Thiết Lập Bảng Tính Quản Lý Bán Hàng

Giới Thiệu

Google Sheets là công cụ miễn phí, mạnh mẽ giúp bạn xây dựng hệ thống quản lý bán hàng chuyên nghiệp mà không cần đầu tư phần mềm đắt tiền. Trong bài này, chúng ta sẽ thiết kế cấu trúc workbook hoàn chỉnh từ đầu.

Cấu Trúc Workbook

Một workbook quản lý bán hàng hiệu quả cần tối thiểu 5 sheet:

• DanhMucSP: Danh mục sản phẩm — mã, tên, đơn vị, giá bán, giá vốn
• KhachHang: Danh sách khách hàng — mã, tên, SĐT, địa chỉ, nhóm
• BanHang: Ghi nhận từng đơn bán — ngày, mã đơn, mã KH, mã SP, SL, giá, tổng
• NhapKho: Ghi nhận nhập hàng — ngày, mã SP, SL nhập, giá nhập
• Dashboard: Tổng hợp KPI tự động cập nhật

Thiết Lập Sheet DanhMucSP

Tạo header ở hàng 1 với các cột sau:

Cột A: Mã SP       (SP001, SP002, SP003...)
Cột B: Tên SP      (tên đầy đủ sản phẩm)
Cột C: Đơn vị      (cái, hộp, kg, lít...)
Cột D: Giá bán     (VNĐ, số nguyên dương)
Cột E: Giá vốn     (VNĐ, số nguyên dương)
Cột F: Tồn đầu kỳ (số lượng ban đầu)
Cột G: Tồn thực tế (công thức tự động)
Cột H: Mức tối thiểu (cảnh báo sắp hết)

Thiết Lập Sheet BanHang

Sheet này là trung tâm ghi nhận giao dịch. Thiết lập cột như sau:

Cột A: Ngày       (=TODAY() làm giá trị mặc định, Data Validation: Date)
Cột B: Mã đơn     (="DH"&TEXT(ROW()-1,"0000") — tự động tăng)
Cột C: Mã KH      (Dropdown lấy từ KhachHang!A:A)
Cột D: Mã SP      (Dropdown lấy từ DanhMucSP!A:A)
Cột E: Tên SP     (=IFERROR(VLOOKUP(D2,DanhMucSP!A:B,2,0),""))
Cột F: Số lượng   (nhập tay, Data Validation: number > 0)
Cột G: Đơn giá    (=IFERROR(VLOOKUP(D2,DanhMucSP!A:D,4,0),0))
Cột H: Thành tiền (=F2*G2)
Cột I: CK %       (chiết khấu phần trăm, mặc định 0)
Cột J: Tổng TT    (=H2*(1-I2/100))
Cột K: Trạng thái (Dropdown: Chờ xử lý / Đang giao / Đã giao / Hủy)

Bảo Vệ Công Thức

Các cột B, E, G, H, J chứa công thức tự động — cần khóa để nhân viên không vô tình xóa:

1. Chọn cột B, E, G, H, J (Ctrl+Click từng cột)
2. Vào Data → Protect sheets and ranges
3. Đặt tên "Cột công thức BanHang" → Set permissions → Chỉ admin chỉnh sửa
4. Nhân viên chỉ nhập vào cột A, C, D, F, I, K

Định Dạng Chuyên Nghiệp

Để bảng nhìn chuyên nghiệp và dễ đọc:

• Freeze hàng 1 (header): View → Freeze → 1 row
• Format cột Ngày: Format → Number → Date (dd/MM/yyyy)
• Format cột tiền tệ (D, E, G, H, J): Format → Number → Custom → #,##0" VNĐ"
• Tô màu header: chọn hàng 1, tô nền xanh #1565C0, chữ trắng, in đậm
• Bật bộ lọc: chọn hàng 1, Data → Create a filter