Quản Lý Tồn Kho Cơ Bản

Quản Lý Tồn Kho Trong Google Sheets

Tồn kho là một trong những thách thức lớn nhất của các cửa hàng nhỏ và vừa. Google Sheets giúp bạn theo dõi nhập-xuất-tồn theo thời gian thực, cảnh báo hàng sắp hết và tránh mất doanh thu do thiếu hàng.

Thiết Lập Sheet NhapKho

Sheet NhapKho ghi lại mỗi lần nhập hàng từ nhà cung cấp:

Cột A: Ngày nhập        (Date)
Cột B: Mã phiếu nhập    (="PN"&TEXT(ROW()-1,"0000"))
Cột C: Mã SP            (Dropdown từ DanhMucSP!A:A)
Cột D: Tên SP           (=IFERROR(VLOOKUP(C2,DanhMucSP!A:B,2,0),""))
Cột E: Số lượng nhập    (số nguyên dương)
Cột F: Giá nhập         (VNĐ/đơn vị)
Cột G: Thành tiền       (=E2*F2)
Cột H: Nhà cung cấp     (Dropdown danh sách NCC)
Cột I: Số hóa đơn       (tham chiếu hóa đơn NCC)
Cột J: Ghi chú          (thông tin bổ sung)

Công Thức Tính Tồn Kho Thực Tế

Trong sheet DanhMucSP, cột G "Tồn thực tế" được tính tự động:

-- Tồn thực tế = Tồn đầu kỳ + Tổng nhập - Tổng xuất (bán):
=F2
+ IFERROR(SUMIF(NhapKho!C:C, A2, NhapKho!E:E), 0)
- IFERROR(SUMIFS(BanHang!F:F, BanHang!D:D, A2, BanHang!K:K, "Đã giao"), 0)

-- Gộp thành 1 công thức:
=F2
  +IFERROR(SUMIF(NhapKho!C:C,A2,NhapKho!E:E),0)
  -IFERROR(SUMIFS(BanHang!F:F,BanHang!D:D,A2,BanHang!K:K,"Đã giao"),0)

Cảnh Báo Hàng Sắp Hết

Thêm cột I "Trạng thái kho" vào DanhMucSP:

-- Cột I: Trạng thái kho
=IF(G2=0, "HET_HANG",
  IF(G2<=H2, "SAP_HET",
    IF(G2<=H2*2, "THAP",
      "OK"
    )
  )
)

Thiết lập Conditional Formatting cho cột G (Tồn thực tế):

• Tô đỏ khi hết hàng: =$G2=0 → nền đỏ #FFCDD2
• Tô cam khi sắp hết: =AND($G2>0,$G2<=$H2) → nền cam #FFE0B2
• Tô vàng khi tồn thấp: =AND($G2>$H2,$G2<=$H2*2) → nền vàng #FFF9C4

Báo Cáo Nhập-Xuất-Tồn

Tạo sheet "BaoCaoKho" với bảng tổng hợp:

-- Bảng NXT tổng hợp (dùng ARRAYFORMULA):
Header: Mã SP | Tên SP | Tồn đầu | Tổng nhập | Tổng xuất | Tồn cuối

-- Cột C (Tồn đầu kỳ):
=ARRAYFORMULA(IFERROR(VLOOKUP(A2:A,DanhMucSP!A:F,6,0),0))

-- Cột D (Tổng nhập):
=ARRAYFORMULA(IFERROR(SUMIF(NhapKho!C:C,A2:A,NhapKho!E:E),0))

-- Cột E (Tổng xuất):
=ARRAYFORMULA(IFERROR(
  SUMIFS(BanHang!F:F,BanHang!D:D,A2:A,BanHang!K:K,"Đã giao"),0))

-- Cột F (Tồn cuối):
=C2+D2-E2

Kiểm Kê Định Kỳ

Mỗi tháng nên kiểm kê vật lý và đối chiếu với số liệu trên Sheets:

1. Tạo sheet "KiemKe_MMYYYY" (ví dụ KiemKe_032026)
2. Copy danh sách sản phẩm từ DanhMucSP
3. Thêm cột "Tồn thực tế theo sổ" (lấy từ công thức G) và "Tồn đếm thực tế" (nhập tay)
4. Cột "Chênh lệch" = Tồn đếm - Tồn sổ
5. Phân tích nguyên nhân chênh lệch (mất mát, nhầm lẫn, hỏng hóc)