Hướng Dẫn Setup Phần Mềm Bán Hàng Từ A-Z: Hoàn Thành Trong 30 Phút

Trả lời nhanh: Cài phần mềm bán hàng trên Google Sheets gồm 4 bước kỹ thuật: tạo bản sao file gốc, mở Apps Script, chạy hàm setupSpreadsheet, rồi triển khai thành ứng dụng web. Phần này theo trang sản phẩm mất khoảng 5–10 phút. Sau đó bạn cấu hình thông tin cửa hàng, nhập sản phẩm (nhập tay hoặc import Excel/CSV), tạo tài khoản nhân viên và bán thử vài đơn. Cả quy trình khoảng 30 phút nếu bạn chuẩn bị dữ liệu sẵn.

Bài này viết theo đúng cách phần mềm bán hàng trên Google Sheets của SheetStore hoạt động, dựa trên hướng dẫn cài đặt và hướng dẫn sử dụng của chính sản phẩm. Khác với phần mềm bán hàng cài sẵn trên máy chủ của nhà cung cấp, ở đây bạn không đăng ký tài khoản trên một hệ thống ngoài: bạn nhận file, tạo bản sao trong tài khoản Google của mình và dữ liệu nằm trong Google Drive của bạn. Vì vậy bạn cần có tài khoản Google và kết nối Internet khi bán hàng.

Chuẩn bị gì trước khi bắt đầu

Phần mềm không có bước đăng ký tài khoản với chọn "loại hình kinh doanh" như nhiều phần mềm SaaS, nên bạn không cần quyết định gì về loại hình trước. Quan trọng nhất là danh sách sản phẩm. File Excel của bạn càng gọn (đủ mã sản phẩm, tên, giá, tồn) thì bước nhập càng nhanh.

Bước 1: Cài đặt file bán hàng (khoảng 5–10 phút)

Sau khi mua, bạn nhận email kèm đường dẫn file gốc, hướng dẫn cài đặt dạng PDF và video. Bốn bước kỹ thuật như sau:

1. Tạo bản sao: mở file gốc, vào Tệp → Tạo bản sao, đặt tên theo ý bạn. Bản sao này nằm trong Google Drive của bạn và là nơi chứa toàn bộ dữ liệu bán hàng.
2. Mở Apps Script: trong bản sao vừa tạo, vào Tiện ích mở rộng → Apps Script để mở trình soạn thảo script.
3. Chạy hàm setupSpreadsheet: chọn hàm này trong ô thả xuống phía trên rồi bấm nút chạy. Nếu Google hỏi cấp quyền thì cấp quyền để script làm việc trên chính bản sao của bạn.
4. Triển khai thành ứng dụng web: vào Triển khai → Tùy chọn triển khai mới → Ứng dụng web. Ở mục "Thực thi với tư cách" chọn Tôi, ở mục "Ai có quyền truy cập" chọn Bất kỳ ai, bấm Triển khai rồi sao chép địa chỉ có đuôi /exec. Cấp quyền OAuth nếu Google hỏi.

Địa chỉ /exec chính là đường link mở phần mềm. Lưu nó vào dấu trang trình duyệt, và gửi cho nhân viên sau khi bạn tạo tài khoản cho họ. Nếu vướng ở bước nào, video và file PDF hướng dẫn đi kèm email mua hàng đi từng thao tác chi tiết hơn bài này.

Lưu ý quyền truy cập "Bất kỳ ai" chỉ nghĩa là ai có đường link thì mở được trang đăng nhập. Muốn vào bên trong vẫn cần tài khoản và mật khẩu do bạn tạo. Vì vậy đừng đăng đường link lên nơi công khai và hãy dùng mật khẩu Admin đủ mạnh.

Bước 2: Thử bằng dữ liệu mẫu, rồi dọn sạch

Trước khi nhập dữ liệu thật, nên dành vài phút làm quen giao diện bằng dữ liệu mẫu. Ba công cụ sau nằm trên thanh menu của chính file Google Sheet (không nằm trong giao diện web), ở mục 📊 Quản Lý Bán Hàng ▸ 🎲 Dữ Liệu Mẫu & Tài Khoản:

• Tạo Dữ Liệu Mẫu: tạo hơn 50 sản phẩm, khách hàng, đơn hàng và nhân viên mẫu để bạn thử bán, xem báo cáo, thử trả hàng.
• Xóa Dữ Liệu Mẫu: dọn sạch dữ liệu mẫu để bắt đầu nhập dữ liệu thật.
• Reset Mật Khẩu Admin Về Mặc Định: dùng khi quên mật khẩu Admin hoặc tài khoản bị khóa do nhập sai quá nhiều lần.

