Quản Lý Thẻ Liệu Trình & Gói Dịch Vụ Spa Bằng Google Sheets

Vì Sao Cần Tách 2 Bảng: Gói Dịch Vụ Và Lịch Sử Sử Dụng?

Nhiều spa quản lý bằng 1 bảng duy nhất, tự trừ tay số buổi còn lại mỗi lần khách đến — cách này dễ sai và không có dấu vết để kiểm tra lại khi có tranh chấp. Cách đúng là tách 2 bảng:

• Bảng "Gói Dịch Vụ": mỗi dòng là một gói khách đã mua — Mã gói, Mã KH, Tên gói, Tổng số buổi, Ngày mua, Ngày hết hạn.
• Bảng "Lịch Sử Sử Dụng": mỗi dòng là một lần khách đến dùng — Mã gói, Ngày sử dụng, KTV thực hiện.

Số buổi còn lại không nhập tay mà tính tự động bằng công thức đếm số dòng trong bảng lịch sử — luôn chính xác và có lịch sử để tra soát.

Cấu Trúc Bảng Chi Tiết

Mã gói	Mã KH	Tên gói	Tổng buổi	Đã dùng	Còn lại	Hết hạn
G001	KH015	Chăm sóc da 10 buổi	10	7	3	15/09/2026
G002	KH022	Massage thư giãn 5 buổi	5	5	0	01/08/2026

Công thức đếm số buổi đã dùng

=COUNTIF(Lich_Su_Su_Dung!A:A, A2)

(A2 là mã gói ở bảng Gói Dịch Vụ, cột A của bảng Lịch Sử Sử Dụng chứa mã gói của mỗi lần dùng)

Công thức tính số buổi còn lại

=D2-E2

(D2 tổng số buổi, E2 số buổi đã dùng — kết quả tự cập nhật mỗi khi có dòng mới trong lịch sử sử dụng)

Cảnh Báo Khi Liệu Trình Sắp Hết

Dùng Conditional Formatting với công thức tùy chỉnh trên cột "Còn lại" và "Hết hạn":

• Tô vàng khi số buổi còn lại thấp: =F2<=2
• Tô đỏ khi sắp hết hạn (dưới 7 ngày): =G2-TODAY()<7

Lễ tân mở bảng là thấy ngay khách nào cần nhắc gia hạn hoặc đặt lịch gấp trước khi liệu trình hết hạn — tăng cơ hội bán thêm gói mới.

Khách Mua Nhiều Gói Cùng Lúc

Một khách có thể có nhiều dòng trong bảng "Gói Dịch Vụ" (ví dụ vừa mua gói chăm sóc da, vừa mua gói massage). Khi khách đến, lễ tân phải chọn đúng mã gói (không phải mã khách) để ghi vào lịch sử sử dụng — tránh trừ nhầm buổi của gói khác.

Quy Tắc Ghi Nhận Để Tránh Quên

Lỗi phổ biến nhất là lễ tân quên ghi nhận, dồn đến cuối ngày mới nhập rồi quên mất vài lượt khách. Khắc phục bằng cách:

• Ghi nhận ngay lúc khách vừa dùng xong dịch vụ, không dồn cuối ngày.
• Dùng Google Form liên kết với Sheet để lễ tân nhập nhanh ngay trên điện thoại tại quầy.

Câu Hỏi Thường Gặp