Quản Lý Đơn Hàng & Khách Hàng Trên Google Sheets | SheetStore Academy

Quản Lý Đơn Hàng Hiệu Quả

Sau khi thiết lập xong cấu trúc, bước tiếp theo là tận dụng các hàm mạnh của Google Sheets để theo dõi đơn hàng và khách hàng một cách thông minh. Bài này hướng dẫn bạn xây dựng module CRM đơn giản ngay trong Sheets.

Theo Dõi Đơn Hàng Theo Trạng Thái

Trong sheet BanHang, thêm cột K "Trạng thái". Để đếm và tổng hợp nhanh:

-- Đếm đơn đang chờ xử lý:
=COUNTIF(BanHang!K:K,"Chờ xử lý")

-- Tổng tiền đơn đã giao tháng này:
=SUMPRODUCT(
  (BanHang!K2:K5000="Đã giao")*
  (MONTH(BanHang!A2:A5000)=MONTH(TODAY()))*
  (YEAR(BanHang!A2:A5000)=YEAR(TODAY()))*
  BanHang!J2:J5000
)

-- Lọc đơn chưa giao quá 2 ngày:
=FILTER(BanHang!A2:K,
  (BanHang!K2:K="Chờ xử lý")*
  (TODAY()-BanHang!A2:A>2))

Conditional Formatting cho trạng thái đơn hàng:

Chờ xử lý → tô nền vàng nhạt #FFF9C4
Đang giao → tô nền xanh nhạt #E3F2FD
Đã giao → tô nền xanh lá nhạt #E8F5E9
Hủy → tô nền đỏ nhạt #FFEBEE, chữ xám

Phân Loại Khách Hàng Tự Động

Trong sheet KhachHang, thêm các cột tính toán tự động dựa trên lịch sử mua hàng:

-- Cột "Tổng mua" (tổng tất cả đơn đã giao):
=SUMIFS(BanHang!J:J, BanHang!C:C, A2, BanHang!K:K, "Đã giao")

-- Cột "Số đơn":
=COUNTIF(BanHang!C:C, A2)

-- Cột "Lần mua cuối":
=IFERROR(MAXIFS(BanHang!A:A, BanHang!C:C, A2), "")

-- Cột "Ngày chưa mua" (số ngày kể từ lần mua cuối):
=IF(F2="","Chưa mua",TODAY()-F2)

-- Cột "Phân loại" theo mô hình RFM đơn giản:
=IFS(
  AND(G2<=30, E2>=5000000), "VIP",
  AND(G2<=60, E2>=2000000), "Thân thiết",
  E2>0, "Tiềm năng",
  TRUE, "Mới"
)

Nhắc Nhở Follow-Up

Tạo sheet "NhacNho" để liệt kê khách hàng cần liên hệ:

-- Khách VIP / Thân thiết chưa mua >30 ngày:
=FILTER(KhachHang!A2:H,
  (KhachHang!G2:G>30)*
  (OR(KhachHang!H2:H="VIP", KhachHang!H2:H="Thân thiết")))

Ghi chú thêm cho từng khách hàng: Thêm 2 cột cuối trong KhachHang: "Ghi chú" (nhập tay) và "Người phụ trách" (Dropdown danh sách nhân viên). Điều này giúp phân công chăm sóc khách hàng rõ ràng.

Báo Cáo Top Khách Hàng

Dùng hàm QUERY để tạo bảng top 10 khách hàng mua nhiều nhất:

=QUERY(KhachHang!A2:H,
  "SELECT A, B, E, D
   ORDER BY E DESC
   LIMIT 10
   LABEL A 'Mã KH', B 'Tên KH', E 'Tổng mua', D 'Số đơn'",
  0)

Tìm Kiếm Đơn Hàng Nhanh

Tạo ô tìm kiếm tại Dashboard: nhập mã KH hoặc tên vào ô B1, hiển thị tất cả đơn hàng:

-- Ô B1: Nhập mã KH cần tra cứu
-- Ô B3 trở xuống:
=IFERROR(
  FILTER(
    BanHang!A2:K,
    (BanHang!C2:C=B1)+(ISNUMBER(SEARCH(B1,BanHang!C2:C)))
  ),
  "Không tìm thấy đơn hàng nào"
)