Mẫu Bảng Tính Giá Thành Sản Phẩm Excel 2026 Cho Xưởng Nhỏ

Giá thành sản phẩm là con số bạn phải biết chính xác trước khi biết mình lời hay lỗ. Nhưng với xưởng nhỏ — may mặc, nội thất, in ấn, thực phẩm chế biến, cơ khí — việc tính giá thành thường xong bằng... trí nhớ. Anh chủ xưởng nhớ nguyên liệu bao nhiêu, nhớ công thợ bao nhiêu, nhớ tiền điện tháng này hao hơn tháng trước, rồi cộng trừ trong đầu. Cách đó chỉ trụ được khi xưởng còn nhỏ và đơn hàng còn ít. Đến đơn thứ 30 với 5 loại sản phẩm khác nhau thì bắt đầu sai.

Bài này đi vào chuyện làm một mẫu bảng tính giá thành sản phẩm thật sự dùng được cho xưởng nhỏ — không phải bảng lý thuyết kiểu sách kế toán, mà là bảng bạn mở ra mỗi sáng để báo giá và kiểm tra lời lỗ.

Vì sao bảng giá thành của xưởng nhỏ hay bị tính sai

Có ba kiểu sai phổ biến mà tôi thấy lặp đi lặp lại ở các xưởng dưới 30 người.

Thứ nhất là bỏ quên chi phí chìm. Bạn nhớ tiền vải, tiền chỉ, tiền công may. Nhưng không tính tiền khấu hao máy may, tiền thuê xưởng phân bổ cho từng sản phẩm, tiền điện chạy máy, tiền bao bì, tiền hao hụt nguyên liệu khi cắt. Mỗi thứ nhỏ, nhưng cộng lại có thể là 8-15% giá thành. Có xưởng may gia công tính giá 45.000đ/cái áo, đến cuối tháng mới ngã ngửa vì lỗ — hóa ra chi phí thực là 49.000đ, phần chênh nằm ở tiền điện và hao hụt vải không ai đếm.

Thứ hai là tính giá thành theo lô nhưng bán theo cái. Xưởng nhập 100kg vải giá 8 triệu, may được 200 cái áo. Vậy mỗi cái áo tốn 40.000đ tiền vải, đúng chưa? Chưa chắc. Vì trong 100kg đó có 5kg bị lỗi khi cắt, còn 95kg thực dùng. Giá vải thực tế cho mỗi áo là 42.000đ. Nếu bảng tính không có dòng "tỷ lệ hao hụt", bạn đã tính thiếu 2.000đ/cái ngay từ đầu.

Thứ ba là trộn lẫn chi phí cố định và biến đổi. Tiền thuê xưởng 15 triệu/tháng là cố định — sản xuất 100 cái hay 1.000 cái cũng trả 15 triệu. Tiền vải là biến đổi — làm nhiều thì tốn nhiều. Nếu bạn cộng hai thứ này vào một con số "giá thành/đơn vị" rồi dùng con số đó để quyết định có nhận đơn giá rẻ hay không, bạn sẽ quyết định sai. Đơn hàng giá rẻ vẫn có thể có lãi nếu nó dùng phần công suất nhàn rỗi và chỉ tốn chi phí biến đổi.

Một bảng tính giá thành đủ dùng gồm những gì

Bạn không cần 20 sheet phức tạp. Với xưởng nhỏ, cấu trúc tối thiểu nên có 4 phần: danh mục nguyên vật liệu, định mức cho từng sản phẩm, chi phí chung phân bổ, và bảng tổng hợp giá thành. Bốn phần này có thể nằm trong 3-4 sheet liên kết với nhau bằng công thức.

Sheet 1 — Danh mục nguyên vật liệu

Đây là nơi lưu giá gốc của mọi thứ bạn mua vào. Mỗi dòng là một nguyên liệu, có mã, tên, đơn vị tính, đơn giá, nhà cung cấp, ngày cập nhật giá. Ví dụ:

Mã NVL	Tên	ĐVT	Đơn giá (đ)	Ngày cập nhật
VAI-001	Vải cotton trắng	mét	62.000	10/03/2026
VAI-002	Vải jean xanh	mét	88.000	10/03/2026
CHI-001	Chỉ may trắng	cuộn	18.000	05/03/2026
NUT-001	Nút nhựa 12mm	cái	350	05/03/2026
BAO-001	Bao bì túi zip	cái	1.200	01/03/2026

Điểm quan trọng: đơn giá ở đây phải là giá mua gần nhất. Nếu bạn nhập vải tháng 1 giá 62.000đ rồi tháng 3 giá lên 68.000đ mà không cập nhật, mọi bảng giá thành phía sau đều lệch. Nên có một cột "ngày cập nhật" và một quy tắc đơn giản: giá nào thay đổi quá 5% thì phải sửa ngay trong sheet này.

