. Bạn có thể tham khảo thêm mẫu bảng tính lương theo doanh thu cho SME 2026 để so sánh cách xử lý.

Cấu trúc một bảng tính lương tăng ca dùng được lâu dài

Tôi đã thấy nhiều file lương của khách hàng có đến 40 cột, nhìn vào không biết cột nào dùng để làm gì. Một bảng tính tốt nên có khoảng 15–18 cột, chia thành ba khối rõ ràng: khối thông tin gốc, khối dữ liệu chấm công, và khối tính toán lương.

Khối 1 — Thông tin nhân sự (cột A–E)

Cột	Tên trường	Ví dụ	Ghi chú
A	Mã NV	NV001	Khóa chính, không trùng
B	Họ tên	Nguyễn Văn Hùng
C	Lương tháng	12.000.000	Định dạng số, không nhập chữ
D	Ngày công chuẩn	26	Tùy doanh nghiệp
E	Lương giờ	=C2/(D2*8)	Công thức, không nhập tay

Khối 2 — Chấm công tăng ca (cột F–I)

Đây là nơi dữ liệu thô từ máy chấm công hoặc sổ tay được đưa vào. Bạn cần tách riêng số giờ tăng ca theo từng loại ngày, nếu gộp chung một cột thì công thức phía sau sẽ phải dùng IF lồng nhau rất khó kiểm soát.

• F: Giờ tăng ca ngày thường
• G: Giờ tăng ca ngày nghỉ tuần
• H: Giờ tăng ca ngày lễ
• I: Giờ tăng ca ban đêm

Khối 3 — Tính toán lương tăng ca (cột J–N)

Đến đây mới bắt đầu gõ công thức. Tôi sẽ đi chi tiết ở phần dưới.

Công thức tính lương tăng ca theo từng loại ngày

Giả sử dòng 2 là anh Hùng với lương giờ ở ô E2. Đây là các công thức bạn có thể dán trực tiếp vào Google Sheets.

Tăng ca ngày thường

=E2 * 1.5 * F2

Với anh Hùng, nếu tăng ca 6 giờ trong tháng vào ngày thường:

57.692 × 1.5 × 6 = 519.228 đồng

Tăng ca ngày nghỉ hàng tuần

=E2 * 2.0 * G2

Làm 8 giờ ngày Chủ nhật:

57.692 × 2.0 × 8 = 923.077 đồng

Chỉ một ngày Chủ nhật thôi đã gần bằng lương cứng một ngày rưỡi của anh. Đây là lý do nhiều chủ doanh nghiệp phải cân nhắc rất kỹ khi duyệt tăng ca cuối tuần.

Tăng ca ngày lễ

=E2 * 3.0 * H2

Nếu áp dụng theo quy định mới 400% cho trường hợp đặc biệt (lễ trùng ngày nghỉ tuần), hệ số thay thành 4.0. Đây chính là chỗ tôi khuyên bạn để hệ số trong một ô riêng (ví dụ ô Q1 = 3.0), rồi viết công thức tham chiếu:

=E2 * $Q$1 * H2

Khi luật đổi, chỉ sửa một ô duy nhất, không phải rà từng dòng.

Ca đêm và tăng ca ban đêm

Ca đêm phức tạp hơn vì có hai khả năng: làm ca đêm bình thường (không tăng ca) và tăng ca rơi vào khung giờ đêm. Công thức:

=E2 * 1.3 * I2 + E2 * (1.5 + 0.2) * I2

Trong đó phần đầu là phụ cấp làm việc ban đêm, phần sau là tăng ca ban đêm (150% của ngày thường cộng thêm 20%). Nếu tăng ca ban đêm rơi vào ngày lễ, hệ số 150% đổi thành 300% cộng 20%, tức 3.2.

Bảng tổng hợp lương tăng ca

Cột tổng lương tăng ca (ví dụ cột N) chỉ cần cộng lại:

=J2 + K2 + L2 + M2

Sau đó cộng với lương cứng ra tổng thu nhập. Nếu bạn muốn tách riêng phần BHXH, thuế TNCN tính trên lương gốc, hãy để lương tăng ca ở cột riêng — không gộp vào lương chính, vì khoản tăng ca không đóng BHXH.

