Hướng Dẫn Setup Phần Mềm Bán Hàng Từ A-Z: Hoàn Thành Trong 30 Phút

Trước Khi Bắt Đầu: Chuẩn Bị Gì?

Để setup nhanh không gián đoạn, chuẩn bị sẵn:

Bước 1 (Phút 0-5): Đăng Ký Và Đăng Nhập

1. Truy cập sheetstore.vn → Click "Dùng thử miễn phí"
2. Nhập email công ty (khuyến nghị email doanh nghiệp, không dùng Gmail cá nhân)
3. Xác nhận email → Đặt mật khẩu mạnh (ít nhất 8 ký tự, có số và ký tự đặc biệt)
4. Chọn loại hình kinh doanh: Bán lẻ / Nhà hàng / Dịch vụ / Bán buôn
5. Nhập thông tin cơ bản: Tên shop, địa chỉ, SĐT

Bước 2 (Phút 5-10): Thiết Lập Thông Tin Cửa Hàng

Vào Cài đặt → Thông tin cửa hàng:

• Tên cửa hàng: Tên đầy đủ sẽ in trên hóa đơn
• Logo: Upload logo PNG/JPG. Kích thước khuyến nghị: 400x400px
• Địa chỉ: Địa chỉ đầy đủ (hiện trên hóa đơn và receipt)
• Số điện thoại: Số hotline khách hàng liên hệ
• Mã số thuế: Bắt buộc nếu xuất hóa đơn VAT
• Múi giờ: Asia/Ho_Chi_Minh (GMT+7)
• Đơn vị tiền tệ: VND

Cấu Hình Hóa Đơn

Vào Cài đặt → Mẫu hóa đơn:

• Chọn template: Nhiệt (80mm) / A4 / A5
• Bật/tắt: Hiển thị logo, barcode, QR code, thông điệp cuối hóa đơn
• Thêm footer: "Cảm ơn quý khách. Hẹn gặp lại!" hoặc policy đổi trả

Bước 3 (Phút 10-18): Nhập Sản Phẩm

Cách 1: Nhập Thủ Công (Dưới 20 Sản Phẩm)

1. Vào Sản phẩm → Thêm mới
2. Điền: Tên, mã SP, danh mục, giá nhập, giá bán, tồn kho ban đầu
3. Upload ảnh sản phẩm (khuyến nghị 1:1 ratio)
4. Nếu có biến thể (màu/size): Bật "Sản phẩm có biến thể" → thêm attribute
5. Save và lặp lại

Cách 2: Import CSV (Trên 20 Sản Phẩm — Khuyến Nghị)

1. Vào Sản phẩm → Import → Download template CSV
2. Mở template trong Excel/Google Sheets
3. Điền thông tin sản phẩm vào các cột theo hướng dẫn
4. Export về CSV → Upload lên SheetStore
5. Preview → Xác nhận → Import

Cột Bắt Buộc Trong File CSV

product_name    | Tên sản phẩm (bắt buộc)
sku             | Mã sản phẩm (bắt buộc, unique)
category        | Tên danh mục (tạo mới nếu chưa có)
cost_price      | Giá nhập (số nguyên, không dấu chấm/phẩy)
selling_price   | Giá bán (số nguyên)
initial_stock   | Tồn kho ban đầu
unit            | Đơn vị tính (cái, hộp, kg, lít...)
barcode         | Barcode (tùy chọn)

Bước 4 (Phút 18-23): Tạo Tài Khoản Nhân Viên

Vào Nhân viên → Thêm nhân viên:

1. Nhập email nhân viên → hệ thống gửi email mời tự động
2. Chọn vai trò:
   • Admin: Toàn quyền (chỉ dành cho chủ)
   • Manager: Quản lý, xem báo cáo, không xóa được
   • Cashier: Bán hàng, thu tiền, không xem báo cáo doanh thu
   • Warehouse: Nhập/xuất kho, không bán hàng
3. Assign chi nhánh (nếu có nhiều cơ sở)
4. Nhân viên nhận email → đặt mật khẩu → đăng nhập

