Mẫu Bảng Tính Lương Theo Ngày Công 2026: File Google Sheets Có Sẵn

Lương theo ngày công là kiểu tính phổ biến nhất cho công nhân thời vụ, bảo vệ, lao động phổ thông — nơi mỗi ngày đi làm được quy thành một đơn vị tiền cố định, cộng dồn cuối tháng. Nghe đơn giản, nhưng khi có người nghỉ nửa ngày, làm thêm giờ, hoặc công ty có nhiều mức lương ngày khác nhau theo vị trí, bảng tính rất dễ sai lệch nếu không có công thức rõ ràng ngay từ đầu.

Lương theo ngày công khác gì với lương theo giờ và lương khoán

Ba cách tính lương phổ biến ở doanh nghiệp nhỏ dễ bị gộp chung, nhưng bản chất khác nhau khá rõ. Lương theo ngày công lấy đơn giá/ngày làm gốc, nhân với số ngày công thực tế — phù hợp với công việc có giờ giấc cố định như bán hàng, bảo vệ, phục vụ. Lương theo giờ chia nhỏ hơn, tính theo từng giờ làm thực tế, hợp với lao động part-time hoặc ca linh hoạt. Lương khoán thì trả theo khối lượng hoặc kết quả công việc, không phụ thuộc số ngày có mặt.

Vấn đề thường gặp là nhiều nơi áp dụng ngày công cho nhân sự có giờ làm không đều — ví dụ nhân viên part-time chỉ làm 4 tiếng/ngày nhưng vẫn bị tính full 1 công. Nếu công việc có giờ làm dao động nhiều, bảng chấm công theo giờ sẽ chính xác hơn; tham khảo thêm cách tính trong Mẫu Excel Chấm Công Theo Tháng 2026 nếu doanh nghiệp cần tự tính giờ làm và tăng ca song song.

Tiêu chí	Theo ngày công	Theo giờ	Khoán
Đơn vị tính	Ngày	Giờ	Công việc/sản phẩm
Phù hợp	Ca cố định, giờ giấc đều	Ca linh hoạt, part-time	Dự án, outsource
Độ phức tạp công thức	Trung bình	Cao hơn (cần quy đổi phút/giờ)	Thấp (nhưng khó định mức)
Rủi ro sai sót	Nghỉ nửa ngày, làm tròn công	Chấm giờ vào/ra thủ công	Định giá sản phẩm thiếu nhất quán

Cấu trúc bảng tính lương theo ngày công trong Google Sheets

Một bảng lương theo ngày công cần tối thiểu 3 sheet tách biệt để tránh rối khi tháng sau copy công thức: Danh sách nhân viên (mã NV, tên, đơn giá ngày công), Chấm công (từng ngày trong tháng, trạng thái: công đủ/nửa công/nghỉ), và Bảng lương (tổng hợp công, nhân đơn giá, cộng phụ cấp, trừ khấu trừ).

Sheet Danh sách nhân viên

Cột tối thiểu: A - Mã NV, B - Họ tên, C - Chức vụ, D - Đơn giá ngày công (VNĐ). Đơn giá nên để riêng từng dòng thay vì gõ cố định trong công thức, vì mỗi lần tăng lương chỉ cần sửa một ô thay vì dò lại cả bảng.

Sheet Chấm công

Hàng là nhân viên, cột là ngày trong tháng (1 đến 31). Mỗi ô nhập giá trị quy ước: 1 cho công đủ, 0.5 cho nửa công, 0 cho nghỉ không lương, P cho nghỉ phép có lương (nếu công ty có chính sách phép). Dùng số thay vì chữ "x" để cộng tổng được ngay bằng SUM, không cần quy đổi thêm.