Sheet 2 — Định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm

Đây là trái tim của bảng giá thành. Mỗi sản phẩm có một dòng định mức cho mỗi nguyên liệu dùng. Ví dụ áo sơ mi nam size M:

Sản phẩm	Mã NVL	Số lượng dùng	Đơn vị	Hao hụt (%)	Thành tiền
Áo sơ mi M	VAI-001	1.6	mét	5	104.160
Áo sơ mi M	CHI-001	0.08	cuộn	0	1.440
Áo sơ mi M	NUT-001	7	cái	2	2.499
Áo sơ mi M	BAO-001	1	cái	0	1.200

Công thức cho cột thành tiền: = VLOOKUP(mã_NVL, danh_mục, cột_đơn_giá, FALSE) * số_lượng * (1 + hao_hụt%). Cột hao hụt này chính là thứ nhiều xưởng bỏ qua rồi tính thiếu. Với vải, hao hụt 3-8% là bình thường. Với nút, hao hụt 1-2% vì rơi vãi. Đừng để 0% cho tất cả rồi tự trấn an là "chắc không sao".

Sheet 3 — Chi phí chung phân bổ

Đây là phần khó nhất và cũng là phần quyết định lời lỗ thật. Chi phí chung gồm tiền thuê xưởng, điện, nước, khấu hao máy, lương quản lý, lương bảo vệ, tiền internet, văn phòng phẩm. Bạn có hai cách phân bổ:

• Theo sản lượng: tổng chi phí chung chia cho tổng số sản phẩm sản xuất trong tháng. Cách này đơn giản nhưng không công bằng nếu sản phẩm phức tạp và đơn giản làm chung một dây chuyền.
• Theo giờ công hoặc giờ máy: sản phẩm nào tốn nhiều giờ công hơn thì gánh nhiều chi phí chung hơn. Chính xác hơn, nhưng đòi hỏi bạn phải ghi được giờ công thực tế cho từng sản phẩm.

Với xưởng dưới 20 người, tôi khuyên dùng cách theo giờ công nếu bạn đã có bảng chấm công theo sản phẩm. Nếu chưa có, dùng cách theo sản lượng trước, rồi nâng cấp sau. Đừng cố làm chính xác hoàn hảo ngay từ đầu rồi bỏ dở giữa đường.

Ví dụ cụ thể: tháng 3/2026 xưởng có tổng chi phí chung 42 triệu đồng. Tổng giờ công sản xuất là 1.400 giờ. Vậy đơn giá phân bổ là 30.000đ/giờ công. Áo sơ mi M tốn 0,4 giờ công để hoàn thiện, vậy chi phí chung phân bổ cho mỗi áo là 12.000đ. Con số này cộng vào giá thành nguyên vật liệu và tiền công trực tiếp sẽ ra giá thành đầy đủ.

Sheet 4 — Tổng hợp giá thành và giá bán

Sheet cuối cùng gom tất cả lại. Mỗi dòng là một sản phẩm với các cột: nguyên vật liệu, công trực tiếp, chi phí chung phân bổ, tổng giá thành, giá bán đề xuất, lợi nhuận gộp, biên lợi nhuận. Đây là sheet bạn mở ra khi khách hỏi giá.

Một mẹo nhỏ: thêm cột "giá sàn" — mức giá thấp nhất bạn có thể chấp nhận mà không lỗ phần biến đổi. Giá sàn = nguyên vật liệu + công trực tiếp + chi phí biến đổi khác. Không bao gồm chi phí chung cố định. Khi khách ép giá và bạn còn công suất nhàn rỗi, bạn có thể xuống tới giá sàn mà vẫn không lỗ thêm. Nhưng đừng để khách biết con số này.

Cách dựng bảng tính trên Google Sheets thay vì Excel

Bạn có thể làm tất cả những gì vừa nói trên Excel. Nhưng nếu xưởng có nhiều người cần xem — chủ xưởng, kế toán, quản đốc, nhân viên bán hàng — thì Excel bắt đầu vướng. Gửi file qua lại, ai sửa bản nào, bản nào mới nhất. Đến khi phát hiện sai thì đã báo giá cho khách bằng con số cũ.