Những lỗi tôi gặp nhiều nhất khi khách hàng tự làm bảng lương

Làm nghề đủ lâu để thấy mọi kiểu sai. Nhưng có 4 lỗi lặp đi lặp lại ở hầu hết file tôi review.

Quên định dạng số trước khi nhập

Bạn nhập "12.000.000" mà Google Sheets hiểu là text, đến lúc tính toán ra #VALUE!. Tôi luôn nhắc: định dạng cột lương thành Number, dấu phân cách hàng nghìn là dấu chấm, và không bao giờ gõ chữ "đồng" hay "VND" kèm theo trong ô số.

Trộn ngày công chuẩn cố định với ngày công thực tế

Có doanh nghiệp để cột "ngày công chuẩn" là 26 cho mọi nhân viên, kể cả nhân viên part-time chỉ làm 15 ngày. Kết quả lương giờ của nhân viên part-time bị tính thấp hơn thực tế. Đây là lỗi logic, không phải lỗi công thức — nhưng nghiêm trọng nhất.

Dùng IF lồng 4–5 tầng cho một ô

Kiểu như =IF(A2="Lễ", 3, IF(A2="CN", 2, IF(A2="T7", 2, 1.5))) nghe có vẻ gọn, nhưng đến lúc luật thay đổi thì bạn phải mở từng ô ra sửa. Tôi khuyên để một bảng tra hệ số ở góc sheet (khu vực riêng, khóa bằng $), rồi dùng VLOOKUP hoặc XLOOKUP. Sau này chỉ sửa bảng tra.

Không tách cột lương tăng ca khỏi lương chính

Khoản này ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo thuế TNCN cuối năm. Lương tăng ca không phải là thu nhập thường xuyên theo cách tính thuế như lương cứng, nhưng bị gộp chung vào tổng thu nhập thì vẫn chịu thuế. Việc tách cột giúp bạn đối chiếu với cơ quan thuế nhanh hơn khi có yêu cầu giải trình.

Nếu bảng tính cũ của bạn đang bị lỗi không mở được do quá nhiều công thức, có thể bạn gặp tình trạng tương tự những gì tôi đã hướng dẫn xử lý trong bài lỗi Google Trang Tính không mở được bảng tính.

Một file lương tăng ca mẫu có thể tái sử dụng qua các tháng

Đây là cách tôi setup cho một khách hàng làm ngành F&B — quán có 18 nhân viên, chia 2 ca, tăng ca thường xuyên vào cuối tuần. Cấu trúc file gồm 3 sheet:

• Sheet "Cauhinh" — chứa hệ số tăng ca, số ngày công chuẩn, giờ làm việc/ngày. Đây là sheet bạn mở đầu tiên khi luật thay đổi.
• Sheet "ChamCong" — dữ liệu thô theo ngày, mỗi nhân viên một dòng, mỗi loại tăng ca một cột. Có thể import từ app chấm công qua CSV.
• Sheet "Luong" — công thức tham chiếu chéo sang hai sheet kia, xuất ra bảng lương cuối cùng. Sheet này bạn chỉ cần kéo công thức xuống khi thêm nhân viên mới.

Điểm cần lưu ý khi làm theo cách này: mọi ô hệ số trong sheet Luong phải khóa bằng $ khi tham chiếu sang sheet Cauhinh, ví dụ Cauhinh!$B$2. Nếu không khóa, khi copy công thức xuống dòng dưới, tham chiếu sẽ lệch và sai âm thầm — loại lỗi khó phát hiện nhất.

Với những đơn vị có mô hình thu chi phức tạp như chuỗi quán cafe nhiều chi nhánh, bạn có thể tham khảo cách tổ chức sheet trong bài quản lý thu chi quán cafe: công thức và mẫu bảng tính miễn phí — các nguyên tắc tách sheet cũng áp dụng tương tự cho bảng lương.

