Template Quản Lý Nhà Trọ Google Sheets [Tính Tiền Phòng Điện Nước 2026]

Quản Lý Nhà Trọ Bằng Tay: Mỗi Tháng Một Cơn Đau Đầu

Nếu bạn đang là chủ trọ với 5, 10 hay 30 phòng cho thuê, chắc hẳn cảnh này quen thuộc: cuối tháng cầm cuốn sổ tay đi từng phòng ghi chỉ số công tơ điện, về nhà ngồi bấm máy tính từng phòng một, nhân số điện với đơn giá, cộng tiền nước, tiền phòng, tiền rác, tiền wifi... rồi viết tay từng tờ hóa đơn.

Vấn đề là: bấm tay rất dễ sai. Nhầm một số 0, lệch một dòng là tính sai tiền điện cả phòng. Tệ hơn, đến giữa tháng bạn không nhớ phòng nào đã đóng, phòng nào còn nợ, ai mới dọn vào, hợp đồng phòng nào sắp hết hạn. Tiền cọc của khách cũ trả phòng cũng dễ thất lạc.

Bài viết này chia sẻ một template Google Sheets quản lý nhà trọ hoàn chỉnh gồm 6 sheet, tự động tính tiền điện nước, tự tạo hóa đơn hàng tháng, theo dõi công nợ và có cả Apps Script gửi thông báo tiền phòng cho khách qua Zalo/SMS. Miễn phí, không cần phần mềm đắt tiền, chỉ cần một tài khoản Google.

Tổng Quan: Template 6 Sheet

Template được thiết kế theo nguyên tắc "nhập một lần, dùng nhiều nơi". Bạn chỉ nhập dữ liệu thô (phòng, khách, chỉ số điện nước), phần còn lại các sheet tự liên kết và tính toán với nhau.

• Sheet 1 — Danh Sách Phòng: Quản lý tất cả phòng, trạng thái trống/đã thuê, giá thuê, tiền cọc.
• Sheet 2 — Khách Thuê: Hồ sơ khách thuê, CMND/CCCD, số điện thoại, ngày vào, hợp đồng.
• Sheet 3 — Chỉ Số Điện Nước: Nhập chỉ số công tơ hàng tháng cho từng phòng.
• Sheet 4 — Hóa Đơn Tháng: Tự động tính tiền phòng + điện + nước + phí khác, theo dõi đã thu/còn lại.
• Sheet 5 — Thu Chi: Lịch sử thu tiền và chi phí vận hành (sửa chữa, internet, đổ rác...).
• Sheet 6 — Dashboard: Tổng quan doanh thu, tỷ lệ lấp đầy, phòng trống, công nợ chưa thu.

Sheet 1 — Danh Sách Phòng

Đây là trái tim của hệ thống. Mỗi dòng là một phòng. Khi một phòng có khách thuê, bạn cập nhật trạng thái và tên khách ngay tại đây.

Các cột cần có:

• Mã phòng: P101, P102, P201... (đặt theo tầng để dễ tra cứu)
• Tầng: 1, 2, 3...
• Diện tích: m² (để khách dễ so sánh khi xem phòng)
• Giá thuê: Giá phòng/tháng
• Trạng thái: Trống / Đã thuê (dùng Data Validation để chọn từ danh sách, tránh gõ sai)
• Khách thuê hiện tại: Tên khách đang ở
• Ngày bắt đầu: Ngày khách dọn vào
• Tiền cọc: Số tiền cọc đang giữ

Mẹo: Dùng Conditional Formatting tô màu cột Trạng thái — phòng "Trống" tô đỏ, "Đã thuê" tô xanh. Liếc một cái là biết ngay còn bao nhiêu phòng trống cần đăng cho thuê.

Sheet 2 — Khách Thuê

Lưu trữ hồ sơ pháp lý của từng khách. Khi có sự cố hoặc cần liên hệ, mọi thông tin đều ở đây.