Có một điều cần nhớ kỹ: cả hai công cụ tạo và xóa dữ liệu mẫu đều xóa sạch dữ liệu hiện có trong 8 bảng (sản phẩm, khách hàng, đơn hàng, chi tiết đơn, thu chi, nhà cung cấp, thanh toán, nhân viên). Chỉ dùng khi chưa có dữ liệu thật cần giữ. Sau khi xóa dữ liệu mẫu, bảng nhân viên trống nên không ai đăng nhập được, bạn phải chạy tiếp mục Setup Database trên cùng menu để hệ thống tạo lại tài khoản Admin mặc định. Nếu thấy rối, cách an toàn nhất là tạo thêm một bản sao file chỉ dành cho việc thử nghiệm.

Bước 3: Cài đặt thông tin cửa hàng và hóa đơn

Đăng nhập vào phần mềm bằng tài khoản Admin (thông tin đăng nhập ban đầu có trong hướng dẫn cài đặt đi kèm email mua hàng) và đổi mật khẩu ngay (bấm vào tên người dùng ở góc dưới bên trái, chọn Đổi mật khẩu). Sau đó vào mục Cài Đặt, khu vực chỉ Admin được vào đầy đủ:

• Thông tin công ty: tên, địa chỉ, mã số thuế, SĐT, email, logo.
• Phương thức thanh toán: thêm, sửa, xóa các hình thức bạn chấp nhận (tiền mặt, chuyển khoản, thẻ, ví điện tử).
• Mẫu hóa đơn: có mẫu A4, A5 và receipt nhiệt, cho chỉnh HTML mẫu và xem trước trực tiếp. Bạn cũng thêm được logo, chữ ký và dòng chữ cuối hóa đơn, ví dụ lời cảm ơn hoặc chính sách đổi trả.
• Tồn kho âm: bật nếu bạn muốn bán trước khi nhập hàng (hệ thống vẫn tạo đơn khi hết kho).
• Phương pháp tính giá vốn nhập: chọn giữa bình quân gia quyền (WAC) và giá nhập mới nhất.

Về phần thuế và hóa đơn, các trường mã số thuế và VAT trên hóa đơn chỉ là thông tin hiển thị bạn tự khai theo tình trạng kinh doanh của mình. Nếu cần tư vấn về nghĩa vụ thuế, hãy hỏi người có chuyên môn.

Bước 4: Nhập sản phẩm và tồn kho

Cách 1: nhập tay (ít sản phẩm)

Vào Kho Hàng → Sản Phẩm, bấm + Thêm Sản Phẩm. Chỉ có tên sản phẩm là bắt buộc. Các trường còn lại gồm mã SKU (để trống thì hệ thống tự tạo), mã vạch, danh mục, thương hiệu, mô tả, giá, tồn kho, đơn vị, thời hạn bảo hành (số tháng, 0 là không bảo hành) và nút bật theo dõi serial cho hàng cần quản lý từng số máy. Sản phẩm xuất hiện ngay trong màn hình bán hàng sau khi lưu. Tồn kho ban đầu nhập qua Kho Hàng → Nhập Hàng.

Mỗi sản phẩm có tối đa năm mức giá: giá vốn, giá lẻ, giá VIP, giá sỉ và giá khuyến mãi theo khoảng ngày. Khi chọn khách thuộc nhóm VIP hoặc buôn, phần mềm tự áp đúng mức giá. Bạn cũng đặt được mức cảnh báo tồn kho (ví dụ 5 thì tồn từ 5 trở xuống sẽ vào nhóm "Sắp hết"), VAT mặc định 0, 5, 8 hoặc 10 phần trăm, và đơn vị quy đổi cho hàng bán theo cả lẻ lẫn thùng.