Công thức tổng công trong tháng, giả sử dữ liệu chấm công của một nhân viên nằm ở ô C2 đến AG2 (31 ngày):

=SUM(C2:AG2)

Nếu có ký tự chữ xen trong dải (như "P" cho phép), dùng SUMPRODUCT để cộng riêng số và quy đổi "P" thành 1 công:

=SUMPRODUCT((C2:AG2="P")*1) + SUM(C2:AG2)

Công thức tính lương: nhân đơn giá, cộng phụ cấp, trừ khấu trừ

Giả sử sheet Bảng lương có cấu trúc: cột A - Mã NV, cột B - Họ tên, cột C - Tổng công (lấy từ sheet Chấm công), cột D - Đơn giá ngày công (lấy từ sheet Danh sách nhân viên qua VLOOKUP), cột E - Phụ cấp, cột F - Khấu trừ (BHXH, tạm ứng), cột G - Thực lãnh.

Lấy đơn giá tự động theo mã nhân viên, tránh gõ tay từng dòng:

=VLOOKUP(A2,'Danh sách nhân viên'!A:D,4,0)

Tính lương chính (chưa phụ cấp, chưa khấu trừ):

=C2*D2

Thực lãnh cuối cùng:

=(C2*D2)+E2-F2

Với doanh nghiệp có quy định làm quá 1 ca/ngày được tính thêm hệ số, công thức cần tách riêng phần giờ công chuẩn và phần vượt — cách làm chi tiết hơn có ở Mẫu Bảng Tính Lương Tăng Ca 2026, vì tăng ca theo ngày công và tăng ca theo giờ dùng hệ số nhân khác nhau.

Xử lý trường hợp nghỉ không phép bị phạt

Một số công ty trừ thêm phạt khi nghỉ không phép quá số lần quy định trong tháng. Thử hình dung công ty quy định nghỉ không phép lần thứ 3 trở đi bị trừ thêm 50.000đ/lần, dữ liệu số lần nghỉ không phép nằm ở cột H:

=IF(H2>2,(H2-2)*50000,0)

Đưa kết quả này vào cột khấu trừ (F) thay vì gộp cứng vào công thức thực lãnh, để sau này đổi mức phạt chỉ cần sửa một chỗ.

Những lỗi hay gặp khi lập bảng ngày công bằng tay

Lỗi phổ biến nhất là làm tròn công sai quy ước — có kế toán tính nửa ngày thành 0.4 công, người khác tính 0.5, dẫn đến tổng lương không khớp giữa các tháng nếu đổi người làm. Nên chốt quy ước ngay từ đầu bảng (ghi chú ở sheet riêng) và dùng Data Validation để giới hạn ô chấm công chỉ nhận các giá trị 0, 0.5, 1, P — tránh gõ nhầm số khác.

Lỗi thứ hai là copy công thức VLOOKUP nhưng quên khóa vùng tham chiếu bằng dấu $, khiến khi kéo xuống dòng dưới vùng dò tìm bị lệch. Công thức đúng cần khóa cột tham chiếu:

=VLOOKUP(A2,'Danh sách nhân viên'!$A:$D,4,0)

Lỗi thứ ba, ít ai để ý, là cộng tổng công bằng SUM nhưng dải chấm công lẫn cả cột ghi chú (ví dụ cột ghi lý do nghỉ) — kết quả cộng dư hoặc báo lỗi #VALUE!. Tách riêng cột dữ liệu số và cột ghi chú ngay từ lúc thiết kế bảng để tránh việc này.

Khi nào nên chuyển từ Google Sheets sang phần mềm chấm công chuyên dụng

Bảng tính thủ công đủ dùng khi quy mô dưới khoảng 15-20 nhân sự và một người phụ trách toàn bộ khâu nhập liệu. Vượt qua ngưỡng đó, rủi ro tăng theo cấp số nhân: nhiều người cùng sửa file dễ ghi đè công thức, chấm công tay dễ quên cập nhật, và việc tính thuế TNCN hay BHXH theo nhiều bậc lương khác nhau khiến công thức Sheets ngày càng cồng kềnh.

Với doanh nghiệp cần phân quyền (admin nhập công, HR duyệt, nhân viên tự xem phiếu lương) và muốn tự động gửi phiếu lương qua email mà không phải làm thủ công từng người, Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự & Tính Lương google sheet xử lý được việc này — chạy trên Apps Script, có phân quyền Admin/HR/Nhân viên và tính thuế TNCN theo 7 bậc, giá 439.000đ dùng một lần, không có bản dùng thử.