Bước 5 (Phút 23-28): Kết Nối Máy In Hóa Đơn

Máy In Nhiệt Qua USB

1. Cắm máy in vào máy tính qua USB
2. Cài driver (thường Windows tự nhận, macOS cần download)
3. Vào SheetStore → Cài đặt → Máy in → Thêm máy in
4. Chọn máy in từ danh sách → Test print
5. Cấu hình khổ giấy: 80mm (phổ biến nhất) hoặc 58mm

Máy In Bluetooth (Mobile POS)

1. Bật Bluetooth trên điện thoại/tablet
2. Pair với máy in
3. Mở SheetStore app → Cài đặt → Máy in → Bluetooth
4. Chọn máy in từ danh sách Bluetooth devices → Test

Máy In Phổ Biến Được Hỗ Trợ

• Xprinter XP-58IIH, XP-80C (phổ biến, giá tốt)
• Epson TM-T82, TM-T88 (cao cấp, bền)
• Bixolon SPP-R200 (Bluetooth mobile)
• Citizen CT-S310 (A4 receipt)

Bước 6 (Phút 28-30): Cấu Hình Thanh Toán

Vào Cài đặt → Phương thức thanh toán:

• Tiền mặt: Mặc định, bật sẵn
• Chuyển khoản: Nhập số tài khoản, ngân hàng — hệ thống tự tạo QR VietQR
• Thẻ tín dụng/ghi nợ: Kết nối máy POS EDC (liên hệ ngân hàng)
• Ví điện tử: Momo, ZaloPay — kết nối qua API (gói cao cấp)
• Công nợ: Cho khách hàng mua chịu (bật tính năng công nợ)

Setup VietQR Tự Động

1. Nhập số tài khoản ngân hàng
2. Chọn ngân hàng từ danh sách (hỗ trợ 50+ ngân hàng)
3. Hệ thống tự tạo QR code theo từng hóa đơn
4. Khách quét QR → chuyển khoản chính xác số tiền

Checklist Trước Khi Bán Hàng Ngày Đầu

• ☑ Thông tin cửa hàng đầy đủ trên hóa đơn
• ☑ Ít nhất 10 sản phẩm đã được nhập
• ☑ Tồn kho ban đầu chính xác
• ☑ Đã test in hóa đơn (in thử 1 hóa đơn)
• ☑ Nhân viên đã đăng nhập được tài khoản riêng
• ☑ Phương thức thanh toán đã cấu hình
• ☑ Đã đặt mật khẩu Admin phức tạp

Tips Bán Hàng Ngày Đầu

Tip 1: Làm Quen Với Giao Diện POS

Dành 10 phút nhập thử 3-5 giao dịch giả lập trước khi mở cửa. Đặc biệt test các tình huống: hoàn tiền, áp dụng khuyến mãi, thanh toán nhiều phương thức.

Tip 2: Thiết Lập Phím Tắt Sản Phẩm Hot

Đưa 10-15 sản phẩm bán chạy nhất lên màn hình chính POS (Quick Access). Giảm thời gian tìm kiếm khi khách đông.

Tip 3: Bật Thông Báo Tồn Kho Thấp

Cài đặt → Thông báo → Bật "Cảnh báo khi tồn kho dưới mức tối thiểu". Nhận email/SMS khi cần nhập hàng.

Kết Luận

Setup phần mềm bán hàng SheetStore từ A-Z chỉ cần 30 phút nếu bạn chuẩn bị sẵn dữ liệu và làm đúng thứ tự. Không cần kỹ thuật, không cần thuê IT.

Sau khi setup xong, bắt đầu với 3 ưu tiên đầu tiên: (1) nhập đủ danh mục sản phẩm, (2) tạo tài khoản cho tất cả nhân viên, (3) bán thử 5 giao dịch để làm quen trước khi mở cửa chính thức.

Xem thêm: Tính năng SheetStore | Blog hướng dẫn kinh doanh