• Mã KH: KH001, KH002...
• Họ tên — CMND/CCCD — SĐT — Quê quán
• Phòng: Mã phòng khách đang ở (liên kết với Sheet 1)
• Ngày vào: Ngày bắt đầu thuê
• Ngày hợp đồng: Ngày ký / ngày hết hạn hợp đồng
• Số người ở: Để tính phụ phí điện nước nếu cần

Bạn có thể thêm cột "Link ảnh CCCD" dán đường dẫn ảnh chụp CCCD đã lưu trên Google Drive — vừa gọn vừa đúng quy định khai báo tạm trú.

Sheet 3 — Chỉ Số Điện Nước (Nhập Hàng Tháng)

Đây là sheet bạn nhập tay mỗi tháng. Mỗi dòng là chỉ số của một phòng trong một tháng.

• Tháng: 06/2026
• Phòng: P101
• Điện đầu — chỉ số công tơ điện đầu kỳ
• Điện cuối — chỉ số công tơ điện cuối kỳ
• Số điện — số điện tiêu thụ (tự tính)
• Nước đầu — Nước cuối — Số nước (tương tự điện)

Cột "Số điện" và "Số nước" không nhập tay mà để công thức tự tính:

// Số điện tiêu thụ trong tháng (cột E = Điện cuối - Điện đầu)
=D2-C2

// Số nước tiêu thụ trong tháng (cột H = Nước cuối - Nước đầu)
=G2-F2

Mẹo chống sai số: Thêm cảnh báo nếu chỉ số cuối nhỏ hơn chỉ số đầu (nhập nhầm), bằng cách dùng Conditional Formatting tô đỏ ô khi số điện âm:

// Quy tắc: tô đỏ khi Số điện < 0 (báo hiệu nhập nhầm chỉ số)
=$E2<0

Sheet 4 — Hóa Đơn Tháng (Tự Động Tính)

Đây là phần "ăn tiền" của template. Mỗi dòng là hóa đơn một phòng trong tháng. Bạn gần như không phải gõ gì — các cột tiền tự kéo dữ liệu từ Sheet 1 (giá phòng) và Sheet 3 (số điện nước).

Cấu trúc các cột: Tháng | Phòng | Tiền phòng | Tiền điện | Tiền nước | Tiền rác/wifi | Tổng | Đã thu | Còn lại | Trạng thái.

Công thức tính tiền điện

Tiền điện = Số điện × đơn giá. Giả sử đơn giá điện là 3.500đ/kWh (bạn có thể đặt đơn giá vào một ô riêng để dễ chỉnh khi giá điện thay đổi):

// Tiền điện = Số điện (lấy từ Sheet Chỉ Số) × đơn giá 3500
=E2*3500

// Tốt hơn: tham chiếu đơn giá từ một ô cố định ($K$1) để dễ chỉnh
=E2*$K$1

Để hóa đơn tự lấy số điện đúng phòng đúng tháng từ Sheet 3, dùng SUMIFS ghép theo cả Tháng và Phòng:

// Lấy số điện của phòng B2, tháng A2 từ sheet 'ChiSo'
=SUMIFS(ChiSo!$E:$E, ChiSo!$A:$A, A2, ChiSo!$B:$B, B2) * $K$1

Công thức tính tổng và còn lại

// Tổng tiền phải thu = Phòng + Điện + Nước + Phí khác
=C2+D2+E2+F2

// Số tiền còn lại = Tổng - Đã thu
=G2-H2

// Trạng thái tự động: Đã thu đủ / Còn nợ
=IF(I2<=0, "Đã thu đủ", "Còn nợ")

Để lấy tiền phòng tự động từ Sheet 1 theo mã phòng:

// Tiền phòng = tra giá thuê của phòng B2 trong sheet 'Phong'
=VLOOKUP(B2, Phong!$A:$D, 4, FALSE)

Bảng hóa đơn mẫu một phòng

Ví dụ phòng P101, tháng 06/2026, dùng 95 số điện và 6 khối nước:

Tự Tạo Hóa Đơn Tháng Mới

Mỗi đầu tháng, thay vì tạo lại từ đầu, bạn chỉ cần copy hóa đơn tháng trước rồi cập nhật chỉ số. Quy trình thủ công:

• Sao chép các dòng hóa đơn tháng trước, đổi cột Tháng sang tháng mới.
• Quan trọng: chỉ số điện/nước cuối tháng trước trở thành chỉ số đầu tháng này. Nhập chỉ số cuối mới là xong, công thức tự tính ra số tiêu thụ.
• Reset cột "Đã thu" về 0 cho kỳ mới.