Nếu chỉ cần một file Excel gọn để chấm công và tính lương cơ bản mà chưa cần hệ thống phân quyền, FILE CHẤM CÔNG & QUẢN LÝ LƯƠNG BẰNG EXCEL là lựa chọn nhẹ hơn, giá 39.000đ, dùng thử 7 ngày trước khi quyết định mua.

Mở rộng bảng lương khi doanh nghiệp có nhiều hình thức trả lương song song

Nhiều doanh nghiệp nhỏ không chỉ trả lương theo ngày công thuần túy — ví dụ quán cafe trả lương cứng theo ngày công cho nhân viên phục vụ, nhưng thưởng thêm theo doanh thu ca cho vị trí pha chế hoặc quản lý ca. Khi đó bảng lương cần thêm cột doanh thu ca và công thức thưởng riêng, không gộp chung vào đơn giá ngày công cố định — chi tiết cách tách hai phần này có ở Mẫu Bảng Tính Lương Theo Doanh Thu Cho SME 2026.

Với mô hình quán ăn, quán cafe quy mô nhỏ nói chung, việc quản lý thu chi và lương nhân viên thường đi cùng nhau trong cùng một hệ thống sổ sách — có thể tham khảo thêm cách tổ chức dòng tiền tổng thể tại Quản lý thu chi quán cafe: Công thức và mẫu bảng tính miễn phí để thấy bảng lương nên khớp nối thế nào với báo cáo thu chi hàng tháng.

Một điểm cần cân nhắc kỹ trước khi mở rộng bảng: càng thêm nhiều hình thức trả lương song song, công thức Sheets càng dễ phình to và khó bảo trì nếu không tách sheet rõ ràng ngay từ đầu. Giải pháp đơn giản nhất là giữ nguyên tắc một sheet một mục đích — chấm công, tính lương, và thưởng/phạt nên nằm ở ba sheet riêng, nối với nhau bằng VLOOKUP hoặc INDEX/MATCH thay vì viết công thức dài dòng gộp hết vào một ô.

Câu hỏi thường gặp

Nửa ngày công nên tính là 0.4 hay 0.5?

Nên chốt quy ước 0.5 ngay từ đầu bảng và ghi chú ở sheet riêng, vì nếu để mỗi người tính một kiểu (0.4 hay 0.5) sẽ dẫn đến tổng lương không khớp giữa các tháng khi đổi người làm. Dùng Data Validation giới hạn ô chấm công chỉ nhận 0, 0.5, 1, P để tránh gõ nhầm.

Công thức tính tổng ngày công khi có ký tự 'P' (nghỉ phép) xen trong bảng chấm công thì làm sao?

Dùng công thức SUMPRODUCT((C2:AG2="P")*1) + SUM(C2:AG2) để cộng riêng số ngày công thường và quy đổi ký tự P thành 1 công. Nếu chỉ dùng SUM thường, dải có chữ xen vào sẽ không cộng đúng hoặc báo lỗi.

Vì sao công thức VLOOKUP lấy đơn giá ngày công bị lệch khi kéo xuống các dòng dưới?

Do quên khóa vùng tham chiếu bằng dấu $. Công thức đúng phải khóa cột: =VLOOKUP(A2,'Danh sách nhân viên'!$A:$D,4,0), nếu không vùng dò tìm sẽ dịch chuyển theo từng dòng kéo xuống, gây sai đơn giá.

Doanh nghiệp bao nhiêu nhân sự thì nên chuyển từ Google Sheets sang phần mềm chấm công chuyên dụng?

Bảng tính thủ công đủ dùng khi quy mô dưới khoảng 15-20 nhân sự với một người phụ trách nhập liệu. Vượt ngưỡng này, rủi ro tăng nhanh vì nhiều người cùng sửa file dễ ghi đè công thức, chấm công tay dễ quên cập nhật, và công thức Sheets ngày càng cồng kềnh khi tính thuế TNCN/BHXH nhiều bậc.