Cách 2: import Excel hoặc CSV (khuyến nghị khi có nhiều sản phẩm)

1. Ở màn hình Sản Phẩm, bấm nút Import Excel trên thanh công cụ.
2. Tải file mẫu (có hai nút: Excel .xlsx hoặc CSV, nội dung giống nhau). File mẫu có 15 cột và hai dòng ví dụ. Chỉ Mã SP và Tên Sản Phẩm là bắt buộc. Các cột còn lại là danh mục, giá nhập, giá bán, tồn kho, đơn vị, bảo hành, trạng thái, mô tả, mã vạch, tồn tối thiểu, giá VIP, giá sỉ và VAT.
3. Điền dữ liệu vào file mẫu rồi kéo thả vào hộp thoại. Chấp nhận .xlsx, .xls, .csv, tối đa 10MB. Hệ thống nhận diện cột theo tên chứ không theo vị trí, nên đổi thứ tự cột không sao, miễn giữ đúng tên cột như file mẫu.
4. Xem bảng xem trước (tối đa 20 dòng đầu) rồi bấm Nhập Sản Phẩm. Hệ thống báo số sản phẩm đã nhập, đã cập nhật và đã bỏ qua.

Hai điểm hay vấp: dòng thiếu Mã SP hoặc Tên Sản Phẩm bị bỏ qua tự động (không dừng cả file), nên nếu số "đã nhập" ít hơn dự kiến thì kiểm tra hai cột này trước. Và hộp thoại mặc định bật "Bỏ qua SP đã tồn tại": dòng trùng Mã SP giữ nguyên bản cũ. Muốn cập nhật giá hay tồn hàng loạt cho sản phẩm đã có, phải tự tích "Cập nhật SP đã tồn tại" trước khi nhập, và khi đó thông tin cũ bị ghi đè bằng dữ liệu trong file.

Nếu bạn cần hiểu rõ hơn cách rà tồn kho sau khi nhập và đếm lại hàng thật, bài cách kiểm kê hàng tồn kho đúng cho cửa hàng nhỏ đi qua quy trình đếm và đối chiếu.

Bước 5: Tạo tài khoản nhân viên và phân quyền

Vào mục Nhân Viên, bấm + Thêm Nhân Viên, nhập họ tên, số điện thoại, email, chức vụ, bộ phận. Sau đó tạo tài khoản đăng nhập: tên đăng nhập, mật khẩu và vai trò. Có thể cấu hình thêm tỷ lệ hoa hồng nếu cửa hàng có tính hoa hồng. Nhân viên đăng nhập lần đầu sẽ được yêu cầu đổi mật khẩu.

Giá vốn là thông tin nhạy cảm nên được ẩn với nhân viên không có quyền xem. Ma trận quyền chi tiết (xem, tạo, sửa, xóa) chỉnh riêng được cho từng vai trò trong phần Cài Đặt. Một nguyên tắc dễ giữ: không dùng chung tài khoản Admin cho nhiều người, để về sau tra được ai thao tác gì.

Bước 6: Bán thử vài đơn trước khi mở cửa

Vào Bán hàng → Tạo Đơn Hàng. Màn hình hỗ trợ mở nhiều tab đơn song song (tối đa 5 tab). Một đơn thử đi như sau:

1. Gõ tên sản phẩm hoặc mã SKU vào ô tìm kiếm, bấm vào sản phẩm để thêm vào giỏ. Sản phẩm hết hàng bị chặn, trừ khi bạn đã bật bán trước nhập sau.
2. Chỉnh số lượng, hoặc sửa tay giá bán từng dòng nếu cần (chỉ ảnh hưởng đơn đó).
3. Chọn khách hàng nếu có. Phần mềm tự áp giá lẻ, sỉ hoặc VIP theo nhóm khách và cộng dồn công nợ cũ nếu có.
4. Nhập giảm giá, phí vận chuyển, ghi chú nếu cần.
5. Chọn một phương thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản, thẻ hoặc ví điện tử). Mỗi đơn chỉ chọn được một phương thức.
6. Nhập số tiền khách trả. Trả đủ thì đơn hoàn thành ngay, trả thiếu thì đơn chuyển sang chờ và phần thiếu tự ghi vào công nợ khách, trả dư thì phần dư trừ vào công nợ cũ nếu có.
7. Bấm Thanh Toán, rồi chọn in hóa đơn mẫu A4, A5 hoặc receipt nhiệt (mở ở tab mới).