Khi nào nên tự làm, khi nào nên dùng file có sẵn

Tôi không cho rằng ai cũng nên tự dựng bảng tính từ đầu. Nếu doanh nghiệp bạn dưới 10 nhân viên, ít tăng ca, làm một file Google Sheets đơn giản là đủ — mất khoảng 2 tiếng setup, dùng được cả năm. Đến khi thay đổi luật, bạn tự sửa vài ô hệ số.

Nhưng khi quy mô lên trên 30 người, có nhiều ca, nhiều chi nhánh, và kế toán phải xuất báo cáo theo quý cho cơ quan thuế, việc tự dựng sẽ ngốn thời gian hơn nhiều so với giá trị mang lại. Một file lương tự làm thường đến tháng thứ 3 là bắt đầu có lỗi tích lũy, và đến cuối năm thì gần như không thể đối chiếu ngược.

Bài cách tính lương nhân viên bằng Excel trên SheetStore có ví dụ từ mức đơn giản nhất — bạn có thể đối chiếu để đánh giá xem cấu trúc mình đang làm đã đủ dùng chưa, hay cần nâng lên file có công thức tham chiếu động.

Còn nếu bạn đang dùng file Excel cũ và chỉ muốn cập nhật theo các thay đổi gần đây, bài mẫu bảng lương Excel mới nhất 2025 tổng hợp được ba thay đổi lớn cần chú ý.

Điều quan trọng nhất vẫn là: chốt hệ số trước, làm bảng tra hệ số ở một chỗ, rồi mọi công thức tham chiếu về đó. Không có kỹ thuật nào phức tạp hơn thế. Chỉ cần bạn chịu bỏ 30 phút đầu để setup đúng, phần còn lại của năm sẽ nhàn hơn rất nhiều mỗi khi chạy lương.

Câu hỏi thường gặp

Tăng ca ngày thường, cuối tuần và ngày lễ có hệ số khác nhau thế nào?

Theo Bộ luật Lao động hiện hành, làm thêm ngày thường hưởng ít nhất 150% lương giờ, ngày nghỉ tuần 200%, ngày lễ Tết 300%. Nếu làm thêm vào ban đêm, cộng thêm 20% mức lương giờ thực trả, và làm thêm giờ đêm ngày lễ còn cao hơn. Bảng tính cần tách riêng từng loại để áp đúng hệ số.

Lương giờ để tính tăng ca lấy từ đâu?

Lương giờ thường được tính bằng lương tháng chia cho số ngày công chuẩn trong tháng rồi chia cho 8 giờ, hoặc chia trực tiếp lương tháng cho 26 ngày và 8 giờ. Doanh nghiệp nên quy định rõ trong nội quy lao động và cố định cách chia này trong bảng tính để tránh sai lệch giữa các kỳ lương.

Mẫu bảng tính lương tăng ca trên Google Sheets có tự động cập nhật không?

Có, nếu bạn dùng công thức tham chiếu ô cho hệ số và đơn giá lương giờ. Khi thay đổi mức lương hoặc hệ số ở ô cấu hình, toàn bộ cột tiền tăng ca sẽ tự tính lại. Nên khóa ô cấu hình và đặt tên vùng để công thức dễ đọc, hạn chế sửa nhầm.

Có cần lưu timesheet chấm công riêng hay nhập trực tiếp vào bảng lương?

Nên tách một sheet chấm công ghi giờ vào, giờ ra và số giờ tăng ca theo từng ngày, rồi sheet lương chỉ tổng hợp lại. Cách này giúp đối chiếu khi nhân viên thắc mắc, dễ kiểm tra sai sót và không phải nhập tay nhiều lần. Với SME dưới 50 người, một file Google Sheets là đủ dùng.

Nếu cần tính lương đầy đủ chứ không chỉ riêng phần tăng ca, xem thêm cách xây hệ thống chấm công và tính lương tự động trên Google Sheets.