Phần "tự tạo hóa đơn" này có thể tự động hóa hoàn toàn bằng Apps Script (xem mục bên dưới), để mỗi ngày mùng 1 hệ thống tự sinh hóa đơn cho tất cả phòng đang thuê.

Sheet 5 — Thu Chi

Không chỉ thu tiền, chủ trọ còn có nhiều khoản chi: sửa máy bơm, thay bóng đèn hành lang, trả tiền internet chung, phí đổ rác... Sheet này ghi lại tất cả dòng tiền vào/ra.

• Ngày — Loại (Thu/Chi) — Hạng mục — Phòng (nếu liên quan) — Số tiền — Ghi chú

Từ đây bạn tính được dòng tiền thực tế của khu trọ:

// Tổng thu trong tháng
=SUMIFS(ThuChi!$E:$E, ThuChi!$B:$B, "Thu")

// Tổng chi vận hành trong tháng
=SUMIFS(ThuChi!$E:$E, ThuChi!$B:$B, "Chi")

Sheet 6 — Dashboard Tổng Quan

Dashboard là nơi bạn nhìn vào mỗi sáng để biết "tình hình khu trọ" mà không phải lật từng sheet. Các chỉ số quan trọng:

Tỷ lệ lấp đầy

Cho biết bao nhiêu phần trăm phòng đang có khách — chỉ số sống còn của chủ trọ:

// Tỷ lệ lấp đầy = số phòng đã thuê / tổng số phòng
=COUNTIF(Phong!$E:$E, "Đã thuê") / COUNTA(Phong!$A:$A)

Số phòng trống

// Đếm phòng còn trống cần đăng cho thuê
=COUNTIF(Phong!$E:$E, "Trống")

Công nợ chưa thu

Tổng số tiền khách còn nợ trong tháng — để bạn biết cần đi nhắc thu bao nhiêu:

// Tổng tiền còn lại > 0 trên toàn bộ hóa đơn
=SUMIF(HoaDon!$I:$I, ">0")

// Doanh thu đã thu thực tế trong tháng
=SUMIF(HoaDon!$H:$H, ">0")

Bạn có thể bổ sung biểu đồ cột "Doanh thu theo tháng" để theo dõi xu hướng — dùng SUMIFS nhóm theo từng tháng rồi vẽ Chart trực tiếp trong Google Sheets.

Apps Script: Tự Động Hóa Hóa Đơn Và Gửi Thông Báo

Đây là điểm khác biệt biến một bảng tính thành "phần mềm quản lý trọ" thực thụ. Với Apps Script (miễn phí, có sẵn trong Google Sheets qua Extensions > Apps Script), bạn có thể:

• Tự tạo hóa đơn cho tất cả phòng vào ngày mùng 1 hàng tháng.
• Gửi tin nhắn thông báo tiền phòng cho từng khách qua Zalo OA hoặc SMS.
• Nhắc thu tiền với những phòng quá hạn đóng.