Ba điều nên biết để khỏi bất ngờ ngày đầu: phần mềm chưa gửi hóa đơn qua email trực tiếp từ màn hình bán hàng; chưa hỗ trợ chia nhiều phương thức thanh toán trong cùng một đơn; và giỏ hàng chưa thanh toán chỉ lưu tạm trong phiên trình duyệt, tải lại trang sẽ mất. Hãy bán thử khoảng 5 đơn gồm đủ tình huống: có khách quen, có giảm giá, có khách trả thiếu, và một đơn trả hàng.

Checklist ngày đầu bán hàng

• Đã tạo bản sao file và triển khai ứng dụng web, đã lưu địa chỉ /exec.
• Đã đổi mật khẩu Admin và dùng mật khẩu đủ mạnh.
• Thông tin công ty, logo và mẫu hóa đơn đã đúng; đã in thử một hóa đơn.
• Đã xóa dữ liệu mẫu (nếu có dùng) và nhập sản phẩm thật cùng tồn kho ban đầu.
• Mỗi nhân viên có tài khoản riêng với đúng vai trò.
• Đã cấu hình phương thức thanh toán, mức cảnh báo tồn kho tối thiểu cho các mặt hàng chính.
• Đã bán thử vài đơn, kể cả đơn trả thiếu và đơn trả hàng.

Nếu bạn đang cân nhắc phần mềm này và chưa chắc nó hợp cửa hàng của mình, SheetStore có bản dùng thử 7 ngày. Giá phần mềm bán hàng trên Google Sheets là 799.000đ, mua một lần dùng trọn đời, không phí hằng tháng. Phần mềm cần Internet và tài khoản Google; nếu cửa hàng cần bán khi mất Internet thì hãy xem bản chạy trên hosting riêng có hỗ trợ offline. Chi tiết từng màn hình có trong hướng dẫn sử dụng đầy đủ của phần mềm.

Câu hỏi thường gặp

Cài đặt phần mềm bán hàng trên Google Sheets mất bao lâu?

Phần cài đặt gồm 4 bước (tạo bản sao file, mở Apps Script, chạy hàm setupSpreadsheet, triển khai ứng dụng web) và theo trang sản phẩm mất khoảng 5–10 phút. Bài này ước tính tổng cộng khoảng 30 phút nếu bạn đã chuẩn bị sẵn danh sách sản phẩm, thông tin cửa hàng và danh sách nhân viên; thời gian nhập dữ liệu phụ thuộc số sản phẩm của bạn.

Import sản phẩm từ Excel cần những cột nào?

Trong hộp thoại Import Excel có nút tải file mẫu (.xlsx hoặc .csv) với 15 cột. Chỉ hai cột bắt buộc là Mã SP và Tên Sản Phẩm, các cột còn lại như danh mục, giá nhập, giá bán, tồn kho, đơn vị, bảo hành, mã vạch, tồn tối thiểu, giá VIP, giá sỉ và VAT là tùy chọn. Hệ thống nhận diện theo tên cột chứ không theo vị trí, hỗ trợ .xlsx, .xls, .csv tối đa 10MB.

Import trùng mã sản phẩm thì dữ liệu cũ có bị ghi đè không?

Mặc định thì không. Hộp thoại import bật sẵn tùy chọn Bỏ qua SP đã tồn tại, nên dòng trùng Mã SP được giữ nguyên bản cũ. Muốn cập nhật giá hoặc tồn kho hàng loạt cho sản phẩm đã có, bạn phải tự tích chọn Cập nhật SP đã tồn tại trước khi nhấn Nhập, và khi đó thông tin cũ bị ghi đè bằng dữ liệu trong file.

Nên dùng Tạo Dữ Liệu Mẫu như thế nào cho an toàn?

Chỉ dùng khi chưa có dữ liệu thật. Công cụ này tạo hơn 50 sản phẩm, khách hàng, đơn hàng mẫu để bạn thử phần mềm, nhưng sẽ xóa sạch dữ liệu hiện có trong 8 bảng (sản phẩm, khách hàng, đơn hàng, chi tiết đơn, thu chi, nhà cung cấp, thanh toán, nhân viên). Thử xong hãy dùng Xóa Dữ Liệu Mẫu trước khi nhập dữ liệu thật, và nên tạo bản sao file trước khi thao tác nếu chưa chắc.