Google Sheets giải quyết được chuyện đó: nhiều người mở cùng lúc, sửa trực tiếp, lịch sử thay đổi ghi lại từng ô ai sửa lúc nào. Với xưởng nhỏ chưa muốn mua phần mềm kế toán giá thành chuyên dụng (thường 5-15 triệu/năm), Google Sheets là điểm bắt đầu hợp lý. Bạn có thể xem thêm 12 hàm và kỹ thuật Google Sheets nâng cao để làm bảng tính linh hoạt hơn — đặc biệt là QUERY, ARRAYFORMULA và IMPORTRANGE, ba hàm sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thao tác thủ công khi bảng giá thành phình to.

Một điểm cần lưu ý: Google Sheets không có sẵn các hàm tài chính chuyên sâu như Excel, nhưng với bảng giá thành xưởng nhỏ thì bạn chỉ cần VLOOKUP, SUMIF, SUMIFS, IF, và đôi khi là QUERY. Đủ dùng. Cái thiếu thật sự không phải hàm, mà là kỷ luật cập nhật dữ liệu đầu vào.

Các bước dựng bảng từ đầu

1. Tạo file Google Sheets mới, đặt tên "Giá thành sản phẩm 2026".
2. Tạo 4 sheet: DanhMucNVL, DinhMuc, ChiPhiChung, TongHop.
3. Nhập danh mục nguyên vật liệu vào sheet 1, kèm đơn giá và ngày cập nhật.
4. Sang sheet DinhMuc, liệt kê từng sản phẩm và các nguyên liệu dùng cho nó. Dùng VLOOKUP để kéo đơn giá từ sheet 1 sang.
5. Nhập chi phí chung tháng vào sheet 3, tính đơn giá phân bổ theo giờ công hoặc sản lượng.
6. Sheet TongHop dùng SUMIFS để gom nguyên vật liệu theo sản phẩm, cộng công trực tiếp và chi phí chung phân bổ, ra giá thành.
7. Thêm cột giá bán và biên lợi nhuận, dùng conditional formatting để tô đỏ những sản phẩm có biên lợi nhuận dưới 15%.

Bước 7 nghe đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích. Khi mở bảng ra và thấy một sản phẩm tô đỏ, bạn biết ngay cần xem lại giá bán hoặc chi phí của nó — không cần đọc từng con số.

Sai lầm khi dùng bảng giá thành và cách tránh

Có bảng tính rồi không có nghĩa là hết sai. Tôi thấy vài lỗi lặp lại nhiều lần ở xưởng nhỏ.

Cập nhật giá nguyên liệu mỗi quý một lần. Giá vải, giá chỉ, giá bao bì thay đổi liên tục. Nếu bạn cập nhật 3 tháng một lần, giá thành bạn tính đã lỗi thời 2 tháng. Nên có lịch cập nhật cố định — mỗi đầu tháng, hoặc ngay khi nhà cung cấp báo giá mới.

Không tách sản phẩm theo size hoặc biến thể. Áo size L tốn vải nhiều hơn size M. Nếu bạn dùng chung một định mức cho cả hai, size M sẽ gánh chi phí thay size L. Tách định mức theo size ngay từ đầu dễ hơn là sửa sau khi đã có 20 sản phẩm.

Quên tiền công của chính mình. Nhiều chủ xưởng không tính lương của mình vào giá thành vì "tiền đó là lãi của tôi". Nhưng nếu bạn làm 10 tiếng một ngày quản lý xưởng, số giờ đó có giá trị. Không tính vào thì bạn đang trả lương cho chính mình bằng lợi nhuận, và lợi nhuận thật thấp hơn bạn tưởng.

Dùng một bảng giá thành cho mọi mục đích. Bảng để báo giá khách khác bảng để tính lời lỗ nội bộ. Bảng báo giá có thể làm tròn, ẩn chi tiết. Bảng nội bộ phải chi tiết đến từng đồng. Đừng dùng chung một bảng rồi lộ hết cấu trúc chi phí cho khách.

Nếu xưởng bạn trả lương công nhân theo sản phẩm, bạn sẽ cần ghép bảng giá thành với bảng tính lương khoán. Có thể tham khảo mẫu Google Sheets tính lương khoán sản phẩm 2026 — vì tiền công trực tiếp trong bảng giá thành chính là số liệu đầu vào của bảng lương khoán, hai bảng nên liên kết với nhau thay vì nhập tay hai lần.