Đoạn script mẫu gửi thông báo tiền phòng cho khách còn nợ:

function guiThongBaoTienPhong() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const hoaDon = ss.getSheetByName('HoaDon').getDataRange().getValues();
  const khach = ss.getSheetByName('KhachThue').getDataRange().getValues();

  // Bỏ dòng tiêu đề
  for (let i = 1; i < hoaDon.length; i++) {
    const phong = hoaDon[i][1];
    const tong = hoaDon[i][6];
    const conLai = hoaDon[i][8];

    // Chỉ gửi cho phòng còn nợ
    if (conLai > 0) {
      const sdt = timSdtTheoPhong(khach, phong);
      const noiDung = `Phong ${phong}: tong tien ${dinhDang(tong)}d, `
        + `con thieu ${dinhDang(conLai)}d. Vui long thanh toan truoc ngay 10. Cam on!`;
      guiZaloOA(sdt, noiDung); // Hoac guiSMS(sdt, noiDung)
    }
  }
}

function guiZaloOA(sdt, noiDung) {
  // Goi Zalo OA API gui tin nhan (xem bai huong dan Zalo OA)
  const url = 'https://openapi.zalo.me/v3.0/oa/message/cs';
  const payload = {
    recipient: { user_id: sdt },
    message: { text: noiDung }
  };
  UrlFetchApp.fetch(url, {
    method: 'post',
    contentType: 'application/json',
    headers: { access_token: PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('ZALO_TOKEN') },
    payload: JSON.stringify(payload)
  });
}

Bạn cài đặt Trigger theo thời gian (Triggers > Add Trigger) để script chạy tự động mỗi tháng một lần hoặc mỗi ngày kiểm tra phòng quá hạn. Khách nhận được tin nhắn nhắc tiền tự động, bạn không phải nhắn tay từng người.

Chi tiết cách lấy access token và kết nối Zalo OA, bạn xem thêm bài hướng dẫn tích hợp Zalo OA với Google Sheets.

Mẹo Hay Cho Chủ Trọ

• Chụp ảnh công tơ điện lưu vào Drive: Mỗi tháng đi ghi chỉ số, chụp luôn ảnh mặt công tơ, lưu vào một thư mục Drive theo phòng. Dán link ảnh vào cột trong Sheet 3. Khi khách thắc mắc "sao tháng này nhiều tiền điện thế", bạn mở ảnh ra đối chiếu — minh bạch, tránh tranh cãi.
• Dùng Google Forms cho khách tự báo chỉ số: Tạo một Google Form đơn giản để khách tự đọc chỉ số công tơ phòng mình và điền vào. Form tự đổ dữ liệu về Sheet, bạn không phải đi gõ cửa từng phòng. Phù hợp với khu trọ đông phòng.
• Khóa các ô công thức: Dùng Protect range để khóa các cột tự tính (Tổng, Còn lại, Số điện), tránh lỡ tay xóa công thức.
• Sao lưu định kỳ: Google Sheets tự lưu lịch sử, nhưng nên bật Version history và đặt tên các mốc quan trọng (cuối mỗi quý) để dễ quay lại.
• Đặt đơn giá điện/nước vào ô riêng: Khi nhà nước điều chỉnh giá điện, bạn chỉ cần sửa một ô, toàn bộ hóa đơn tự cập nhật — không phải sửa từng công thức.

Kết Luận

Quản lý nhà trọ không cần phải là chuỗi ngày bấm máy tính và lo nhầm tiền điện. Với một template Google Sheets 6 sheet được thiết kế tốt, bạn nhập dữ liệu một lần, hệ thống tự tính tiền điện nước, tự tạo hóa đơn, tự nhắc khách đóng tiền và cho bạn cái nhìn tổng quan về doanh thu, công nợ, tỷ lệ lấp đầy bất cứ lúc nào.

Tất cả đều miễn phí, chỉ cần một tài khoản Google. Khi đã quen, bạn còn có thể mở rộng với Apps Script để gửi thông báo qua Zalo, kết nối Google Forms cho khách tự báo chỉ số, và tự động hóa gần như toàn bộ quy trình.

Hãy bắt đầu bằng việc dựng 2 sheet đầu tiên (Danh Sách Phòng và Chỉ Số Điện Nước), nhập dữ liệu một tháng, rồi dần thêm các công thức tính hóa đơn. Chỉ sau vài kỳ, bạn sẽ ngạc nhiên vì việc thu tiền trọ trở nên nhẹ nhàng đến mức nào.