Khi nào nên nâng cấp khỏi Google Sheets

Google Sheets đủ dùng cho xưởng dưới 30 người, dưới 50 mã sản phẩm, một xưởng sản xuất. Nhưng có vài dấu hiệu cho thấy bạn đã chạm trần.

• Bạn có từ 2 xưởng trở lên và cần tính giá thành theo từng xưởng, từng dây chuyền.
• Số mã nguyên vật liệu vượt 500, VLOOKUP bắt đầu chậm và dễ sai khi thêm dòng.
• Bạn cần theo dõi giá thành theo từng lô sản xuất, từng đơn hàng cụ thể, không chỉ theo sản phẩm.
• Kế toán cần kết nối bảng giá thành với phần mềm hóa đơn, kho, hoặc báo cáo thuế.
• Có hơn 10 người cùng sửa file và bắt đầu xảy ra tranh chấp dữ liệu.

Lúc đó bạn cần phần mềm quản lý sản xuất hoặc ERP nhỏ. Chi phí thường từ 10-50 triệu/năm tùy quy mô — bạn có thể xem bảng giá và so sánh chi phí phần mềm quản lý để hình dung mức đầu tư. Nhưng đừng nâng cấp sớm. Nhiều xưởng mua phần mềm 30 triệu rồi vẫn nhập liệu sai vì quy trình nội bộ chưa chuẩn — phần mềm không sửa được lỗi quy trình.

Với đa số xưởng nhỏ Việt Nam, một bảng Google Sheets dựng đúng cách, cập nhật đều, có phân quyền cho kế toán và quản đốc, sẽ trụ được 2-3 năm đầu. Sau đó, khi doanh thu vượt 5-10 tỷ/năm và số SKU vượt 100, lúc đó mới cần nghĩ đến phần mềm chuyên dụng.

Điều quan trọng nhất không nằm ở công cụ. Nó nằm ở chỗ bạn có chịu mở bảng ra mỗi tuần, cập nhật giá, và nhìn vào con số thật thay vì con số mình muốn thấy hay không. Bảng tính chỉ là cái gương — nó phản chiếu đúng những gì bạn nhập vào.

Câu hỏi thường gặp

Bảng tính giá thành sản phẩm Excel cần những sheet nào?

Tối thiểu 4 sheet: Danh mục nguyên vật liệu (mã, đơn vị, đơn giá), Định mức tiêu hao theo sản phẩm, Tổng hợp chi phí theo đơn hàng (NVL, nhân công, sản xuất chung) và sheet Giá thành đơn vị. Nếu theo dõi nhiều kỳ, thêm sheet Lịch sử để so sánh biến động giá.

Làm sao phân bổ chi phí sản xuất chung theo từng sản phẩm?

Chọn một tiêu thức phân bổ ổn định như số giờ máy, số giờ công hoặc sản lượng. Ví dụ tổng chi phí chung tháng 30 triệu, tổng giờ công 1.500 giờ thì đơn giá phân bổ là 20.000 đồng/giờ. Mỗi sản phẩm tốn bao nhiêu giờ công thì nhân lên, tránh chia đều theo sản lượng vì dễ sai giá.

Excel có tính được giá thành theo từng đơn hàng không?

Được. Tạo một mã đơn hàng ở cột A, dùng SUMIF/SUMIFS để gom nguyên vật liệu và nhân công theo mã đó. Mỗi đơn hàng là một dòng tổng hợp, giá thành đơn vị bằng tổng chi phí chia số lượng sản phẩm hoàn thành. Cách này phù hợp xưởng gia công theo đơn đặt hàng riêng.

Khi giá nguyên vật liệu thay đổi thì cập nhật bảng tính thế nào?

Chỉ cần sửa đơn giá ở sheet Danh mục nguyên vật liệu, các sheet định mức và tổng hợp dùng VLOOKUP hoặc INDEX/MATCH sẽ tự cập nhật. Nên lưu mỗi kỳ một bản sao hoặc thêm cột ngày hiệu lực để tra cứu lại giá cũ khi cần đối chiếu với khách hàng.

Để quản lý cả quy trình sản xuất chứ không chỉ tính giá thành, xem thêm mẫu quản lý xưởng sản xuất theo lệnh sản xuất trên Google Sheets.